Flatlooker nutzt HelloSign, um Mietern und Vermietern das Leben zu erleichtern
Der Online-Marktplatz Flatlooker, der Langzeitmieter mit Vermietern und Immobilienverwaltern in Kontakt bringt, verkürzt mit HelloSign die Bearbeitungszeit von Mietverträgen von 30 auf nur 10 Tage.
Das Ergebnis
Beantragung eines Mietverhältnisses um 20 Tage verkürzt
Automatische Verarbeitung von über 2.000 Signaturen pro Monat
Monatliche Einsparung von mehreren tausend Euro bei manuellen Arbeiten und Verwaltung
Unternehmensprofil
Verwaltung mehrerer Verträge und Plattformen
Die bei der Vermietung von Immobilien in Frankreich anfallenden Verwaltungsaufgaben sind sowohl für Mieter als auch für Vermieter lästig. Im Jahr 2016 hat sich daher die nativ digitale Immobilienvermittlung Flatlooker aufgemacht, dies zu ändern.
Flatlooker setzt an der starken Regulierung des Marktes und der nahezu endlosen Menge an Dokumenten an, die unterzeichnet, gegengezeichnet, sicher aufbewahrt und verwaltet werden müssen. „In Frankreich wird dieser Prozess seit hunderten von Jahren manuell verwaltet“, erklärt Nicolas Goyet, Mitbegründer und CEO von Flatlooker. „Wir ersetzen dies durch eine digitale Lösung.“
Um das Unterzeichnen durch Mieter und Vermieter digital zu erleichtern, zu erfassen und zu verwalten, hatte Flatlooker eine eigenständige Lösung mithilfe von DocuSign bereitgestellt – die jedoch keine zufriedenstellende Kundenerfahrung lieferte.
„Unsere vorherige Lösung hat Dokumente, z. B. Verträge oder Bürgschaftsvereinbarungen, als Links gesendet. Die Unterzeichner wurden dann weg von unserer Plattform zu einer separaten Website geleitet, um dort den Unterzeichnungsprozess abzuschließen. Der Unterschied beim Branding hat unsere Kunden gestört und irritiert. Wir wollten eine Lösung ohne Weiterleitung.“
Dann kam COVID-19 und Flatlooker wurde zur einzigen Lösung, mit der Menschen während des Lockdowns mieten und vermieten konnten. Dies führte zu einem erheblichen Wachstum, weshalb Flatlooker eine neue Lösung für den Vertragsworkflow brauchte. „COVID hat dazu beigetragen, dass die Menschen von der traditionellen Art, eine Wohnung zu mieten, abgekommen sind. Früher wollte jeder eine Wohnung besichtigen, bevor er sie gemietet hat. Jetzt sind sie glücklich über unsere virtuellen Rundgänge und den zu 100 Prozent digitalisierten Mietvertragsprozess.
Um mit dem neuen Wachstum Schritt zu halten, eine einfachere Vertragsverwaltung anzubieten und Mietern und Vermietern ein erstklassiges Kundenerlebnis zu bieten, machte sich Flatlooker auf die Suche nach einer neuen Lösung. Und hat HelloSign gefunden.
„Wir haben festgestellt, dass sich HelloSign einfach integrieren lässt, einen guten Preis bietet und über einen passenden Funktionsumfang verfügt. Wir haben die Lösung für einige unserer Workflows für Dokumente bereitgestellt und sofort festgestellt, dass die Erfahrung professioneller ist und unsere Kunden den neuen Prozess schätzen.
HelloSign unterstützt die schnellere Vermietung von Immobilien
Die anfängliche HelloSign-Integration von Flatlooker half, neue Vermieter auf die Plattform zu bringen. Eine eingehende Untersuchung zeigte, wie Flatlooker die Benutzererfahrung in der letzten Phase des Vertragsworkflows verbessern konnte, in der Vermieter den Vertrag unterschreiben und beitreten müssen. „Für Flatlooker war entscheidend, Vermietern ein nahtloses Onboarding-Erlebnis zu bieten. Es handelt sich möglicherweise um ihre erste Interaktion mit unserer Marke – und der erste Eindruck ist wichtig. HelloSign hat sich in diesem Prozess als großer Erfolg erwiesen“, erklärt Nicolas Goyet.
Dank ihrer leicht verständlichen Dokumentation in der passenden Programmiersprache war die HelloSign API einfach in den Workflow integrierbar. Und beim Testen arbeitete sie schneller und erforderte von Seiten der Vermieter weniger Aufwand beim Ausstellen des Vertrags, als die vorherige Lösung. „Die Benutzererfahrung ist wesentlich besser. Vorher war sich jede zweite Person unsicher, wie und wo sie unterzeichnen sollte“, erklärt Nicolas. Diese Lernerfahrung belegte den Wert von HelloSign und inspirierte Flatlooker, weitere Anwendungsfälle im gesamten Unternehmen zu ermitteln, in denen Abläufe und Dokumentworkflows optimiert werden konnten.
Eine weitere komplexe Aufgabe stellt die Handhabung mehrerer Signaturen für ein Objekt dar. Egal, ob es sich um ein Paar oder um Freunde handelt, die gemeinsam eine Wohnung mieten, alle Mieter müssen den Vertrag unterzeichnen. Die Verwaltung mehrerer Versionen desselben Mietvertrags und die Nachverfolgung, welche Mieter unterschrieben haben und welche nicht, war zeit- und ressourcenintensiv. Über die HelloSign API können die Teams von Flatlooker jetzt mehrere Personen gleichzeitig zum Unterzeichnen auffordern oder die Unterzeichnung der Dokumente in einer bestimmten Reihenfolge anfordern. „Wir können sogar sehen, wo sich ein Vertrag befindet und eine Erinnerung an die Person senden“, sagt Nicolas Goyet.
Jeden Monat sind über 2.000 Signaturen erforderlich. Durch die Automatisierung der Vertragsworkflows hat sich die Zahl der Supportanfragen verringert – unsere Mitarbeiter können sich auf wertvollere Aufgaben konzentrieren, die das Wachstum des Unternehmens fördern.
„Wir replizieren oder verbessern systematisch die Workflows des vorherigen Systems und bieten so Mietern und Vermietern an allen Kontaktpunkten ein zunehmend nahtloses Erlebnis. Verträge werden schneller unterzeichnet, während des gesamten Prozesses treten weniger Fragen auf und wir können den manuellen Aufwand und den benötigten Support deutlich reduzieren.“
Beantragung eines Mietverhältnisses von 30 auf 10 Tage verkürzt
Die Abwicklung der Vermietung einer Wohnung dauert üblicherweise rund 30 Tage. Mit der HelloSign API können Kunden von Flatlooker die Vermietung von Immobilien jedoch in nur 10 Tagen abwickeln. Dank der Digitalisierung der Vertragsworkflows und der Direktheit der Plattform können sich Vermieter und Mieter viel schneller einigen.
Automatische Verwaltung von über 2.000 Signaturen pro Monat
Die Automatisierung des Vertragsprozesses durch die Integration der HelloSign API in die internen Systeme von Flatlooker hat den Aufwand und die Kosten für die Verwaltung von über 2.000 Unterschriften pro Monat erheblich reduziert.
100 % prüffähig und sogar noch sicherer
Mit der Integration der HelloSign API in seine bestehende Plattform verfügt Flatlooker über einen umfassenden digitalen Fußabdruck und ein sicheres Prüfprotokoll für die tausende Verträge, die jeden Monat bearbeitet werden. Wenn jetzt Aufsichtsbehörden prüfen möchten, ob alles so abläuft, wie es sollte, kann die Einhaltung der Richtlinien, Vorschriften und gesetzlichen Anforderungen durch einen einfachen Prozess nachgewiesen werden.
Was plant Flatlooker als Nächstes?
Flatlooker befindet sich mit HelloSign noch relativ in der Anfangsphase und möchte die Nutzung der Plattform auf das gesamte Unternehmen ausweiten. „Wir freuen uns darauf, endlich voll und ganz zu HelloSign zu migrieren und unsere gesamten Workflows für Verträge und Dokumente zu automatisieren. Es hat sich für uns als unglaublich wertvoll erwiesen, unsere bestehenden Prozesse zu optimieren, und wir freuen uns darauf, herauszufinden, wie uns dies in weiteren Bereichen des Unternehmens helfen kann“, sagt Nicolas.
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