Met Dropbox Sign kan Ana Law Group belangrijke contracten laten ondertekenen door klanten zonder elkaar persoonlijk te ontmoeten.
Ana Law Group is gespecialiseerd in intellectueel eigendomsrecht, met name de bescherming van octrooien, handelsmerken en auteursrechten. Door Dropbox Sign te gebruiken, hebben ze met succes de klantervaring verbeterd en het proces versneld waarmee ideeën die miljarden dollars waard zijn, worden veiliggesteld.
Wij ondersteunen het product Dropbox Forms niet meer
Resultaten
Bedrijfsprofiel
Het beschermen van ideeën van een miljard dollar
Ana Juneja heeft Ana Law opgericht om het handelsmerk-, octrooi- en intellectueel eigendomsrecht te vergemakkelijken. Het bedrijf opende zijn deuren in 2021 en heeft meer dan acht onderscheidingen en onderscheidingen ontvangen, naast een 100% klantensucces. Juneja was vastbesloten om haar slanke bedrijfsstructuur te behouden en tegelijkertijd de weerstand voor klanten te verminderen, wat haar ertoe bracht om software voor het ondertekenen van documenten te verkennen die als een one-stop-shop-oplossing kon fungeren.
De juridische sector heeft een reputatie opgebouwd voor het gebruik van archaïsche, verouderde technologie. En in een industrie die meestal per uur oplaadt, zijn efficiëntie en snelheid niet altijd top of mind. Maar advocaat Ana Juneja wist dat er een betere manier was om met klanten te werken: het verwijderen van prikkels om langzaam te werken en het omarmen van nieuwe technologie wanneer deze zich voordoet.
Het juridische team van Juneja bij Ana Law heeft nu meer dan 25 jaar gecombineerde ervaring in het beheer van het intellectueel eigendomsrecht. Met meer dan 6.000 octrooien die zijn ingediend in meer dan 190 landen, brengt het bedrijf forfaitaire vergoedingen in rekening voor hun onverslagen octrooi-, handelsmerk- en auteursrechtwerk. "Ik word gestimuleerd om dingen op een efficiëntere manier te doen om daadwerkelijke resultaten voor mijn klanten te krijgen", zegt Juneja.
Juneja is er trots op een belangrijk onderdeel te zijn van het klanttraject en gelooft dat efficiëntie de meest effectieve manier is om IP-cases op te lossen. En hoewel ze niet bang is om opties aan haar technologiestack toe te voegen, wil ze de complexiteit voor haar klanten niet vergroten. Juneja opende haar advocatenkantoor met alleen de benodigdheden - Dropbox, een sociale media-account en een planningsapp - en gelooft dat haar klanten toegang verdienen tot eenvoudigere technologie en processen om door zaken met betrekking tot intellectueel eigendom te navigeren.
De grootste frustratie voor veel van de klanten van Juneja was een gebrek aan eenvoudige ondertekening van documenten. Er zijn tientallen stappen betrokken bij het traditioneel ondertekenen van documenten, van het verzenden van papieren exemplaren van documenten tot het scannen van voltooid werk. Leunen op een digitale ondertekeningstool zou veel daarvan kunnen stroomlijnen, wat zowel haar klanten als haar bedrijf ten goede zou komen.
"Met Dropbox Sign hoeven we niet veel barrières voor mensen op te werpen. We zorgen er niet voor dat mensen dingen naar ons kunnen sturen - het ondertekenen van documenten duurt slechts één klik. We werken met veel leidinggevenden en interne adviseurs, wat betekent dat onze klanten niet veel tijd hebben. Dus alles stroomlijnen, dingen gemakkelijk maken voor mensen, helpt hen meer gedaan te krijgen, wat ze leuk vinden."
Naadloze ondertekeningstools om de overweldiging van de klant te verminderen
Juneja onderzocht verschillende mogelijke opties voor het integreren van tools voor het ondertekenen van documenten in haar bedrijf. Veel van deze tools bleken echter complex of inefficiënt, wat niet in overeenstemming was met haar bedrijfsaanpak. Sommige opties, waaronder DocuSign, waren te ingewikkeld en moeilijk in te stellen. Maar toen ze Dropbox Sign ontdekte, wist Juneja dat ze de perfecte oplossing had.
"Ik hoefde alleen maar mijn e-mailadres in te vullen en toen kon ik aan de slag", aldus Juneja. "Ik kon een contract uploaden en het binnen twee seconden verzenden."
Dropbox Sign was niet de eerste ervaring van Juneja met een Dropbox-service. Ze was haar bedrijf begonnen met het gebruik van Dropbox-opslag voor zaakdocumenten, waaronder NDA's, verkoopovereenkomsten, octrooiaankopen en licentieovereenkomsten. Ze wilde zich graag aanmelden voor een verlenging van een service die ze al met succes had gebruikt.
De Dropbox Sign-integratie bleek heel eenvoudig te zijn. Juneja heeft het aanmeldingsproces binnen enkele minuten voltooid en tegelijkertijd een naadloze verbinding met haar bestaande Dropbox-opslag tot stand gebracht. Het resultaat was een georganiseerd en efficiënt proces voor het ondertekenen van documenten dat haar klanten konden gebruiken zonder een fysiek kantoor te bezoeken. En de mobielvriendelijke lay-out van Dropbox Sign stelt haar klanten in staat om eenvoudig documenten te uploaden terwijl ze op hun mobiele apparaten zijn.
"Bij andere advocatenkantoren zou een paralegal documenten moeten voorbereiden, afdrukken en transporteren", zegt Juneja. "Met Dropbox Sign gebeurt dat hele proces in twee klikken. Mensen kunnen documenten ondertekenen, op voltooien klikken en hun documenten overal uploaden. Ze hoeven zich geen zorgen te maken als hun documenten op verschillende apparaten staan. Waar ze ook zijn, welk apparaat ze ook gebruiken, Dropbox Sign is functioneel."
Een ander voordeel van het gebruik van Dropbox Sign bij Ana Law is de extra beveiligingslaag. Juneja heeft vertrouwen in de gedistribueerde infrastructuur van het platform en de 256-bits AES-versleuteling. "Ik hoef me geen zorgen te maken dat een document in de verkeerde handen valt", zegt Juneja. "Ik hoef me geen zorgen te maken dat mijn klanten niet worden beschermd."
Dropbox Sign zorgt ook voor naleving van tijd- en datumstempels en stelt Juneja in staat om formulieren aan te passen aan haar behoeften. Ze kan bijvoorbeeld initialen op elke pagina vereisen om te controleren of een klant dat gedeelte heeft gelezen.
De klantervaring verbeteren met eenvoudigere documentatie
Juneja heeft niet alleen effectievere opties voor het opslaan en ondertekenen van documenten, maar ze kan ook NDA's en overeenkomsten met formulieren maken die klanten vrijwel direct kunnen ondertekenen en terugsturen.
Juneja leunt ook sterk op automatisering om de relatie tussen opslag en handtekeningen nog naadlozer te maken. Eerst ondertekenen klanten specifieke documentatie en sturen ze deze terug ter beoordeling. Documenten gaan vervolgens naar klantmappen, zodat iedereen op het juiste moment toegang heeft tot de juiste bestanden. Dit end-to-end digitale ondertekeningsproces bespaart tot twee mensen administratietijd, waardoor Juneja snel aan de behoeften van de klant kan voldoen zonder documenten af te drukken of na te jagen.
"Met Dropbox Sign heb ik nooit meer achterom gekeken", zegt Juneja. "Dropbox doet precies wat het zegt dat het gaat doen, en niemand met wie ik heb gewerkt, heeft er ooit een probleem mee gehad."
Met Dropbox Sign heeft Juneja een betere klantervaring en een eenvoudigere beheerworkflow kunnen creëren. Ze blijft zoeken naar nieuwe manieren om automatisering in haar bedrijf te brengen en heeft vertrouwen in haar relatie met Dropbox-producten. Hoe meer haar organisatie blijft groeien, zegt ze, hoe meer ze op Dropbox vertrouwt om documenten snel, effectief en naadloos te beheren.
Wil je ook dezelfde resultaten zien als Symphonic?
Dropbox Sign is de eenvoudigste manier om juridisch bindende elektronische handtekeningen voor bedrijven te verzenden, ontvangen en beheren. Onze oplossing voor e-handtekeningen is voor het tweede jaar op rij verkozen tot nummer 1 op het gebied van gebruiksgemak voor G2 en kan je belangrijkste workflows sneller, gemakkelijker en veiliger maken. Meld je vandaag nog aan voor een gratis proefversie om je bedrijf te digitaliseren.
Contact opnemen
