LodgeiT procesa 100 000 firmas al mes con Dropbox Sign API
LodgeiT simplifica la declaración de impuestos de las empresas en Australia. Se integra con programas de contabilidad populares para agilizar el proceso y reducir el trabajo manual, de forma que la preparación de los formularios fiscales sea más fácil y eficiente.
Ya no prestamos asistencia al producto Dropbox Forms
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Firma manual de documentos en varios pasos, lo que provoca errores, retrasos y sanciones
LodgeiT simplifica la declaración de impuestos para empresas y contables en Australia. Se integra con programas de contabilidad populares para reducir el papeleo y agilizar las presentaciones ante la Oficina de Impuestos de Australia (ATO). Todo empezó cuando Andrew Noble, contable, se inspiró en el mundo de la tecnología y decidió combinar sus conocimientos de ambos campos.
"Declarar impuestos puede ser aburrido, pero a los profesionales del mercado les gusta LodgeiT porque adoptamos nuevos enfoques técnicos", comenta Andrew Noble, fundador de LodgeiT.
Los contables necesitan la aprobación del cliente antes de presentar las declaraciones de impuestos, pero LodgeiT no tenía una forma integrada de gestionar la firma de documentos. «Utilizábamos herramientas de PDF, que requerían muchos pasos manuales: exportar informes, cargarlos en una aplicación de firma e insertar campos manualmente», explica Noble. No había ningún vínculo entre los sistemas, por lo que era imposible monitorizar el progreso y los documentos podían perderse, lo que provocaba retrasos y sanciones.
LodgeiT necesitaba una solución perfecta que funcionara en su software y fuera compatible con su pila tecnológica.
«La función de firma digital, impulsada por Dropbox Sign API, es, sin duda alguna, uno de los principales atractivos de nuestro producto: nuestros usuarios valoran muchísimo las miles de horas que han podido ahorrar".
Integrar la firma de documentos en la plataforma, automatizando cada paso
LodgeiT integró Dropbox Sign directamente en su plataforma a través de su API, lo que agilizó el proceso de firma. "La implementación se llevó a cabo sin problemas, y el equipo de Dropbox estuvo ahí para ayudarnos en todo lo que necesitáramos", añade Noble.
Hoy en día, firmar documentos es muy fácil. Los clientes importan documentos contables y LodgeiT los prepara extrayendo la información relevante y configurando los campos de firma. Con un clic, el documento se envía a firmar, lo que permite a los destinatarios completar este paso desde cualquier dispositivo. Los recordatorios automáticos, programados según las preferencias del cliente, ayudan a garantizar que la firma se complete a tiempo. «Los contables pueden llevar un seguimiento del estado del documento en todo momento», explica Noble. «Además, el sistema lo archiva todo automáticamente y envía una copia al cliente».
Los clientes también pueden enviar correos electrónicos a través del sistema LodgeiT para avisar a los destinatarios de que hay que firmar un nuevo documento. Para simplificar este proceso, pueden elegir entre unas 15 plantillas de correo electrónico diseñadas por LodgeiT o personalizarlas a su gusto.
Miles de horas ahorradas, con documentos organizados, accesibles y protegidos
Los clientes de LodgeiT no tardaron en adoptar la nueva función. "Enviamos un correo electrónico en el que les informábamos de que la firma de documentos estaba disponible, y no necesitaron nada más. Además, no hay que completar ninguna formación", explica Noble.
Hoy en día, alrededor de 1500 empresas de contabilidad utilizan Dropbox Sign. "Cada vez se usa más: en las horas punta, tramitamos casi 100 000 firmas digitales", afirma Noble.
El ahorro de tiempo es inmenso. "Imagina que una empresa tuviera que tramitar manualmente 200 firmas: llevaría muchísimo tiempo", añade Noble. "La función de firma digital es, sin duda, uno de los principales atractivos de nuestro producto: nuestros usuarios valoran mucho las miles de horas que han podido ahorrar".
El sistema integral de LodgeiT también mejora la organización, al eliminar los errores y la pérdida de documentos. "Cuando se cambia de plataforma, se pasan cosas por alto. Con Dropbox Sign, todo se mantiene conectado", afirma Noble.
Dropbox Sign gives LodgeiT and its customers peace of mind with advanced security. “As an ISO 27001-certified organization, security is a huge consideration. With Dropbox, you know top-notch security is in place,” adds Noble.
El proceso de firma digital, rápido y seguro, también se ha convertido en una ventaja competitiva clave. "La firma digital es fundamental para seguir siendo competitivos en el mercado y se ha convertido en una parte imprescindible de nuestra oferta", afirma Noble. "Me enorgullece que hayamos logrado afianzarnos en un mercado en el que predominan los proveedores tradicionales. Nuestro objetivo es convertirnos en la empresa líder en el sector del cumplimiento normativo en Australia en los próximos años".
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