Hoe EqualTo eSignature gebruikt voor werving en het sneller sluiten van deals
EqualTo is een in Berlijn gevestigde start-up die softwareteams helpt spreadsheettechnologie te integreren in hun producten.
Wij ondersteunen het product Dropbox Forms niet meer
Resultaten
Verlaagt de kosten door handmatige taken te automatiseren
Verkort het wervingsproces met 3-5 dagen
Stuurt handtekeningaanvragen op afstand en rechtstreeks naar ondertekenaars
Bedrijfsprofiel
Handmatige contractondertekening vertraagt werving en zakelijke deals
Het team van EqualTo heeft een spreadsheettechnologie ontwikkeld voor software-ontwikkelaars. Hierdoor kunnen ontwikkelaars eenvoudig spreadsheetfunctionaliteit toevoegen aan hun producten.
Maar als softwarebedrijf is EqualTo altijd op zoek naar manieren om processen te automatiseren en optimaliseren. Bij EqualTo ontbrak het aan interne efficiëntie bij het werven van personeel. Op een competitieve arbeidsmarkt kan een te traag proces je goede kandidaten, tijd en geld kosten. Voor EqualTo kan het wervingsproces niet alleen worden vertraagd door de noodzaak van 'natte handtekeningen', maar ook door de extra stap waarbij vier verschillende documenten per post moeten worden verzonden. Deze contracten omvatten een arbeidsovereenkomst, een geheimhoudingsverklaring, een overeenkomst voor privé-internetgebruik en een aandelenoptieovereenkomst, om nog maar te zwijgen van aanvullende documenten als een visum nodig is.
“Stel je voor dat je in één maand tijd vier of vijf mensen aanneemt. Er zijn zoveel documenten die moeten worden ondertekend. Als je dat met papier doet, is het pure tijdverspilling en ontzettend inefficiënt”, aldus Dmitri Kemenev, vice-president Finance & Operations bij EqualTo. Bovendien kunnen de extra dagen die worden besteed aan het verzenden van en wachten op documenten er ook voor zorgen dat nieuwe medewerkers afzien van hun nieuwe baan bij EqualTo als ze een aanbieding van een ander bedrijf ontvangen of van gedachten veranderen.
Naast het willen aannemen van het beste talent, is het voor EqualTo ook van cruciaal belang om deals zo snel mogelijk binnen te halen. Bij het werk met klanten en externe leveranciers moet EqualTo een breed scala aan documenten laten ondertekenen, waaronder verkoopcontracten, geheimhoudingsverklaringen, leveranciersformulieren en leveranciersovereenkomsten. Maar het proces kan flink wat tijd in beslag nemen als documenten per post worden verzonden. Nadat het per post is verzonden, kan het enkele dagen (of langer) duren voordat een document aankomt. De persoon die het document ontvangt (mogelijk niet de beoogde geadresseerde), moet het contract naar de ondertekenaar brengen. “Je wilt dingen snel ondertekend krijgen. Je wilt natuurlijk geen tijd besteden aan afdrukken van documenten, ze naar het postkantoor brengen en ze per post verzenden. Geen idee wanneer het document daadwerkelijk wordt ontvangen?”, aldus Dmitri.
De rol van e-handtekening is essentieel geweest voor het wervingsproces en het algehele zakelijke succes van EqualTo, en daarom heeft het bedrijf gekozen voor Dropbox Sign.
“Het gebruik van e-handtekening in het wervingsproces bespaart ons 3 tot 5 dagen… We kunnen goede kandidaten aannemen omdat we sneller zijn dan andere bedrijven, en dat zijn we dankzij Dropbox Sign.”
Met e-handtekening worden werving en contractondertekening gestroomlijnd
Dmitri en de oprichters van EqualTo hadden bij hun vorige bedrijf gewerkt met Dropbox Sign. Ze vertrouwden erop dat Dropbox Sign de efficiency zou bieden die hun nieuwe start-up nodig had, dus implementeerden ze e-handtekening al vroeg.
Volgens de Duitse wet moeten arbeidsovereenkomsten met inkt worden ondertekend. EqualTo gebruikt Dropbox Sign om deze contracten eerst elektronisch te ondertekenen, als een gebaar van goede trouw. Zo bindt EqualTo kandidaten aan zich, terwijl ze nog wachten om het officieel te maken met fysieke contracten.
Voor andere documenten voor nieuwe medewerkers, zoals geheimhoudingsverklaringen, overeenkomsten voor privé-internetgebruik en aandelenoptieovereenkomsten, kan EqualTo volledig vertrouwen op de e-handtekening. Dit versnelt het onboardingsproces en maakt het wervingsproces in het algemeen efficiënter.
“Het gebruik van e-handtekening in het wervingsproces bespaart ons 3 tot 5 dagen”, aldus Dmitri. “Het is van cruciaal belang in het wervingsproces. We kunnen goede kandidaten aannemen omdat we sneller zijn dan andere bedrijven, en dat zijn we dankzij Dropbox Sign.”
Het laten ondertekenen van documenten door klanten en leveranciers is ook een veel soepeler proces. In tegenstelling tot het omslachtige proces van het per post versturen van documenten en hopen dat ze tijdig bij de juiste persoon terechtkomen, biedt e-handtekening EqualTo de mogelijkheid om documenten eenvoudig rechtstreeks naar de persoon te verzenden die de bevoegdheid heeft om te ondertekenen, wat verkoop- en leveranciersbeheerovereenkomsten versnelt.
Bovendien heeft EqualTo dankzij de realtime documenttracking volledig inzicht in de status van contracten, zodat het personeel weet of een ondertekenaar een contract heeft ontvangen of gezien en wanneer het tijd is om dit op te volgen. “In plaats van contracten per post te versturen, vooral nu tegenwoordig alles op afstand gebeurt, stelt Dropbox Sign ons in staat snel handtekeningen te krijgen. Met Dropbox Sign kun je ook de status van handtekeningen zien, wie al heeft getekend en wie niet, en kun je automatische herinneringen instellen. Ik denk dat het belangrijkste voordeel is dat het veel tijd bespaart”, legt Dmitri uit.
Het gestroomlijnde proces heeft het personeel van EqualTo tijd bespaard, zodat zij zich kunnen concentreren op dringender prioriteiten. In het verleden zou een manager zijn belast met het verzenden, ontvangen en bijhouden van al deze contracten en bijbehorende documenten. Door deze administratieve taken te automatiseren met behulp van e-handtekening, is het voor EqualTo niet langer nodig om extra personeel in te huren om dit alledaagse werk uit te voeren.
Dropbox Sign maakt een business runnen efficiënter
Verkort het wervingsproces met 3-5 dagen
Door het merendeel van de wervingsdocumenten via Dropbox Sign te verzenden, is het wervingsproces versneld en is de kans kleiner dat kandidaten op een ander aanbod ingaan.
Papierwerk geëlimineerd
EqualTo hoefde hierdoor geen office manager meer in te huren om het verzenden en verzamelen van handtekeningen via de post te verzorgen.
Handtekeningaanvragen worden op afstand en rechtstreeks naar ondertekenaars verzonden
Met e-handtekening kan EqualTo handtekeningaanvragen rechtstreeks naar de juiste mensen verzenden en deze getekend terugkrijgen, waardoor extra stappen en tijdverspilling aan het wachten op de ontvangst van documenten worden vermeden.
Wat biedt de toekomst voor EqualTo?
Als twee jaar oud bedrijf bevindt EqualTo zich momenteel in de seed-fase. De volgende stap is het veiligstellen van Serie A-fondsenwerving – een prestatie die de start-up in 2024 of eerder hoopt te realiseren. Volgens Dmitri “hangt het af van de marktsituatie. Momenteel is het relatief rustig aan de investeringskant, maar we zijn erg optimistisch over de kant die we opgaan. Dus zodra we de Serie A ingaan, gaan we waarschijnlijk opschalen en veel werven.”
E-handtekening zal ook een essentieel onderdeel blijven van de algemene operationele processen van EqualTo. “Dit is een blijvertje. Waar mogelijk, gaan we elektronische handtekeningen gebruiken”, legt Dmitri uit. “Ik voorzie dat het aantal elektronische handtekeningen zal toenemen naarmate we groeien. Er is geen reden om aan te nemen dat dit gelijk zal blijven of zal afnemen.”
Wil je ook dezelfde resultaten zien als EqualTo?
Dropbox Sign is de eenvoudigste manier om juridisch bindende elektronische handtekeningen voor bedrijven te verzenden, ontvangen en beheren. Onze eSignature-oplossing is voor het tweede jaar op rij verkozen tot nummer 1 op het gebied van gebruiksgemak voor G2 en kan je belangrijkste workflows sneller, gemakkelijker en veiliger maken. Meld je vandaag nog gratis aan voor een proefversie om je bedrijf te digitaliseren.
Contact opnemen
