Zo maakt Valor Payroll Solutions gebruik van Dropbox Sign
Valor Payroll Solutions is een onafhankelijke full-service voor salarisadministratie, tijdregistratie, advies en HR. Het bedrijf helpt kleine bedrijven om de salarisadministratie in te stellen en de complexe wereld daarachter te ontdekken, met moderne technologie en gespecialiseerde ondersteuning.
Wij ondersteunen het product Dropbox Forms niet meer
Wat salarisadministratie betreft is formulier 8655 cruciaal voor het starten van een dialoog met de IRS en voor het verkrijgen van de bevoegdheid om namens klanten te handelen. Valor Payroll, als oplossing voor kleine bedrijven in de VS, weet maar al te goed hoe vertragingen bij het verkrijgen van handtekeningen van nieuwe klanten voor autorisatieformulieren van de IRS kunnen leiden tot grotere problemen met de salarisadministratie. Zonder officiële bevoegdheid mag Valor niet namens hun klanten handelen, wat uiteindelijk betekent dat ze de werknemers van hun klanten niet kunnen betalen.
Vertraging bij de registratie van artiesten was een probleem dat Christina Hageny, oprichter en voorzitter van Valor, wilde vermijden toen ze haar bedrijf in 2020 oprichtte. Voor het oplossen van het probleem bij het registreren van klanten ging Christina eerst op zoek naar een hoofdoorzaak: de ouderwetse manier waarop klanten documenten ontvingen, ondertekenden en terugstuurden. "Steeds als we papieren van iemand nodig hadden, moesten die ofwel zelf dure software aanschaffen of alle documenten handmatig afdrukken en scannen," vertelt Christina. Dit betekende vaak dat het weken kon duren voordat formulieren werden teruggestuurd.
Valor Payroll Solutions wist dat ze een snellere en gemakkelijkere manier nodig hadden om klanten te registreren. Zo kwamen ze terecht bij Dropbox Sign, die hen hielp het ondertekenproces te stroomlijnen, waardoor ze makkelijker documenten kunnen verzenden, handtekeningen van klanten kunnen verkrijgen en op tijd IRS-autorisaties kunnen krijgen.
"Wat eerst weken duurde, kost nu amper een paar minuten... Ik weet nu dat ik documenten kan versturen en me er daarna niet meer druk over hoef te maken, in de wetenschap dat ze ondertekend en wel terugkomen zodra de klant de documenten in handen krijgt. Het heeft ons werk totaal veranderd."
Met Dropbox Sign kan Valor Payroll Solutions al hun IRS-autorisatieformulieren elektronisch versturen, waardoor het hele proces van afdrukken, ondertekenen en scannen tot het verleden behoort. En omdat je voor het zetten van handtekeningen met Dropbox Sign geen extra externe tools nodig hebt, kunnen de klanten in slechts enkele minuten een handtekening zetten, waar ze dan ook zijn en met welk apparaat dan ook. "Dropbox Sign maakt het leven voor mijn klanten een stuk eenvoudiger. Ze kunnen het op hun telefoon, op een computer of op elk apparaat met een internetverbinding gebruiken. In welke sector ze ook werken of wat voor technologische capaciteiten ze ook hebben: ze kunnen alles laten ondertekenen, en nog snel ook," aldus Christina.
Zelfs als klanten vergeten een handtekening te zetten, helpt Dropbox Sign Valor om cruciale documenten snel te laten voltooien met behulp van automatische herinneringen. Valor hoeft zich geen zorgen meer te maken of een document wel is ontvangen en ze hoeven geen follow-upmails meer naar klanten te sturen: Dropbox Sign volgt elk document dat Valor voor ondertekening heeft verzonden en stuurt automatisch herinneringen als documenten nog niet zijn ondertekend. Dit zorgt ervoor dat autorisaties worden ondertekend en dat Valor de salarissen van nieuwe klanten op tijd kunnen verwerken.
Dropbox Sign bespaart Valor niet alleen wachten op papierwerk dat nog moet worden ondertekend, ze kunnen ook sneller documenten voorbereiden en naar klanten sturen. Met de herbruikbare sjablonen van Dropbox Sign kan Valor in slechts enkele klikken klantspecifieke details invullen en formulieren versturen, zonder dat ze telkens weer nieuwe documenten moeten opstellen.
En omdat bijna elk document dat door Valor wordt verwerkt en verstuurd gevoelige informatie bevat, heeft beveiliging bovendien altijd de hoogste prioriteit. Fysieke formulieren raken nogal eens verloren, liggen op de verkeerde plek of worden niet goed gearchiveerd. Dit vormt een risico voor de gegevens van klanten. Maar door Dropbox Sign te gebruiken in combinatie met de Dropbox-integratie worden de documenten van Valor automatisch veilig online opgeslagen en beschermd door tweestapsverificatie (2FA). Belangrijke gegevens vallen dus nooit in de verkeerde handen. "Wat beveiliging betreft helpt Dropbox Sign omdat ik weet dat alles veilig is en mensen geen toegang hebben tot de gegevens. Het kan ook rechtstreeks worden geïntegreerd met Dropbox, dus we hoeven ook niets meer te doen met PDF's en e-mail," legt Christina uit.
Spectaculair kortere doorlooptijden
Omdat e-handtekeningen nu in alle workflows van Valor Payroll Solutions zijn geïmplementeerd, kunnen klanten waar en wanneer ze maar willen documenten ondertekenen. Dit verlaagt de doorlooptijd voor missiekritieke documenten naar slechts enkele minuten. Christina legt uit: "Het laten ondertekenen van een van onze belangrijkste formulieren kost ons nu zo'n tien seconden. We hoeven geen week, twee weken of zelfs langer meer te wachten en steeds opnieuw herinneringen te sturen."
Verbeterde interne productiviteit
Valor is geen uren meer kwijt aan het opstellen van documenten en wachten tot ze worden teruggestuurd, maar gebruikt nu aangepaste sjablonen waardoor handtekeningen binnen enkele minuten zijn geregeld.
Betrouwbare beveiliging
Met beveiligde opslag, tweestapsverificatie en eenvoudige integratie met Dropbox kunnen klanten van Valor er van op aan dat hun belangrijke informatie veilig is en uit de handen blijft van kwaadwillende partijen.
Wat is de volgende stap voor Valor Payroll Solutions?
Naarmate Valor groeide en zich ontwikkelde, moest ook het gebruik van Dropbox Sign daaraan worden aangepast. In de toekomst is Valor van plan om van de talloze sjablonen te profiteren, zodat de ze efficiëntie kunnen verbeteren en alle klanten een papierloze registratie-ervaring kunnen bieden.
Of het nu gaat om het stroomlijnen van het registratieproces, het versnellen van de salarisadministratie of simpelweg klanten de gemakkelijkste manier bieden om belangrijke documenten te ondertekenen: Dropbox Sign is een onmisbaar onderdeel van de dagelijkse werkzaamheden en zal altijd een van de belangrijkste oplossingen blijven voor de productiviteit van Valor.
Geïnteresseerd in resultaten zoals Valor's?
Dropbox Sign is de eenvoudigste manier om juridisch bindende elektronische handtekeningen voor bedrijven te verzenden, ontvangen en beheren. Onze eSignature-oplossing is voor het derde jaar op rij verkozen tot nummer 1 op het gebied van gebruiksgemak voor G2 en kan je belangrijkste workflows sneller, gemakkelijker en veiliger maken. Meld je vandaag nog gratis aan voor een proefversie om je bedrijf te digitaliseren.
Contact opnemen
