Entrust verkort het ondertekeningsproces van twee weken naar één dag met Dropbox Sign
Entrust Public Accounting Corporation biedt professionele diensten op het gebied van assurance, advies, accountancy, belastingen, bedrijfssecretariaat en het outsourcen van businessprocessen aan een breed scala aan bedrijven in Singapore.
Wij ondersteunen het product Dropbox Forms niet meer
Resultaten
50 pagina's tellende financiële overeenkomsten op papier met pen zijn volledig online geplaatst
Ondertekeningsproces van twee weken teruggebracht tot één dag
Geen kosten meer voor het afdrukken van 500 vellen papier per transactie
Bedrijfsprofiel
Trage en handmatige ondertekeningsprocessen
In 2020 maakten bedrijven over de hele wereld kennis met een nieuwe manier van werken. De traditionele werkdag werd vervangen door ongewone werkuren, vanuit de kamer in huis met de krachtigste internetverbinding. Om deze verschuiving voor te blijven, moesten bedrijven hun workflows sneller dan ooit digitaliseren.
Jason Lew, directeur en oprichter van Entrust Accounting Public Corporation, bracht de stap van zijn bedrijf naar 100% digitaal op gang, om mee te gaan met de overgang naar het werken op afstand. Een van de meest cruciale onderdelen van deze transitie was het afstand nemen van al het kostbare, fysieke papierwerk waarmee het team dagelijks te maken had. Het afdrukken, ondertekenen, scannen en versturen van documenten was niet langer een haalbare optie en dit moest worden veranderd, zodat de business kon worden voortgezet.
Gelukkig was Entrust de meeste accountantskantoren in Azië een stap voor. Ze gebruikten Dropbox al om de documenten en formulieren van hun klanten op te slaan, dus het toevoegen van Dropbox Sign aan de mix voor hun behoeften aan e-handtekeningen was een eenvoudige, intuïtieve volgende stap om hun bedrijf gestroomlijnd te houden in een veranderde wereld.
"Advocaten, professionele firma's en overheidsinstanties waarmee we samenwerken en die gewend zijn aan traditionele processen, zijn onder de indruk van elektronische handtekeningen. We hebben veel positieve feedback van klanten ontvangen, vooral tijdens deze pandemie, waar onze manier van werken is veranderd."
Makkelijk en mobielvriendelijk ondertekenen
Entrust was al een Dropbox-gebruiker en was bekend met het gebruiksgemak en de effectiviteit van het product als samenwerkingstool. Jason was ervan overtuigd dat het met Dropbox Sign niet anders zou zijn en dat zijn bedrijf Dropbox Sign net zo gemakkelijk zou leren en gebruiken. Het kostte het bedrijf nog geen twee dagen om het systeem te begrijpen, dit volledig te verwerken en te implementeren in hun workflows. Het eerste project waaraan Entrust werkte, was de integratie van Dropbox Sign in hun ondertekeningsproces voor dienstverleningsovereenkomsten met klanten. De partijen waarmee ze werken waren al snel onder de indruk van het gemak en de efficiëntie van elektronisch ondertekenen.
Deze dienstverleningsovereenkomsten met klanten zijn lang en hiervoor kunnen tot wel tien stuks van 50 pagina's tellende financiële overzichten nodig zijn, wat op een totaal van 500 vellen papier komt die door beide partijen moeten worden ondertekend. Niet alleen is het handmatige proces van printen en ondertekenen tijdrovend, maar het handmatig volgen van elke set overeenkomsten is ook uiterst arbeidsintensief. Dit hele proces kan voor documenten die buiten Singapore moeten worden getekend, met de internationale verzending van deze formulieren als extra stap, meer dan twee weken duren! Met Dropbox Sign heeft het bedrijf van Jason dit proces teruggebracht tot één dag. Jason legt uit,
"Dropbox Sign is voor ons echt enorm handig omdat alles overal en altijd kan worden ondertekend op een mobiel apparaat. Dat bespaart mij en mijn klanten heel veel tijd, met name voor contracten die moeten worden ondertekend in het buitenland."
Gezien de snelle acceptatie van en positieve feedback op e-handtekeningen, was het voor Jason een gemakkelijke beslissing om dit ook voor intern gebruik te implementeren. Hun wervingsproces en acceptatiebrieven worden nu mogelijk gemaakt met e-handtekening om een soepele en naadloze onboarding voor hun werknemers te garanderen. Het beste van alles? Het hele team was snel overtuigd.
“Het was uiterst eenvoudig om het team te trainen in het gebruik van Dropbox Sign, zelfs voor mensen die niet per se technisch onderlegd zijn. Bovendien zijn mijn medewerkers erg enthousiast over het gebruik hiervan.”
Ondertekeningsproces van twee weken teruggebracht tot één dag
Voordat het vorige proces van printen, ondertekenen en internationaal verzenden van documenten was voltooid, waren ze soms wel twee weken verder. Door e-handtekeningen te implementeren en doordat ze overal en altijd kunnen ondertekenen, hebben het bedrijf en zijn klanten het hele proces drastisch teruggebracht tot één dag.
Geen kosten meer voor het afdrukken van 500 vellen papier per transactie
Entrust kon de kosten voor afdrukken verlagen, door over te stappen op de milieuvriendelijke methode van e-handtekeningen en pen en papier uit het ondertekeningsproces te verwijderen. Het bedrijf bestelde een keer per week papier en inkt om de nodige afdrukken te maken. Dat is nu teruggebracht tot een keer per maand.
100% controleerbaar, nog veiliger
Papieren formulieren zijn niet alleen een probleem om handmatig te controleren, maar ook een kostbare, risicovollere operatie wanneer hierbij externe koeriersdiensten worden betrokken. Met de volledige controlespoorfunctie van Dropbox Sign hebben Jason en zijn medewerkers hun ondertekende documenten kunnen controleren en zijn ze gerustgesteld over wanneer en door wie ze worden ondertekend. “Ons bedrijf maakt enorm veel gebruik van de controlespoorfunctie. Hiermee kunnen we controleren of de handtekening echt is en wanneer deze is geplaatst. Dit is een belangrijk protocol voor ons bedrijf. Nog handiger zijn de ingebouwde herinneringen waarmee partijen op de hoogte worden gesteld wanneer een document wacht op hun handtekening”, legt Jason Lew, directeur en oprichter van Entrust uit.
Wat biedt de toekomst voor Entrust?
Entrust maakt al veel gebruik van Dropbox en Dropbox Sign en is van plan om in de toekomst 100% digitaal te worden. Entrust hoopt zowel klanten als de sector te beïnvloeden om ook digitaal te gaan. De accountancysector houdt nog steeds vast aan zijn traditionele werkwijzen, maar de vooruitstrevende methoden van Entrust kunnen andere accountantskantoren in Singapore beïnvloeden om te moderniseren en hun workflows efficiënter, gemakkelijker en zelfs veiliger te maken.
Wil je ook dezelfde resultaten zien als Entrust?
Dropbox Sign is de eenvoudigste manier om juridisch bindende elektronische handtekeningen voor bedrijven te verzenden, ontvangen en beheren. Onze oplossing voor e-handtekeningen is voor het tweede jaar op rij verkozen tot nummer 1 op het gebied van gebruiksgemak voor G2 en kan je belangrijkste workflows sneller, gemakkelijker en veiliger maken. Meld je vandaag nog gratis aan voor een proefversie om je bedrijf te digitaliseren.
Contact opnemen
