Hoe GSD Solutions tijd bespaarde en de efficiëntie verbeterde met Dropbox Sign
GSD Solutions, een bureau voor bedrijfsontwikkeling dat gespecialiseerd is in digitale adoptie, gebruikt Dropbox Sign om het contractbeheerproces te vereenvoudigen.
Wij ondersteunen het product Dropbox Forms niet meer
Resultaten
Bedrijfsprofiel
De contractefficiëntie verbeteren
In 2019 lanceerde Georgie-Ann Getton GSD Solutions, een visionair bedrijf dat gericht is op het stimuleren van de efficiëntie en productiviteit van kleine tot middelgrote ondernemingen door de werkplekactiviteiten opnieuw uit te vinden. Het bedrijf van Georgie-Ann erkent de verschillende uitdagingen waarmee deze ondernemingen worden geconfronteerd en is een go-to-resource geworden die op maat gemaakte IT-, operationele en AV-oplossingen biedt.
Nadat ze een stap terug had gedaan van haar Ed Tech Venture, nam Georgie-Ann een sabbatjaar om zich te verdiepen in de operationele dynamiek van verschillende bedrijven, variërend van kleine bedrijven tot grote bedrijven. Deze ervaring onthulde een wijdverspreide behoefte bij middelgrote tot kleine bedrijven aan gestroomlijnde activiteiten, vooral in een tijdperk dat wordt gedomineerd door digitale eisen. Georgie-Ann zag deze kans en werd geïnspireerd om een reeks services te creëren die specifiek zijn afgestemd op deze uitdagingen.
Tijdens haar ondernemersreis ondervond Georgie-Ann aanzienlijke hindernissen bij contractbeheer - vertragingen bij het ondertekenen van contracten belemmerden een snelle onboarding van klanten en dienstverlening. Vastbesloten om dit proces te verfijnen, voorzag ze een systeem dat niet alleen het contractbeheer zou versnellen, maar ook essentiële workflows zou automatiseren.
Het traditionele, op papier gebaseerde contractondertekeningsproces was eerder een groot knelpunt geweest. Het verzenden van contracten naar klanten voor handtekeningen kostte vaak uren, zo niet dagen, en het bijhouden van de status van elk contract was een omslachtige taak. Dit handmatige proces kostte niet alleen kostbare tijd, maar introduceerde ook het risico op menselijke fouten en miscommunicatie. Georgie-Ann wist toen ze GSD Solutions startte dat ze een efficiënter en betrouwbaar contractbeheersysteem moest hebben.
Bovendien streeft GSD Solutions ernaar om hun klanten een uitzonderlijke service en snelle doorlooptijden te bieden. Een handmatig contractondertekeningsproces had echter een belemmering kunnen vormen om deze doelen te bereiken. Omdat klanten snelle en naadloze interacties verwachten, zocht Georgie-Ann naar een oplossing waarmee haar team contracten kan verzenden, handtekeningen kan verzamelen en de voortgang in realtime kan volgen, wat zorgt voor een soepelere en efficiëntere onboardingervaring voor klanten.
"We hadden een manier nodig om ons contractondertekeningsproces te stroomlijnen en tijd te besparen, zodat we ons op andere aspecten van ons bedrijf konden concentreren."
"Sign maakt mijn hele workflow soepeler omdat deze is verbonden met de tools die we dagelijks gebruiken, zoals Hubspot en Google Drive. En we hebben automatisering ingesteld. Dus zodra de klant ondertekent, gaat deze naar onze Google Drive. We krijgen een e-mailmelding. We krijgen een sms-bericht. En dan is alles goed."
Een tool met integraties en sjablonen
Georgie-Ann heeft de oplossing voor haar uitdaging gevonden in Dropbox Sign. De gebruikersvriendelijke interface, naadloze integraties en robuuste beveiligingsfuncties van Dropbox Sign maakten het de ideale tool om de contractbeheerprocessen van GSD Solutions te stroomlijnen en belangrijke workflows te automatiseren.
Met Dropbox Sign heeft Georgie-Ann hun drie meest gebruikte documenten, klantcontracten, aannemerscontracten en W9's in sjablonen kunnen instellen. Nu worden contracten binnen enkele minuten naar klanten verzonden voor handtekeningen, waardoor de tijd die wordt besteed aan het ondertekenen van contracten en het onboarden van nieuwe klanten aanzienlijk wordt verminderd.
"Die drie hoofdcontracten zitten Sjablonen in [Dropbox] Sign. Het maakt het zo gemakkelijk om een deal te sluiten. Wetende dat we kunnen zeggen: "Ja, het contract zal binnen 24 uur in je inbox zitten" versus "Oh, geef ons drie dagen"
De realtime trackingfunctie van het platform biedt volledig inzicht in de status van elk contract, waardoor handmatige tracking en opvolging niet meer nodig is. Dit gestroomlijnde proces bespaart niet alleen tijd, maar verbetert ook de efficiëntie en productiviteit, waardoor GSD Solutions zich kan concentreren op het leveren van uitzonderlijke diensten aan hun klanten.
Bovendien verbetert de integratie van Dropbox Sign met de bestaande bedrijfstools van GSD Solutions, zoals Google Drive en HubSpot, de efficiëntie van hun activiteiten verder. Door alle contractgerelateerde informatie op één veilige locatie te centraliseren, kunnen Georgie-Ann en haar team gemakkelijk toegang krijgen tot contracten en deze beheren, waardoor een naadloze workflow wordt gewaarborgd en het risico wordt geëlimineerd dat belangrijke documenten verloren gaan of verloren gaan.
Gestroomlijnde workflows en verbeterde efficiëntie
Door gebruik te maken van de kracht van Dropbox Sign, kon GSD Solutions een gestroomlijnd contractbeheerproces opzetten, waardoor ze snelle en efficiënte diensten aan hun klanten konden leveren. Door de tijd die werd bespaard door automatisering en gestroomlijnde workflows konden Georgie-Ann en haar team zich concentreren op het brengen van nieuwe strategische manieren om over werk na te denken bij hun klanten.
De efficiëntie en snelle doorlooptijden die mogelijk worden gemaakt door Dropbox Sign, vertaalden zich uiteindelijk in verbeterde klantenservice en tevredenheid. GSD Solutions kan voldoen aan de verwachtingen van klanten voor snelle en naadloze interacties, het bevorderen van sterkere relaties en het opbouwen van vertrouwen.
Met de tijd die werd bespaard door automatisering en gestroomlijnde workflows, konden Georgie-Ann en haar team hun focus verleggen van administratieve taken naar strategische initiatieven die bedrijfsgroei en klanttevredenheid stimuleren. Deze strategische verschuiving stelde GSD Solutions in staat om nieuwe kansen te verkennen en hun positie in de markt te versterken.
Empowerment door innovatie
Vooruitkijkend, is Georgie-Ann van plan om GSD Solutions naar nog grotere hoogten te brengen door een uitgebreid contentcentrum op te zetten. Deze hub zal een go-to-resource zijn voor gelijkgestemde ondernemers en hen begeleiden bij het opnieuw verbeelden van workflow-efficiëntie en de integratie van AI in hun bedrijfsactiviteiten.
Geïnteresseerd in resultaten zoals GSD?
Dropbox Sign is de eenvoudigste manier om juridisch bindende elektronische handtekeningen voor bedrijven te verzenden, ontvangen en beheren. Onze oplossing voor e-handtekeningen is voor het tweede jaar op rij verkozen tot nummer 1 op het gebied van gebruiksgemak voor G2 en kan je belangrijkste workflows sneller, gemakkelijker en veiliger maken. Meld je vandaag nog aan voor een gratis proefversie om te beginnen met het digitaliseren van je bedrijf.
Contact opnemen
