Hoe je tijd bespaart en fouten binnen Verkoop en HR elimineert met Dropbox Sign
Process Street helpt bedrijven bij het beheren van terugkerend werk, het vereenvoudigen van processen en het stimuleren van de algehele efficiëntie via automatiseringssoftware voor no-code-workflows.
Wij ondersteunen het product Dropbox Forms niet meer
Resultaten
Biedt functies voor e-handtekeningen voor meer dan 5000 klanten-apps van Process St.
30 min
Bespaart 30 minuten per sjabloon
Minder fouten bij gegevensinvoer
Bedrijfsprofiel
Til workflowautomatisering naar een hoger niveau
Toen de wereld digitale tools begon te gebruiken om traditionele papieren processen te vervangen bij het inwerkproces van medewerkers en verkoopvoorstellen, gebeurde er iets onverwachts: teams moesten een toenemend aantal tools beheren om die processen te voltooien.
Het was niet alleen tijdrovend voor medewerkers om verschillende tools tegelijk gebruiken, het risico op fouten nam ook toe bij het knippen en plakken van informatie zoals burgerservicenummers, bankrouteringsnummers en adressen.
Om hierbij te helpen, heeft Process Street een automatiseringsplatform voor no-code-workflows gemaakt die de dagelijkse processen kunnen versnellen. "Elk bedrijf heeft wel een herhaalbaar proces dat efficiënter kan worden gemaakt. En dat is precies wat Process Street doet", aldus Ashley Chain, Director of People and Operations bij Process Street.
Een groot aantal van deze processen (zoals het inwerkproces voor medewerkers en het voorbereiden van verkoopvoorstellen) omvat echter het invullen van informatie en vragen naar handtekeningen. Process Street gebruikte al e-handtekeningen voor deze taken, maar de vorige tool die ze hiervoor gebruikten had een slechte interface en kon niet worden geïntegreerd in de interne workflows van Process Street. Dit betekende dat Process Street een volledig op zichzelf staande tool gebruikte voor het ondertekenen van documenten. Daarnaast hadden de klanten van het bedrijf last van hetzelfde probleem.
Bij HR veroorzaakte deze inefficiëntie vertragingen bij vacatures, inwerkprocessen en promoties, wat kan leiden tot goede kandidaten die worden misgelopen.
Aan de verkoopzijde waren er vertragingen bij het verkrijgen van offertes en sluiten van overeenkomsten, wat frustratie opleverde bij potentiële klanten en verkopen die mogelijk in gevaar kwamen.
Om het probleem te verhelpen, ging Process Street op zoek naar een e-handtekeningenoplossing die hun team en klanten functies voor e-handtekeningen zou bieden voor het opzetten van volledige workflows.
Het duurde niet lang voordat Process Street Dropbox Sign ontdekte.
"Door het opmaakproces voor contracten te automatiseren, bespaar ik elke keer minstens 30 minuten als ik een nieuwe aanbiedingsbrief naar een nieuwe medewerker verzendt via Dropbox Sign."
Dropbox Sign helpt Process Street met probleemloze ondertekeningsfuncties
Process Street biedt de handtekeningenfunctie van Dropbox Sign voor workflows aan via automatisering van Zapier.
Zo profiteren Process Street en hun klanten van de meer dan 800 workflowsjablonen (of kunnen hun eigen workflows aanmaken) om taken uit te voeren waarvoor handtekeningen benodigd zijn, waaronder het onboarden van medewerkers, het uitvoeren van antecedentenonderzoek of het ondertekenen van verkoopovereenkomsten. Bij het verzenden van handtekeningaanvragen kunnen gebruikers simpelweg Process Street met hun Dropbox Sign-accounts verbinden via Zapier om zo geautomatiseerde workflows voor het ondertekenen te bouwen.
Als bewijs van het product, gebruikt Process Street de e-handtekeningenintegratie van Dropbox Sign bij hun eigen interne processen. Binnen de HR-afdeling van Process Street gebruikt Ashley de Dropbox Sign Zapier-automatisering om aanbiedingsbrieven op te stellen en te verzenden aan nieuwe medewerkers. Als een nieuwe medewerker mondeling een aanbieding accepteert, start Ashley een geautomatiseerde workflow in Process Street. De gegevens van de nieuwe medewerker worden dan uit het systeem gehaald en in de bijbehorende vakken van het Dropbox Sign-sjabloon voor aanbiedingsbrieven geplaatst. Met de automatisch ingevulde gegevens kan Ashley in een paar minuten tijd een officiële brief aan een kandidaat sturen ter ondertekening. "Door het opstelproces van contracten te automatiseren, bespaar ik dankzij Dropbox Sign elke keer dat ik een aanbiedingsbrief naar een nieuwe medewerker verzendt minstens 30 minuten", aldus Ashley.
Doordat informatie niet meerdere keren handmatig hoeft te worden verwerkt en doorgestuurd tussen verschillende tools, gaat de waarde van Dropbox Sign voor Process Street verder dan alleen het werven van personeel. De HR- en verkoopafdelingen hebben de hoeveelheid fouten bij de gegevensinvoer aanzienlijk verminderd.
"We lopen geen risico dat we ergens op terug moeten komen omdat we ergens het verkeerde nummer voor hebben. Intern besparen we dus tijd en maken we ons geen zorgen over of iets onjuist is ingevoerd", legt Ashley uit.
Voor Process Street was het ook eenvoudig om de integratie operationeel te krijgen. Het lukte Ashley bij haar eerste poging zelf om de integratie op te zetten, en bij vragen stond het supportteam van Dropbox Sign voor haar klaar. "Ik had een vraag over hoe mijn handtekening verscheen en het supportteam was super behulpzaam. Hun medewerkers begeleidden me bij van A tot Z, ze reageerden snel en konden mijn issue snel oplossen", herinnert Ashley zich. "De verkoopafdeling gaf hetzelfde aan bij het opzetten van Zapier voor hun verkoopvoorstellen. We hadden allemaal erg positieve ervaringen met het supportteam."
Door de Zapier-integratie te gebruiken, heeft Process Street veel tijd en moeite bespaard die het bouwen van een e-handtekeningentool gekost zou hebben. "Zelf iets dergelijks ontwerpen binnen ons platform zou een hele onderneming zijn", aldus Ashley. "Dus het was heel fijn dat we onze klanten konden laten zien dat deze integratie in onze producten is verwerkt en dat het eenvoudig via Zapier op te zetten is."
Met Dropbox Sign kun je moeiteloos workflows ondertekenen
Een weelde aan ondertekeningsopties voor klanten van Process Street
De klanten van Process Street kunnen e-handtekeningaanvragen aan hun workflows toevoegen door Dropbox Sign en het Process Street-platform via Zapier te verbinden. Dit betekent dat Dropbox Sign in workflows van Process Street met meer dan 5000 apps (waaronder Salesforce) kan worden gebruikt, wat veelzijdige nieuwe gebruiksscenario's mogelijk maakt.
Besparing van 30 minuten per contract
Dankzij Dropbox Sign kunnen documenten zoals aanbiedingsbrieven of verkoopvoorstellen in slechts een paar minuten worden aangemaakt, ingevuld en verzonden.
Minder fouten bij gegevensinvoer
Doordat gegevens in contracten automatisch worden ingevuld, hoeven het personeel en de klanten van Process Street zich geen zorgen te maken over fouten bij het opstellen van documenten.
Wat biedt de toekomst voor Process Street?
Process Street is van plan om in de toekomst nieuwe functies te lanceren en de huidige functies te verbeteren aan de hand van klantenfeedback. Met elke update hoopt het bedrijf dat de processen nog meer worden afgestemd op de behoeften van hun klanten. "We zijn onze functie voor voorwaardelijke logica aan het verbeteren en aspecten aan het introduceren die onze klanten graag zien, zoals ingestelde formuliergegevens. Dingen die dieper in kunnen gaan op bepaalde processen, en het mogelijk maken dat klanten nog beter kunnen afstemmen. Heel interessant en erg nerdy. We hebben er superveel zin in."
Wil je ook resultaten zien zoals die van StaffUpApp?
Dropbox Sign is de eenvoudigste manier om juridisch bindende elektronische handtekeningen voor bedrijven te verzenden, ontvangen en beheren. Onze eSignature-oplossing is voor het tweede jaar op rij verkozen tot nummer 1 op het gebied van gebruiksgemak voor G2 en kan je belangrijkste workflows sneller, gemakkelijker en veiliger maken. Meld je vandaag nog gratis aan voor een proefversie om je bedrijf te digitaliseren.
Contact opnemen
