AdvicePay versnelt met Dropbox Sign het beheer van gebruikerscontracten met 50%
AdvicePay is een cloudplatform dat facturerings- en betalingsoplossingen biedt die zijn ontworpen om te worden gebruikt bij financiële planning op basis van vergoedingen door individuele planners, kleine bedrijven en grote ondernemingen. Het is de eerste en enige RIA-compatibele betalingsprocessor voor financiële planners, die flexibele integratie van facturering en betalingsfuncties, gegevensbeveiliging, betalingsverwerking en meer biedt met de zekerheid dat het voldoet aan de SEC- en staatsvoorschriften.
Wij ondersteunen het product Dropbox Forms niet meer
AdvicePay is mede opgericht door de nationaal gerespecteerde financiële adviseurs Alan Moore en Michael Kitces, die al lang pleiten voor het innovatieve fee-for-servicemodel als de toekomst van financiële planning. Het creëren van een facturerings- en betalingsplatform om deze groeistrategie te ondersteunen, was voor hen en voor de hele sector een natuurlijke evolutie.
In de vroege versie van hun toepassing konden gebruikers van AdvicePay (adviseurs) alleen facturen naar klanten sturen en betalingen innen. Ze moesten andere software gebruiken voor het ondertekenen van documenten, wat betekende dat hun klanten ook meer dan één systeem moesten gebruiken om met een adviseur te werken. Dit was tijdrovend, vatbaar voor gegevensfouten die de betaling vertraagden of terugbetalingen van de klant vereisten als contract- en factuurgegevens niet overeenkwamen, en resulteerde in een omslachtige ervaring bij het onboarden van klanten.
Het bleek een natuurlijke evolutie om digitaal transactiebeheer (DTM) in het AdvicePay-platform te integreren om facturen aan contracten te koppelen. Dit was essentieel om de onboardingervaring van klanten voor individuele financiële adviseurs te stroomlijnen en om AdvicePay te ondersteunen bij het voldoen aan de behoeften van zijn snelgroeiende zakelijke klanten.
Joe Timmer, hoofdontwikkelaar, zegt: "We hebben in juli 2018 DocuSign voor e-handtekeningen gekozen om de integratie van facturen en contracten te vergemakkelijken, maar we hebben drie maanden lang geprobeerd het te lanceren. We wilden één geverifieerd account voor e-handtekeningen om de beveiliging te kunnen controleren en de gebruikerservaring binnen onze toepassing te houden. Uiteindelijk ontdekten we wat volgens ons een grote beveiligingsfout in de ingesloten workflows van DocuSign was, waardoor onze klanten de gegevens van andere klanten konden zien.
We hebben het gerapporteerd aan DocuSign Support, maar binnen een paar weken zeiden ze dat dit zo ontworpen was en dat het gedocumenteerd had moeten zijn. Daarna werd ons ondersteuningsticket afgesloten. Dit was zorgelijk omdat we veel investeerden in de technologie als een essentieel onderdeel van onze oplossing."
"We hebben ons doel bereikt om binnen één of twee klikken handtekeningen te kunnen toevoegen en we hebben een externe workflow voor onze gebruikers geëlimineerd. In plaats van twee of drie keer zo veel tijd te besteden aan het maken en afstemmen van facturen en contracten wordt dit nu allemaal automatisch geregeld. Hierdoor kunnen adviseurs contracten nu twee keer zo snel beheren."
Eind oktober 2018 nam het team van Joe contact op met Dropbox Sign. Binnen twee weken hadden ze de API getest, ontwikkeld en gelanceerd. “Met HelloSign [nu Dropbox Sign] kreeg ik het idee dat ze meteen begrepen wat ik bedoelde en wat onze doelen waren. Toen we tijdens het testen contact opnamen [met het supportteam] omdat we vragen hadden, kregen we binnen een uur feedback en die was altijd afgestemd op wat we wilden doen.
Dankzij de ingebouwde ervaring kunnen we nu een naadloze gebruikerservaring leveren die facturen koppelt aan bijbehorende contracten. De volledige white-labelingfunctionaliteit stelt ons in staat om eigenaar te zijn van de eSignature-ervaring, deze te abstraheren van onze gebruikers en ervoor te zorgen dat ze AdvicePay nooit hoeven te verlaten om zaken te doen.
In tegenstelling tot DocuSign geeft HelloSign [nu Dropbox Sign] ons zoveel samenvoegvelden als we willen en kunnen we zelf de ingesloten ervaring beheren en ontwerpen. Onze ontwikkelaars kunnen sjablonen maken met verschillende velden, zoals handtekeningen, initialen, tekstvakken, selectievakjes en de vooraf ingevulde velden [van het platform], die gegevens samenvoegen op de factuur en deze automatisch synchroniseren met het contract. Dit is precies wat we wilden leveren voor adviseurs en bedrijven van elke omvang,” voegt Joe toe.
100% synchronisatie van facturen en contracten verbetert het resultaat van de adviseur
“Als een gebruiker een factuur aanmaakt in AdvicePay maakt onze toepassing automatisch een contract aan in HelloSign [nu Dropbox Sign] en worden het factuurbedrag en andere belangrijke gegevensvelden in het contract opgenomen, zodat de documenten 100% gesynchroniseerd zijn.
Nu komen gebruikers niet meer in aanraking met het contract omdat het 100% wordt beheerd via de API op basis van gegevens in ons systeem. Ze hoeven AdvicePay nooit te verlaten en kunnen al hun contracten beheren, volgen en downloaden vanuit onze toepassing. Het matchen van facturen met contractgegevens helpt hen om crediteuren en debiteuren op één lijn te brengen, wat hun bedrijfsresultaten drastisch kan verbeteren,” zegt Joe.
Adviseurs versnellen contractbeheer met 50%
Wanneer Dropbox Sign in de AdvicePay-toepassing is ingesloten, selecteren gebruikers eenvoudig een van de Dropbox Sign-sjablonen om het contract te maken. Joe vertelt: “We hebben ons doel bereikt om binnen één of twee klikken handtekeningen te kunnen toevoegen en we hebben een externe workflow voor onze gebruikers geëlimineerd.
In plaats van twee of drie keer zo veel tijd te besteden aan het maken en afstemmen van facturen en contracten wordt dit nu allemaal automatisch geregeld. Hierdoor kunnen adviseurs nu twee keer zo snel contracten beheren."
Uitbreiding naar zakelijke FinTech-markt
Door DTM-integratie kan AdvicePay uitbreiden naar de zakelijke markt. Zoals Joe zegt: “We werkten al ongeveer een jaar samen met een van de grootste makelaars/handelaren. Toen ze hoorden dat we e-handtekeningen met HelloSign [nu Dropbox Sign] in onze workflow hadden geïntegreerd, waren ze klaar om een deal te sluiten en tekenden ze snel daarna.
We zijn onlangs een samenwerking aangegaan met TD Ameritrade en enkele andere grote bedrijven. Dit soort bedrijven, met 100 tot 1.000 adviseurs, sluiten contracten af voor vrijwel alles waar ze aan werken.
eSignatures zijn het omslagpunt geweest waardoor AdvicePay vooruitgang kon boeken bij onze doelen voor uitbreiding naar de zakelijke markt."
30% winst voor de zakelijke klanten van AdvicePay
De grote winst voor ondernemingen zijn de kostenbesparingen in het gegevensbeheer en de administratieve tijd. Die laatste heeft directe gevolgen voor hun bedrijfsresultaten. Met de synchronisatie die AdvicePay mogelijk maakt voor facturen en contracten, evenals de mogelijkheid voor adviseurs om de contract- en betalingsstatus op het platform te bekijken, besteden bedrijven nu minder uren aan administratieve taken voor essentiële documenten.
Voor die zakelijke klanten die ook betaalden voor een elektronisch documentabonnement heeft de Dropbox Sign-integratie bovendien ook die hoge kosten geëlimineerd.
“Dankzij HelloSign [nu Dropbox Sign] kan ons platform verkeerd afgestemde facturen en contracten elimineren, wat onze zakelijke klanten helpt de administratieve tijd terug te verdienen die ze besteedden aan het beheren en oplossen van die inconsistenties. Het stelt grote ondernemingen in staat hun winst met 30% te verhogen,” voegt Joe toe.
Wat biedt de toekomst voor AdvicePay?
AdvicePay heeft een geïntegreerde, compliant en probleemloze toepassing ontwikkeld en is begonnen grote vooruitgang te boeken op de zakelijke markt. Ze hebben hun zinnen gezet op het uitbreiden van het serviceaanbod om een breder publiek te bereiken.
“We voegen meer workflows voor e-handtekeningen op ondernemingsniveau toe, zodat onze gebruikers ook facturering van activa onder beheer en op vergoedingen kunnen vergemakkelijken. We zijn ervan overtuigd dat onze samenwerking met HelloSign [nu Dropbox Sign] ons zal helpen dit te bereiken,” zegt Joe.
Wil je ook dezelfde resultaten zien als AdvicePay? Vraag ons naar Dropbox Sign!
Dropbox Sign is de eenvoudigste manier om juridisch bindende elektronische handtekeningen voor bedrijven te verzenden, ontvangen en beheren. Lees meer over onze toonaangevende API door onze ontwikkelaarsdocumentatie te bekijken of bouw en test gratis door een gratis ontwikkelaarsaccount aan te maken. Als je hulp wilt bij het uitzoeken welk Dropbox Sign-product het beste bij je past, plan dan een demo in met het API-team van Dropbox Sign om te zien hoe we je bedrijf kunnen stroomlijnen.
Contact opnemen
