kohlpharma versnelt op handtekeningen gebaseerde workflows
40 jaar na de oprichting is kohlpharma uitgegroeid tot een van de grootste Duitse importeurs van gepatenteerde, alleen op recept verkrijgbare medicijnen in Europa en de onbetwiste marktleider in Duitsland. Oprichter Edwin Kohl heeft zich al sinds het begin gericht op essentiële concurrerende prijzen in het voordeel van de consument, met als resultaat dat het zorgsysteem jaarlijks meer dan honderden miljoenen kan besparen.
Wij ondersteunen het product Dropbox Forms niet meer
De meeste medicijnen worden in Europa geproduceerd door internationale bedrijven die doorgaans een centrale productielocatie in de EU kiezen. Deze strategie kan worden gekozen vanwege lage belastingvereisten en lagere salarissen. De medicijnen worden vervolgens in de hele EU in circulatie gebracht conform de normale marktomstandigheden van elke lidstaat. Dit is over het algemeen goedkoper dan in Duitsland. kohlpharma profiteert van de lagere kosten in andere EU-landen om originele preparaten op de Duitse markt aan te bieden tegen aantrekkelijke prijzen. Deze originele medicijnen worden vervolgens opnieuw gelabeld of opnieuw verpakt volgens de Duitse voorschriften. De hieruit voortvloeiende besparingen zorgen voor minder druk op het zorgsysteem, waar artsen, apothekers en vooral patiënten baat bij hebben.
Omdat kohlpharma overtollige voorraden gebruikt, is het een ware uitdaging om betrouwbaar aan de vraag te voldoen. De beschikbaarheid van goederen en mogelijke leveringsproblemen kunnen variëren om redenen die buiten de controle van het bedrijf liggen. Een van de bijzondere logistieke uitdagingen is het transport met kwaliteitswaarborg van gekoelde medicijnen (zoals insuline of vaccins), die in de hele toeleveringsketen bij een constante temperatuur van 2 tot 8 °C moeten worden bewaard. Het is daarom extra belangrijk dat processen van aankoop tot levering zo goed mogelijk op elkaar worden afgestemd. Om deze reden vertrouwt kohlpharma steeds meer op de mogelijkheden van digitalisering.
Voordat een medicijn na aankoop in omloop kan worden gebracht, zijn er talloze documenten die moeten worden ingevuld en ondertekend. Als farmaceutisch producent volgt kohlpharma de GMP-regelgeving (Good Manufacturing Practices). Dit betekent uitgebreide schriftelijke documentatie voor alle processen en voltooide productieorders. Correspondentie, zoals het plaatsen van bestellingen en contracten, werden van oudsher uitgevoerd met behulp van analoge processen: tijdrovend printen, ondertekenen, scannen en e-mailen. Zoals Johannes Reinert het verwoordt: "De doorvoertijden, met name voor documenten die relevant zijn voor GMP, zijn soms lang en ingewikkeld. Daarom gingen we op zoek naar een oplossing waarmee we deze activiteiten konden versnellen. We wilden één vereenvoudigde, digitale basis voor al onze EDP-leveranciers en servicepartners."
"Veel van onze gebruikers werken nu vanuit huis. Dit is een geheel nieuwe ervaring voor zowel onze thuiswerkers als degenen die zich bezighouden met elektronische gegevensverwerking. Ik ben blij dat we voor Dropbox Sign hebben gekozen, omdat het helpt om het werk voor zowel werknemers thuis als op kantoor aanzienlijk gemakkelijker te maken."
kohlpharma heeft eerst intern een oplossing proberen te ontwikkelen, die niet alleen op e-handtekeningen is gebaseerd maar waarmee ook de gerelateerde workflows in kaart zouden worden gebracht. Door de veranderende prioriteiten werd de voltooiing echter vertraagd, dus het bedrijf wilde investeren in e-handtekening-beheer. Dropbox Sign bleek de beste oplossing vanwege de transparantie, eenvoud, directe beschikbaarheid en contractuele kaders. Vanwege het succes van de cloud-only Dropbox Sign-oplossing en de eSignature API nam het bedrijf al snel de beslissing om de oplossing grondig te testen.
"Ik zag dat Dropbox Sign de beste oplossing voor ons was. We begonnen met een kleine proefperiode en zagen al snel de voordelen van deze oplossing; geschikt om alle problemen op te lossen waar we ons van bewust waren en die tijdens de proefperiode naar voren kwamen. " – Johannes Reinert
Hoge bruikbaarheid, snel in gebruik te nemen
De HelloSign-gebruikersinterface is intuïtief. Dankzij stapsgewijze richtlijnen in contracten en formulieren wordt ervoor gezorgd dat alle relevante velden worden ingevuld en alle vereiste handtekeningen worden ingevoegd. Dropbox Sign kan worden geïntegreerd in elke omgeving en worden voorzien van individuele huisstijlen. Hierdoor kon kohlpharma ook direct snel overstappen op werken vanuit huis. Het hele proces, van de mondelinge bestelling tot de implementatie van de software, duurde minder dan een uur.
"De ideale oplossing voor handtekeningenworkflows was klaar voor gebruik. Dit betekende dat we onze teams de mogelijkheden konden bieden om op afstand te werken en ze hiertoe konden stimuleren. Het bood ons de mogelijkheid om de bedrijfsprocessen te verbeteren en om mensen meer vrijheid te geven in de gewenste werkplek." – Johannes Reinert
Van analoog tot digitaal: een toekomst zonder papier
Toen de initiële tests alle verwachtingen overtroffen, plande kohlpharma al de volgende fase om bedrijfsprocessen te versnellen en de werkomstandigheden te verbeteren met Dropbox Sign.
Intern – meer transparantie
Het plan voor de toekomst is om interne documentworkflows volledig te digitaliseren, evenals de verplichte bevestiging van de interne training. Hierdoor zal de transparantie aanzienlijk verbeteren en hoeven documenten niet meer achteraf te worden gedigitaliseerd. Voor documenten die door meerdere partijen moeten worden ondertekend, vereenvoudigen eSignatures het proces voor zowel redacteuren als ondertekenaars.
Extern – betere samenwerking
Leverancierscontracten die opnieuw worden gedefinieerd en ondertekend, worden ook gedigitaliseerd. Door dit proces zullen de contractstructuren en overeenkomsten met leveranciers profiteren van de unificatie van sjablonen. Door kohlpharma ondertekende documenten voor zakelijke klanten kunnen in de toekomst exclusief met Dropbox Sign worden bewerkt
Kwaliteitsgarantie – processen permanent versnellen
Voor SOP's (Standard Operating Procedures) waar productieprocessen nauw worden gereguleerd, bijvoorbeeld in kwaliteitsgarantie en het EDP-kwaliteitssysteem, zullen handmatige handtekeningen worden vervangen door hun digitale equivalent. Nu is kohlpharma, door hun geautomatiseerde magazijnen en naadloze controle van de toeleveringsketen, al een pionier op het gebied van digitalisatie en automatisering in de Duitse farmaceutische industrie. Ze zijn van plan om voor de nabije toekomst alle goedkeuringsprocessen op basis van papier zo veel mogelijk te verwijderen. Ze hebben nog wel een lange weg te gaan voor het zover is, maar met Dropbox Sign hebben ze al een significante mijlpaal bereikt. In de loop van de tijd kunnen formulieren in Dropbox Sign-documenten worden geconverteerd, waardoor meteen minder fysieke dossiers meer te hoeven worden bijgehouden.
Zoals Johannes Reinert het uitlegt: "Vooruitkijkend zou ik graag zien dat we bijvoorbeeld bij de kwaliteitsgarantie overstappen op digitale formulieren. Deze zijn veel eenvoudiger en kunnen effectiever worden beheerd. Juridisch vereiste updates kunnen in de kortst mogelijke tijd worden uitgevoerd op alle relevante documenten, zonder dat er hele stapels formulieren moeten worden vernietigd. Alles wordt ondertekend en ingevuld met de naadloos geïntegreerde Dropbox Sign-onderdelen. Dus ook hier profiteren we van transparantie: elk detail in elk proces kan worden getraceerd."
Wil je dezelfde successen behalen als kohlpharma?
Vraag ons vandaag nog naar Dropbox Sign. Dropbox Sign is voor bedrijven een eenvoudige manier om juridisch bindende e-handtekeningen te verzenden, ontvangen en beheren. Als je hulp nodig hebt bij het kiezen van het juiste Dropbox Sign-product, kun je een demonstratieafspraak plannen en ontdekken hoe processen op basis van handtekeningen in jouw bedrijf kunnen worden geoptimaliseerd.
Contact opnemen
