Hoe Dropbox Sign Flow Healthcare heeft geholpen USD 600 per werknemer te besparen voor zijn klanten
Flow Healthcare is alles-in-éénsoftware voor klinisch en administratief beheer voor teams in de gezondheidszorg. Workflows worden door hun producten gestroomlijnd en de kosten tijdens onboarding, het beheer, het onderwijs en de betrokkenheid verlaagd.
Wij ondersteunen het product Dropbox Forms niet meer
Resultaten
Gestroomlijnde workflows die de klanten van Flow USD 600 per werknemer bespaarden
Benodigde tijd voor administratieve taken met 50% verminderd voor Beam Healthcare, klant van Flow
Geïmplementeerd in slechts een paar weken door een enkele ontwikkelaar
Bedrijfsprofiel
Onboarding van een medische medewerker is complex
Voor de onboarding van nieuwe medewerkers in de gezondheidszorg zijn niet alleen de gebruikelijke personeelsdossiers nodig, zoals arbeidsvoorwaarden en verzekeringen, maar ook klinische dossiers met belangrijke informatie zoals zorgvergunningen, klinische ervaring, permanente educatie, toezicht en wanpraktijken. Naast de gebruikelijke landelijke en lokale achtergrondcontroles door de werkgever, is er nog een extra ronde van achtergrondcontroles op zorgniveau vereist.
Maar de complexiteit eindigt niet hier. Voor de klant van Flow, Beam Healthcare, een leverancier van zorgverleners aan afgelegen ziekenhuizen en online telegeneeskundediensten, zat het inhuren van zorgverleners vol met dubbele papieren formulieren die meerdere keren moesten worden ingevuld. "Toen Beam een provider inhuurde, moesten ze een aanvraag voor het bedrijf invullen en alle relevante achtergrond- en referentiecontroles uitvoeren. Maar om diezelfde medewerker vervolgens bij 3 of 5 verschillende zorginstellingen aan het werk te krijgen, moesten ze faciliteitspecifieke nieuwe medewerkersaanvragen invullen en verschillende controles doorlopen. Je kunt je de administratieve last voor de provider en het administratief personeel voorstellen om al dit papierwerk door te sturen. Dit archaïsche proces is een punt van frustratie bij clinici en soms wordt voorkomen dat ze in meerdere faciliteiten worden erkend/geprivilegieerd. Als we de toegang tot zorg willen verbeteren, moet de gezondheidszorg zich richten op processen en niet alleen op meer zorgverleners produceren", zegt Sarjoo Patel, CEO van Flow. Tot overmaat van ramp, als dit ziekenhuis deel uitmaakte van een grote instelling met satellietklinieken, moest die dienstverlener voor elk van die klinieken ook dezelfde papieren invullen en dezelfde antecedentenonderzoeken ondergaan.
Het hele onboardingproces dwong zorgverleners om steeds weer dezelfde informatie in te vullen - tijd die beter aan de behandeling van patiënten besteed had kunnen worden. Dat was het moment dat Flow zich tot Dropbox Sign wendde om het papierwerk in de gezondheidszorg te vereenvoudigen.
"Met Flow zijn we erin geslaagd om 600 dollar per werknemer te besparen en de administratieve tijd voor Beam Healthcare met 50% te verminderen. En veel daarvan heeft te maken met Dropbox Sign en hoe het veel documenten voor ons heeft geautomatiseerd."
Snelle, digitale, duplicaatvrije formulieren
Om het aantal dubbele formulieren dat zorgverleners moeten invullen wanneer ze in andere ziekenhuizen werken te verminderen, heeft Flow geautomatiseerde sjablonen geïmplementeerd met behulp van de Dropbox Sign API. Sarjoo legt uit: "Als zorgmedewerkers eenmaal zijn aangenomen, is de echte toegevoegde waarde van Flow en Dropbox Sign voor onze klanten in de zorgsector dat ze een einde maken aan de overvloed van documenten die moeten worden ingevuld. De papieren sollicitatieformulieren die ziekenhuizen nodig hebben, worden in Flow in een sjabloon gezet. Dus als een ziekenhuis erom vraagt, worden ze automatisch ingevuld met behulp van de Dropbox Sign API-integratie die is verbonden met onze database. De leverancier leest het document en tekent ze. Als ze eenmaal zijn aangenomen, hoeven ze niet handmatig extra documenten in te vullen."
Maar niet alle medische praktijken zijn hetzelfde, en dat betekende dat de sjablonen van Flow flexibel moesten zijn. "Met ons Dropbox Sign-abonnement kunnen klanten van Flow zelf aanpassingen maken. [Flow-gebruikers] kunnen hun eigen pdf-documenten uploaden en de specifieke gegevensvelden die ze nodig hebben toevoegen. Klanten hebben dus de mogelijkheid om een aantal van hun eenvoudige documenten aan te passen", zegt Chance Hammacher, Full Stack Developer bij Flow.
Flow zorgde ervoor dat de documentervaring niet alleen snel en gemakkelijk in gebruik was, maar zorgde er ook voor dat het naadloos verliep voor zijn klanten. "We waren erg blij met de ingesloten formulierfunctie die Dropbox Sign bood. Hiermee konden we al onze gebruikers op één systeem houden en toch veilig zijn", vervolgt Chance. "We kozen voor [white-labeling van Dropbox Sign] om onze klanten een meer gepersonaliseerd gevoel te geven wanneer ze gebruikmaken van elektronische handtekeningen."
Om het medische papierwerk verder te vereenvoudigen, wendde Flow zich ook tot HelloWorks om het tijdrovende natrekken van referenties te automatiseren. "Onze belangrijkste toepassing van HelloWorks is het natrekken van referenties. Voor professionele referentiechecks sturen we ze via e-mail of sms om te zeggen: 'Hé, kun je alsjeblieft deze professionele referentie invullen voor deze provider, hij of zij solliciteert voor deze functie'," zegt Sarjoo.
Trouw aan zijn belofte om de volledige levenscyclus van werknemers te beheren, maakt Flow met HelloWorks ook sjablonen die helpen bij interne arbeidsdocumenten. Stel dat je een intern document wilt versturen vanuit een inkomstensysteem zoals irs.gov of W9. Met behulp van HelloWorks heeft Flow ook deze functionaliteit direct in zijn platform geïntegreerd.
Met zoveel formulieren en complexe processen om te automatiseren, zou het redelijk zijn om te denken dat de integratie van Dropbox Sign API in het platform van Flow wel even kan duren.Maar zoals Chance zegt: "De integratie duurde niet zo lang, hooguit een paar weken met een enkele ontwikkelaar. De documentatie was goed. Er stonden duidelijke aanwijzingen voor de workflow in die we gebruikten. We konden gemakkelijk testen en al onze problemen oplossen voordat we live gingen met Dropbox Sign."
Voor klanten van Flow kon de snelheid van de integratie niet op een beter moment gekomen zijn, met name voor Beam. Gedurende de pandemie moest Beam snel en op grote schaal clinici aanwerven en in dienst nemen om zijn telegeneeskundedienst uit te bouwen. "Ze moesten meer personeel aannemen om de druk op ziekenhuizen te verlichten", legt Sarjoo uit. Dankzij Flows snelle integratie met de Dropbox Sign API was Beam in staat om al binnen 48 uur personeel in dienst te nemen.
Reduceer administratieve tijd met 50%
Door gebruik te maken van de Dropbox Sign API om documenten automatisch in te vullen en de noodzaak voor zorgverleners om papierwerk meerdere keren in te vullen te verminderen, kon Flows klant Beam de tijd die zijn personeel besteed aan administratief papierwerk met 50% verminderen en naar schatting 600 dollar per werknemer besparen.
Blijdschap voor werkgevers en werknemers
Amy Faust, Business Officer, CPMSM & CPCS zegt:
"Dropbox Sign heeft [Flow] geholpen om de standaard referentie- en verificatiecontroles op een systematische manier uit te voeren. Dat heeft geleid tot snellere doorlooptijden en gelukkigere werknemers omdat ze geen documenten meer hoeven af te drukken, in te vullen, te scannen en te uploaden. Het betekent ook dat werkgevers gelukkiger zijn omdat documenten gemakkelijker te lezen zijn en verplichte velden de eerste keer worden ingevuld."
In een paar weken geïntegreerd met één ontwikkelaar
Met gedetailleerde, gemakkelijk te volgen documentatie en een ondersteuningsteam dat klaar staat om Flow bij eventuele problemen te helpen, kon een enkele Flow-ontwikkelaar de Dropbox Sign API in slechts een paar weken integreren.
De volgende stap voor Flow
Flow wint aan populariteit bij medische teams, met klanten als Beam Healthcare, Pivotal Health en CVC Health Care. Flow, vanaf de eerste dag een papierloos bedrijf, is van plan om door te gaan met het terugdringen van papieren knelpunten in de medische wereld.
Geïnteresseerd in resultaten zoals Flow?
De integratie van de e-handtekening API van Dropbox Sign is de makkelijkste manier om je workflows te vereenvoudigen met naadloze, op maat gemaakte ondertekening en API-geïntegreerde sjablonen die automatische dubbele informatie invullen. De e-handtekening-oplossing van Dropbox Sign, die twee jaar op rij is uitgeroepen tot de beste oplossing voor gebruiksgemak van G2, maakt je belangrijkste workflows sneller, eenvoudiger en veiliger.
Contact opnemen
