Cambio de imagen, pero ¡el mismo gran producto! HelloSign ahora es Dropbox Sign.
¿Tu CRM te está ayudando a vender?
Según los estudios, los equipos comerciales solo pueden dedicar alrededor de un 39 % de su jornada a las ventas. El resto del tiempo se dedica a tareas administrativas y de otro tipo, como redactar contratos, enviar documentos y pedirles a los clientes que firmen los documentos.
Gracias a la combinación dinámica de una solución de CRM potente y la eficiencia de las firmas electrónicas, tu equipo comercial podrá librarse de tareas que le quitan tiempo y centrarse en lo que mejor se le da.
Sigue leyendo para saber cómo.
Plantillas para preparar contratos más rápido
En el caso de los contratos, las plantillas son la mejor opción.
Piensa que, si puedes crear plantillas para los contratos y acuerdos que más usas, ahorrarás mucho tiempo de preparación, sobre todo si envías una gran cantidad de documentos.
Con Dropbox Sign, la integración en tu CRM es sencilla: solo tienes que subir el documento, seleccionar a los firmantes, arrastrar y soltar los campos de firma y guardar la nueva plantilla para usarla tanto como haga falta.
Ahora, en lugar de tener que preparar a mano un documento de veinte formas distintas, la mayoría del trabajo ya está hecho gracias a una plantilla. Además, verás que los contratos siempre tienen el formato adecuado, así que la marca y el diseño siempre serán coherentes.
Rellena automáticamente contratos con los datos de contacto de tu CRM
Si bien introducir datos es una tarea importante, no siempre es interesante, sobre todo si hay contratos de por medio. Tampoco es que sea una tarea propia del equipo comercial, que —obviamente— tendría que encargarse de cerrar ventas.
Por suerte, con las integraciones de las firmas electrónicas en las soluciones de CRM, se eliminan la mayoría de las tareas manuales.
Cuando creas un contrato con Dropbox Sign, puedes seleccionar un contacto de tu CRM y rellenar automáticamente los campos del contrato con los datos de contacto que tengas en tu base de datos. De esta manera, no tendrás que perder tiempo escribiendo ni pegando toda la información y sabrás seguro que la información es correcta y está actualizada. Dedicarás más tiempo a cerrar acuerdos y dispondrás de un proceso de gestión de contratos más optimizado para los clientes.
Envía contratos a firmar directamente desde tu CRM
Exportar contratos de una plataforma, enviárselos a los clientes en otra plataforma y, después, hacer el seguimiento de cada uno parece complicado.
Además, es totalmente innecesario.
¿Y si, en cuestión de minutos, tu equipo pudiera acceder al CRM, encontrar un contacto y enviarle un documento para que lo firmara? Con una integración de firmas electrónicas, eso es posible.
Al enviar contratos directamente desde tu CRM, el proceso para solicitar firmas será sencillo y estará centralizado, por lo que ahorrarás tiempo y habrá menos equivocaciones.
Consulta el estado de las firmas directamente desde tu CRM
Después de enviar un contrato a firmar, es probable que te encuentres con dos grandes dificultades: saber el estado de la firma y hacer un seguimiento de las solicitudes de firma incompletas.
Las integraciones en CRM de Dropbox Sign, como la de HubSpot o la de Salesforce, son útiles para ver fácilmente y en tiempo real en qué fase de firma está un documento e incluso recibir alertas en cuanto se firme, lo que ayuda a los equipos a no perder el ritmo.
¿Y qué pasa con el seguimiento? Obviamente, tu equipo sabe que tiene que enviar cierta cantidad de recordatorios si no recibe una respuesta, pero sería mucho más fácil ahorrarles trabajo y, al mismo tiempo, saber que los recordatorios se envían con un proceso automatizado.
Con Dropbox Sign, se pueden enviar recordatorios automáticos cada tres y siete días de forma predeterminada, pero también se pueden ajustar las solicitudes de seguimiento a la frecuencia que se prefiera.
Almacenamiento de contratos automático
El contrato está firmado y has cerrado un acuerdo. Te paras a celebrarlo y, luego, vas a por la siguiente venta.
El proceso de un contrato no debería terminar cuando se firma. Almacenar los contratos de forma correcta después de las ventas es igual de importante.
Cuando los contratos se quedan parados en hilos de correo, carpetas varias de cualquier ordenador o un viejo archivador, el margen de error y desorganización es demasiado amplio. Lo que menos te interesa es que el equipo pierda un tiempo y una energía muy valiosos, buscando contactos sin saber dónde mirar o, aún menos, buscando documentos que se han perdido.
Para evitarlo, usa Dropbox Sign, que te ayuda a desarrollar un sistema de gestión de contratos más simple y seguro. Si integras Dropbox Sign en tu herramienta de almacenamiento favorita, podrás almacenar automáticamente los contratos firmados en cuanto se completen. Así te asegurarás de que no pierdes ningún contrato ni el tiempo con tareas administrativas.
La integración de firmas electrónicas ayudó a Symphonic a automatizar más de 400 solicitudes de documentos al mes
Symphonic, de Florida (EE. UU.), es una plataforma de distribución de música independiente que lleva ayudando a los artistas a publicar su música desde 2006.
Si nos fijamos en la variedad de servicios que ofrece, como distribución de música y vídeo, cobro por derechos de autor y marketing, nos daremos cuenta de que es una empresa que gestiona muchos documentos importantes.
¿Qué dificultades hubo?
Preparar contratos y firmar con nuevos artistas en grandes volúmenes.
Escanear contratos, enviar archivos PDF por correo electrónico y firmar documentos en persona les parecía anticuado y demasiado complejo en comparación con la naturaleza digital del mundo musical o las expectativas de sus clientes. Necesitaban una solución que les permitiera agilizar el proceso de firma para los artistas y también que se integrara sin problemas en los sistemas que usaban.
Por eso recurrieron a Dropbox Sign.
¿Cuáles fueron los resultados?
- Automatizaron más de 400 solicitudes de documentos al mes.
- Consiguieron preparar documentos más rápido gracias a las más de 60 plantillas de Dropbox Sign.
- Integraron sin complicaciones las firmas electrónicas en el CRM que ya usaba el equipo (HubSpot).
- Pudieron ofrecerles un proceso de firma en general más rápido y eficaz a sus clientes.
Potencia las ventas con una integración de firmas electrónicas en una solución de CRM
Combinar tu CRM con las posibilidades de las firmas electrónicas te permite crear plantillas de tus documentos, enviar contratos, recibir firmas y mucho más fácilmente y desde un solo lugar.
Además, gracias a Dropbox Sign, podrás conectar tu integración en menos de un minuto y ponerte a mejorar el servicio que les ofreces a tus clientes y a trabajar mejor.
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