Hoe Eagle Financial vier minuten per document bespaart en klanten geen boetes voor te late betalingen krijgen dankzij Dropbox Sign

Met Dropbox Sign worden fiscale deadlines een fluitje van een cent

Door het omslachtige e-mailproces voor het ondertekenen van aangiftedocumenten door klanten onmiddellijk te vervangen door de webapp van Dropbox Sign, is Eagle Financial nu in staat documenten te verzenden en deze in een fractie van de tijd door klanten te laten ondertekenen. "De rendement van documenten is aanzienlijk gestegen. Met Dropbox Sign ondertekent de klant negen van de tien keer de documenten direct wanneer we daarom vragen, wat een enorm voordeel is, vooral met het oog op deadlines," aldus Adam.

Zelfs wanneer documenten niet worden ondertekend, maakt Eagle Financial volgens Adam optimaal gebruik van de functies van Dropbox Sign voor het bijhouden van documenten en het versturen van automatisch herinneringen, zodat aangiften en ondertekeningen vóór de deadline aankomen. "Dus in plaats van twee of drie weken achter documenten aan te zitten, stuurt Dropbox Sign klanten binnen 48 uur automatische herinneringen en herinnert hen vervolgens opnieuw op de derde en zevende dag," vertelt Adam.

Dropbox Sign heeft ook de hoeveelheid papierwerk verminderd die door de teams van Eagle Financial intern wordt beheerd. In plaats van een omweg van het doorsturen en heen-en-weer mailen met het administratieteam, "Gaan de ondertekende formulieren nu automatisch naar het e-mailadres van ons administratieteam en kunnen ze onmiddellijk worden ingediend. Dat is een efficiënte besparing, doordat de klant het niet eerst naar ons terugstuurt en wij het vervolgens moeten doorsturen."  

Hoewel elk wapenfeit van e-handtekeningen op zich indrukwekkend is, heeft de combinatie met Dropbox Sign een transformerende invloed gehad op de activiteiten van Eagle Financial. "Dropbox Sign bespaart ons in totaal ongeveer vier minuten per document. We verzenden zo'n 10.000 documenten per jaar. Dat is een enorme hoeveelheid tijd die we terugwinnen aan de boekhoudkundige kant, omdat het ons een aanzienlijke besparing oplevert in follow-ups. Dat vertaalt zich in echte dollars, waarbij we $ 80.000 aan factureerbare tijd hebben terugverdiend."

Een functie van Dropbox Sign die volgens Adam een grote invloed heeft op de tijdsbesparing voor Eagle Financial, is de manier waarop Dropbox Sign automatisch documenten naar de juiste indeling converteert, waardoor het handmatige knutselwerk en het omzetten van documentindelingen is verminderd. "Nu kunnen we een Word-document simpelweg naar Dropbox Sign slepen, waarna het in een PDF wordt geconverteerd. Dit bespaart ons tot ongeveer een minuut per document."

Niet al het succes van het ondertekeningsproces van Eagle draait echter om efficiëntie. Dropbox Sign heeft ook geholpen met het verbeteren van de Google-beoordelingen van het accountantskantoor. Een belangrijk middel waarmee Eagle Financial de afgelopen jaren is gegroeid en geëvolueerd, is de manier waarop beoordelingen van klanten worden verzameld. Hoewel het team elke dag hard werkt en zijn werkwijze bijschaaft, wilden ze klanten bedanken en teamleden belonen die geweldig werk verrichten.

Om dit te doen, zette het kantoor een landingspagina op die aan klanten wordt gepresenteerd, nadat zij de documenten hebben ondertekend. De pagina bevat een boodschap van de oprichters, waarin ze hun klanten bedanken voor hun bijdrage aan de overstap en het harde werk van de accountants benadrukken. Op die manier wilden ze ervoor zorgen dat klanten zich geholpen voelden, dat ze wisten dat het team voor hen zorgde en dat de interactie met Eagle Financial een persoonlijk tintje kreeg. Dit proces en de toegevoegde persoonlijke benadering hebben klanten ertoe aangezet meer beoordelingen achter te laten, van ongeveer twintig beoordelingen op Google aan het begin van 2020 tot ruim 200 beoordelingen op het moment van schrijven. "We hebben veel klanten gehad die naar ons toe zijn gekomen en zeiden: 'Ik ben naar jullie gekomen omdat jullie zoveel goede beoordelingen hebben'," vertelt Adam. Potentiële klanten hebben de neiging om daarnaar te kijken en dat is allemaal te danken aan de landingspagina die ze te zien krijgen nadat ze zich via Dropbox Sign hebben aangemeld."

‍

Besparing van vier minuten per document

Met behulp van Dropbox Sign kan het kantoor de manier waarop het documenten aanmaakt en verzendt digitaliseren, waardoor Eagle Financial ongeveer vier minuten op het verzenden van formulieren bespaart. Aangezien Eagle Financial meer dan 10.000 documenten per jaar verzendt, levert dit $ 80.000 aan factureerbare tijd op.

Hoger voltooiingspercentage van klanten

Eagle Financial gebruikt de webapp van Dropbox Sign voor alle ondertekeningen van klanten en fiscale aangiftedocumenten. Het kantoor is zo in staat overeenkomsten te verzenden en deze in een fractie van de tijd te laten ondertekenen. "De rendement van documenten is aanzienlijk gestegen. Met Dropbox Sign ondertekent de klant negen van de tien keer de documenten direct wanneer we daarom vragen, wat een enorm voordeel is, vooral met het oog op deadlines," aldus Adam.

Maar dan 200 Google-beoordelingen tot nu toe

Door klanten na ondertekening automatisch naar een speciale landingspagina te sturen, heeft Eagle Financial ervoor gezorgd dat klanten meer beoordelingen achterlaten: van ongeveer twintig beoordelingen op Google aan het begin van 2020 naar ruim 200 beoordelingen op het moment van schrijven.

Wat biedt de toekomst voor Eagle Financial?

Adam en het team onderzoeken grondig hoe ze het meest uit de technologie kunnen halen en hoe het bedrijf van tools als Dropbox en Dropbox Sign kan profiteren, zodat ze grotere en betere resultaten voor hun klanten kunnen boeken.

Klik hier voor meer informatie over Eagle Financial.

Wil je dezelfde resultaten behalen als Eagle Financial?

Dropbox Sign is de eenvoudigste manier om juridisch bindende elektronische handtekeningen voor bedrijven te verzenden, ontvangen en beheren. Onze oplossing voor e-handtekeningen is voor het tweede jaar op rij verkozen tot nummer 1 op het gebied van gebruiksgemak voor G2 en kan je belangrijkste workflows sneller, gemakkelijker en veiliger maken. Meld je vandaag nog gratis aan voor een proefversie om je bedrijf te digitaliseren.