Hoe Ingenique gebruikmaakt van Dropbox Sign voor eenvoudigere ondertekening en betere beveiliging
Ingenique Solutions biedt krachtige oplossingen tegen geldwitwassen (AML) en due diligence-oplossingen waarmee bedrijven kunnen voldoen aan nalevingsregelgeving en risico's beter kunnen beheersen.
Wij ondersteunen het product Dropbox Forms niet meer
Resultaten
75%
Verlengingsformulieren komen 75% sneller terug
2 min.
Verkoop- en verlengingscontracten verstuurd in minder dan twee minuten
1.000+
Meer dan 1.000 jaarcontracten gegenereerd dankzij sjablonen
Bedrijfsprofiel
Wanneer je software ontwikkelt waarmee bedrijven het witwassen van geld kunnen bestrijden en due diligence kunnen uitvoeren, staat of valt je reputatie met beveiliging. En niemand snapt dit beter dan Martin Lim, de oprichter en directeur van het softwarebedrijf Ingenique Solutions, dat software ontwikkelt om het witwassen van geld te bestrijden en due diligence uit te voeren. "Wat ik altijd tegen mijn technische mensen zeg: 'Als er ook maar iets verkeerd gaat met onze klantgegevens, dan kunnen we morgen de tent wel dichtgooien, want dan vertrouwt niemand ons meer'."
Ingenique streeft ernaar om de ingewikkelde wereld van naleving voor hun klanten zo eenvoudig mogelijk te maken. Maar het is best lastig om - op een efficiënte manier - een goede balans te vinden tussen vertrouwde processen en de beveiliging van klantgegevens.
Ingenique zag echter in dat ze zowel de beveiliging als eenvoud konden verbeteren door wat aan de enorme papierwinkel rondom hun verkoop- en HR-workflows te doen.
Aan de ene kant was het opstellen van contracten tijdrovend; elk op maat gemaakte contract kostte het personeel veel tijd. En wanneer je het over meer dan 60 contracten per maand hebt, dan is dat heel wat tijd.
Aan de andere kant van het langdurige proces kampte Ingenique met een verwarrend, foutgevoelig proces voor het laten ondertekenen en terugsturen van hun acht pagina's tellende contracten - een administratief hoofdpijndossier voor het verkoopteam. "Sommige [klanten] zetten hun handtekening op de eerste pagina, maar vergaten dan de laatste pagina. Anderen ondertekenden alleen de laatste pagina. Weer anderen scanden het contract en stuurden ons een fraai PDF-bestand, en sommigen namen gewoon een foto met hun telefoon en stuurden ons die foto terug. We kregen de documenten in alle vormen en maten terug. Dit kwam dan allemaal nog eens bovenop de werklast van het verkoopteam. Ze hielden zich eigenlijk nauwelijks meer met de verkoop bezig," zegt Martin.
Ook waren de HR-processen vrij inefficiënt geworden. Halfjaarlijkse prestatiebeoordelingen, toestemmingsformulieren voor gegevens van kandidaten, NDA's en arbeidsovereenkomsten: het bedrijf kampte met een vicieuze cirkel van printen-scannen-terugsturen, die tot een enorme papierwinkel leidde.
Het antwoord voor Ingenique was meer dan duidelijk: we moeten het digitaal gaan aanpakken. Maar in een industrie waar beveiliging de hoogste prioriteit heeft, was e-mail niet de ideale manier om contracten of privégegevens te verzenden. Het bedrijf ging daarom op zoek naar een veilige, vertrouwde tool voor elektronische handtekeningen om hun reputatie te beschermen en het vertrouwen van hun klanten vast te houden. Na een grondige zoektocht kwam het bedrijf uit bij Dropbox Sign.
"Dankzij Dropbox Sign kan het verkoopteam nu veel sneller werken. Ze zijn niet meer zoveel tijd kwijt aan het najagen van contracten. We zien dat formulieren voor verlengingen nu zo'n 75% sneller terugkomen."
Dankzij de vele functies en functionaliteit van Dropbox Sign is het Ingenique gelukt om af te stappen van papieren formulieren en via e-mail verstuurde PDF's.
Als eerste hebben ze het proces voor het opstellen van contracten verbeterd. Met behulp van de sjablonen van Dropbox Sign creëerde Ingenique een reeks formulieren, op maat gemaakt voor specifieke sectoren. Op deze manier hoefden verkoopmedewerkers alleen nog maar basisklantgegevens in te voeren en op Verzenden te drukken, of het nu ging om verkoopcontracten, serviceorderformulieren of verlengingen. "We melden ons gewoon aan op Dropbox Sign, selecteren de sjabloon en klikken op Verzenden. Het is een verbluffende ervaring om inkooporders naar klanten te versturen. Het is supersnel; het duurt amper twee minuten!" aldus Tan Lee Kiau, de Senior Sales Executive van Ingenique.
Bovendien is de ondertekenervaring voor klanten ook verbeterd dankzij Dropbox Sign.
"Het heeft het proces om contracten weer terug te krijgen echt versneld. Een paar van onze klanten hebben weinig technische kennis, maar zelfs zij kunnen contracten heel eenvoudig ondertekenen en terugsturen," zegt Tan Lee Kiau.
Contracten kunnen makkelijker worden ondertekend omdat Dropbox Sign aan elk document verplichte ondertekenvelden toevoegt. Zo zien ondertekenaars direct wat ze moeten invullen. Als ze niet alle velden hebben ingevuld, kunnen ze het contract niet terugsturen, dus er wordt niets over het hoofd gezien. "Dankzij Dropbox Sign kan het verkoopteam nu veel sneller werken. Ze zijn niet meer zoveel tijd kwijt aan het najagen van contracten. We zien dat formulieren voor verlengingen nu zo'n 75% sneller terugkomen," zegt Martin.
En ook andere afdelingen bij Ingenique zagen interessante resultaten. In afwachting van prestatiebeoordelingen worden personeelsdocumenten nu veel sneller voorbereid. Formulieren kunnen nu in een kwestie van minuten digitaal worden ingevuld en naar HR worden teruggestuurd. Die lange wachtrijen bij de printer behoren dus voorgoed tot het verleden.
Personeel kan nu sneller en veiliger worden aangenomen - van het verkrijgen van toestemming voor het verzamelen van gegevens van nieuwe medewerkers en het ondertekenen van NDA's tot het ondertekenen van arbeidsovereenkomsten - door middel van een ISO-gecertificeerde tool voor e-handtekeningen.
En het beste van alles? Dankzij uitgebreide controlesporen, versleuteling en integratie wordt elk document beschermd, gevolgd en van een tijdstempel voorzien, vanaf het moment waarop het wordt ingediend totdat het volledig is ondertekend en beveiligd. Beveiliging maakt dus een integraal deel uit van de ondertekenervaring. Voor Ingenique betekende dit een enorme boost voor hun imago als beveiligingsbewust bedrijf. "Als we Dropbox Sign bij klanten gebruiken, laten we zien dat we er alles aan doen om veilig te zijn," zegt Martin.
Verlengingsformulieren komen 75% sneller terug
Nadat Ingenique Dropbox Sign in gebruik had genomen, zag het bedrijf dat klanten niet alleen precies alles ondertekenden wat moest worden ondertekend in een verkoopcontract of verlenging, maar dat ze documenten bovendien 75% sneller ondertekenden en terugstuurden.
Een tijdbesparende sjabloon voor elke gelegenheid
Het handmatig opstellen van meer dan 1.000 contracten per jaar was op z'n zachtst gezegd niet erg praktisch. Met de documentsjablonen van Dropbox Sign heeft Ingenique toegang tot een enorme bibliotheek van aangepaste contracten, verkoopovereenkomsten en orderformulieren voor elke sector. Het kost het verkoopteam nu amper twee minuten om contracten te verzenden, waardoor ze meer tijd overhouden voor daadwerkelijke verkoopactiviteiten.
Een vertrouwde tool voor het versterken van Ingenique's beveiligingsreputatie
Ingenique's bestaansrecht wordt gevormd door hun reputatie als veilig, betrouwbaar bedrijf. En omdat Dropbox Sign een ISO-gecertificeerde leverancier is, wordt die beveiliging alleen maar versterkt. Dankzij een uitgebreid controlespoor waardoor documenten volledig worden gevolgd, kan Ingenique zich nu moeiteloos houden aan ISO 27001-vereisten en te allen tijde de veiligheid van hun klantgegevens garanderen.
Wat staat er op de planning voor Ingenique?
Nu Ingenique het grote aantal zakelijke voordelen van Dropbox Sign heeft ervaren, stimuleert het bedrijf nu het gebruik ervan bij een groeiende klantenbasis. In de toekomst is Ingenique van plan e-handtekeningen ook te gebruiken in bestaande documentworkflows, met als doel elk aspect van de HR- en verkoopworkflows met elkaar te verbinden en een nog strakker geïntegreerdere ervaring te bieden aan zowel nieuwe medewerkers als klanten.
Wil je ook dezelfde resultaten zien als Ingenique?
Dropbox Sign is de eenvoudigste manier om juridisch bindende elektronische handtekeningen voor bedrijven te verzenden, ontvangen en beheren. Onze e-handtekening-oplossing is voor het tweede jaar op rij verkozen tot nummer 1 op het gebied van gebruiksgemak voor G2 en kan je belangrijkste workflows sneller, gemakkelijker en veiliger maken. Meld je vandaag nog aan voor een gratis proefversie om je bedrijf te digitaliseren.
Contact opnemen
