Hoe Symphonic het onboarden van artiesten en het opstellen van contracten stroomlijnde
Symphonic is een onafhankelijke muziekdistributeur die artiesten helpt met de distributie van muziek en video's, het verzamelen van royalty's, marketing en meer, waardoor makers hun muziek de wereld in kunnen sturen en hun carrière naar een hoger niveau kunnen tillen.
Wij ondersteunen het product Dropbox Forms niet meer
Contracten opstellen en nieuwe artiesten registreren op de juiste schaal
De opkomst van digitale mogelijkheden heeft de wereld van muziekproductie, -gebruik en -distributie de afgelopen vijftien jaar drastisch veranderd. Door de overgang van cd's naar digitaal is de controle weer in de handen gekomen van artiesten en fans. Nu kan een artiest een beat kopen, er 's nachts aan werken en al de volgende dag een compleet nummer klaar hebben om via een streamingplatform te uploaden en te delen. En omdat muziek tegenwoordig een stuk sneller wordt gemaakt, kennen ook distributeurs een hogere vraag om ervoor te zorgen dat de nummers van artiesten worden betaald en juridisch worden beschermd.
De oude methode, waarbij contracten werden gescand en via e-mail als PDF werden verzonden of afgedrukt om ze vervolgens fysiek te laten ondertekenen, kon het rappe tempo van de digitale muziekwereld niet meer bijbenen. En nog veel erger: deze ouderwetse ondertekenprocessen dwongen artiesten om zich in allerlei bochten te wringen en weken te wachten om nieuwe muziek uit te brengen of om over deals te onderhandelen.
Symphonic wilde artiesten ondersteunen bij nieuwe releases (en nieuwe makers snel registreren) en wist dat ze daarvoor een tool nodig hadden om de hoge vraag te kunnen bijbenen, die kon worden geïntegreerd met hun bestaande marketing- en verkoopsysteem om het ondertekenproces voor interne teams te vereenvoudigen en muzikanten te helpen om muziek uit te brengen wanneer zij dat willen. Toen kwamen ze terecht bij Dropbox Sign.
"Het is eenvoudig om het document bij de klant te krijgen, het te laten ondertekenen en te weten dat je een bindende handtekening terugkrijgt. Dat is het beste ervan."
Naadloze HubSpot-integratie raakt de juiste snaar
Symphonic gebruikt de HubSpot CRM voor het beheer van hun groeiende lijst met muzikanten en makers van materiaal. HubSpot houdt alle interacties, deals en notities over de artiesten van Symphonic bij. Via het platform wordt alle relevante informatie verzameld en wordt alles op één eenvoudig toegankelijke plek opgeslagen, zodat ze de relaties met de makers met wie ze samenwerken, beter kunnen beheren. Omdat Dropbox Sign naadloos kan worden geïntegreerd met HubSpot, hoefde Symphonic niet lang na te denken over de keuze voor deze tool voor het ondertekenen van contracten.
Nu profiteren de mensen die contracten afsluiten in het hele bedrijf van de toegevoegde functionaliteit voor elektronische handtekeningen, op een platform waarmee ze al bekend zijn. In plaats van contracten via e-mail te verzenden, kunnen artiesten met Dropbox Sign nu direct nieuwe overeenkomsten ondertekenen, zonder onnodig voorwerk. Rebecca Graff, Chief Operating Officer bij Symphonic, legt uit waarom dit zo belangrijk was: "Dankzij de Dropbox Sign-integratie in HubSpot hebben onze dealmakers toegang tot contracten die ze kunnen versturen wanneer de deal 'hot' is. En met Dropbox Sign kunnen artiesten meteen een handtekening zetten."
Symphonic gebruikt dankzij de Dropbox Sign-sjablonen nu meer dan 60 kant-en-klare sjablonen voor verschillende overeenkomststructuren, waardoor nieuwe contracten snel en gemakkelijk kunnen worden voorbereid. Dit vormt een essentieel onderdeel van het nieuwe registratieproces van Symphonic. Dit proces is inmiddels grotendeels geautomatiseerd; het bedrijf verstuurt meer dan 400 geautomatiseerde documentaanvragen per maand. HubSpot en Dropbox Sign werken vlekkeloos samen. Dankzij geautomatiseerde triggers is het ontzettend eenvoudig om op schaal nieuwe artiesten te registreren. "Artiesten melden zich aan, vullen een formulier in, krijgen dit contract terug via Dropbox Sign, ze ondertekenen dit contract en daarmee worden de andere triggers in HubSpot geactiveerd om het account te maken. Hierna kunnen artiesten hun content uploaden, en dat allemaal binnen een dag," legt Rebecca uit.
Omdat je in Dropbox Sign de mogelijkheid hebt om vanaf elke locatie contracten digitaal te ondertekenen, hebben de artiesten van Symphonic nu de creatieve vrijheid om muziek op hún voorwaarden uit te brengen, zonder ouderwetse, handmatige processen die de boel alleen maar vertragen.
HubSpot en Dropbox Sign werken perfect samen
Complete contracten in een handomdraai
Voorheen betekende het verkrijgen van handtekeningen voor contracten dat releases weken op zich konden laten wachten. Nu kunnen onafhankelijke artiesten, dankzij de Dropbox Sign-functionaliteit voor e-handtekeningen, hun muziek snel de wereld insturen, zonder een beat te missen. "Als iemand eerst een document moet downloaden, afdrukken, ondertekenen, scannen en weer terugsturen, dan vertraagt dat het proces natuurlijk enorm. Nu zit je bij iemand in een studio die het nummer meteen de wereld in wil sturen en dan kun je dat binnen enkele minuten regelen."
Tijdbesparende sjablonen voor elke deal
Deals voorbereiden, contracten opstellen en nieuwe documenten creëren voor elke dealstructuur was voor dealmakers tijdrovend en inefficiënt. Met de sjablonen van Dropbox Sign beschikt Symphonic nu over aangepaste documenten, contracten en overeenkomstformulieren voor elke gelegenheid.
Naadloze integratie met HubSpot
In plaats van wéér een nieuwe tool te moeten leren, kon Dropbox Sign naadloos worden geïntegreerd met het platform dat Symphonic al dagelijks gebruikte. Dit betekende dat teams in het hele bedrijf productief kunnen blijven en direct gebruik kunnen maken van e-handtekeningen, zonder HubSpot te hoeven verlaten.
Wat staat er op de agenda voor Symphonic?
Dropbox Sign maakt nu integraal deel uit van de werkwijze van Symhonic. Met Dropbox Sign worden contracten sneller ondertekend, kunnen artiesten gemakkelijker muziek uitbrengen en kan iedereen bij Symphonic tijd besparen bij het verkrijgen van handtekeningen, met een tool die perfect aansluit bij hun bestaande werkwijze.
Wil je ook dezelfde resultaten zien als Symphonic?
Dropbox Sign is de eenvoudigste manier om juridisch bindende elektronische handtekeningen voor bedrijven te verzenden, ontvangen en beheren. Onze oplossing voor e-handtekeningen is voor het tweede jaar op rij verkozen tot nummer 1 op het gebied van gebruiksgemak voor G2 en kan je belangrijkste workflows sneller, gemakkelijker en veiliger maken. Meld je vandaag nog gratis aan voor een proefversie om je bedrijf te digitaliseren.
Contact opnemen
