Sådan sparer Dropbox Sign tid og eliminerer fejl i HR og salg
Process Street hjælper virksomheder med at administrere gentaget arbejde, forenkle processer og øge den samlede effektivitet gennem kodefri software til automatisering af arbejdsgange.
Vi understøtter ikke længere produktet Dropbox Forms
Resultater
Giver e-signaturfunktionalitet i mere end 5000 Process Street-kundeapps
30 minutter
Sparer 30 minutter pr. skabelon
Færre dataindtastningsfejl
Firmaprofil
Vi løfter automatisering af arbejdsgange til det næste niveau
Da verden begyndte at vende sig mod digitale værktøjer for at erstatte traditionelle papirprocesser, såsom onboarding af medarbejdere og salgstilbud, skete der noget uventet: Teams var nu nødt til at håndtere et voksende antal værktøjer for at gennemføre disse processer.
Det var ikke kun tidskrævende for medarbejderne at frem og tilbage mellem forskellige værktøjer – det øgede også risikoen for, at der sneg sig fejl ind, når medarbejderne kopierede og indsatte oplysninger som CPR-numre, routingnumre og adresser mellem værktøjerne.
Process Street skabte derfor deres kodefri platform til automatisering af arbejdsgange for at hjælpe virksomheder med at fremskynde hverdagens processer. “Alle virksomheder har mindst én gentagende proces, som kan effektiviseres. Det er, hvad Process Street gør,” siger Ashley Chain, Director of People and Operations hos Process Street.
Men en stor del af disse processer – såsom onboarding af medarbejdere og udarbejdelse af salgstilbud – involverer at udfylde oplysninger og anmode om underskrifter. Process Street havde erfaring med at bruge e-signaturer til disse opgaver, men virksomhedens tidligere e-signaturværktøj var plaget af en dårlig grænseflade og kunne ikke integreres med Process Streets interne arbejdsgange. Det betød, at Process Street måtte bruge et helt separat værktøj til at underskrive dokumenter, og virksomhedens kunder stod over for det samme dilemma.
På HR-siden skaber denne ineffektivitet forsinkelser i jobtilbud, onboarding og forfremmelser, hvilket potentielt kan medføre, at man mister gode kandidater.
På salgssiden kan det trække ud med at få tilbud og lukke aftaler, hvilket frustrerer potentielle kunder og potentielt bringer salget i fare.
For at løse problemet gik Process Street på jagt efter en e-signaturløsning, der ville give deres team og kunder mulighed for at udvikle komplette arbejdsgange med e-signaturfunktionalitet.
Og det varede ikke længe, før Process Street opdagede Dropbox Sign.
“Automatiseringen af processen til udarbejdelse af kontrakter sparer mindst 30 minutter for mig hver eneste gang, jeg sender en jobkontrakt til en ny medarbejder med Dropbox Sign.”
Dropbox Sign giver Process Street en problemfri proces til underskrivelse
Process Street tilbyder Dropbox Sign-underskriftsfunktionalitet til arbejdsgange gennem Zapier-automatisering.
På denne måde kan Process Street og deres kunder drage fordel af virksomhedens mere end 800 skabeloner til arbejdsgange eller skabe deres egne arbejdsgange til opgaver, der kræver underskrifter, herunder onboarding af medarbejdere, udførelse af baggrundstjek eller underskrivelse af salgskontrakter. Når brugerne sender anmodninger om underskrifter ud, kan de blot forbinde Process Street med deres Dropbox Sign-konto via Zapier for at bygge automatiserede arbejdsgange til underskrivning.
Det siger meget om produktet, at Process Street bruger Dropbox Sign e-signaturintegrationen i deres egne interne processer. I Process Streets HR-afdeling bruger Ashley Dropbox Sign Zapier-automatiseringen til at udarbejde og sende jobkontrakter til nyansatte. Når en nyansat mundtligt accepterer et jobtilbud, starter Ashley en automatiseret arbejdsgang i Process Street. Den nye medarbejders oplysninger hentes derefter fra systemet og indsættes i de relevante felter i Dropbox Signs jobkontraktskabelon. Med de forudfyldte oplysninger kan Ashley sende en officiel jobkontrakt til underskrift hos kandidaten inden for få minutter. “Automatiseringen af processen til udarbejdelse af kontrakter sparer mindst 30 minutter for mig hver eneste gang, jeg sender et jobtilbud til en ny medarbejder med Dropbox Sign.”
Ud over fordelene ved ansættelse har det også været værdifuldt for Process Street at slippe for dobbelthåndtering og manuel flytning af oplysninger mellem værktøjer. Deres HR- og salgsteams har reduceret mængden af dataindtastningsfejl betydeligt.
“Der er ingen risiko for, at vi bliver nødt til at gå tilbage og sige: ‘Det var bare for sjov, det var det forkerte nummer’. Derfor sparer vi tid internt uden at være stressede over, om noget er blevet indtastet eller angivet forkert,” forklarer Ashley.
Det var også nemt og ligetil for Process Street at få integrationen op at køre. Ashley kunne konfigurere integrationen selv i første forsøg, og når hun havde spørgsmål, var Dropbox Signs supportteam klar til at træde til og hjælpe. “Jeg havde et spørgsmål om, hvordan min signatur blev vist, og supportteamet var virkelig hjælpsomt. Deres medarbejdere guidede mig igennem det hele, de var lydhøre, og de fik hurtigt løst problemet,” husker Ashley. “Salgsafdelingen sagde det samme, da de konfigurerede Zapier til deres salgstilbud. Vi har alle haft meget positive oplevelser med supportteamet.”
Med Zapier-integrationen har Process Street kunnet spare den tid og de mange kræfter, det ville kræve at bygge et e-signaturværktøj selv. “Det ville være en kæmpe opgave selv at skabe noget som dette til vores platform," siger Ashley. “Det har også været en stor fordel for os at kunne vise vores kunder, at vi har denne integration med vores produkter og at det er nemt at sætte op med Zapier.”
Dropbox Sign gør arbejdsgangene til underskrivning smertefri
Et væld af underskriftsmuligheder for Process Streets kunder
Process Streets kunder kan føje e-signaturanmodninger til deres arbejdsgange ved at forbinde Dropbox Sign med Process Street-platformen via Zapier. Det betyder, at Dropbox Sign kan bruges i Process Street-arbejdsgange med mere end 5000 apps, herunder Salesforce, hvilket skaber fleksible nye anvendelsesmuligheder.
30 minutter sparet pr. kontrakt
Takket være Dropbox Sign kan dokumenter som jobkontrakter eller salgstilbud oprettes, udfyldes og sendes på blot et par minutter.
Færre dataindtastningsfejl
De autoudfyldte data i kontrakterne betyder, at Process Streets medarbejdere og kunder ikke behøver at bekymre sig om at begå fejl, når de udarbejder dokumenter.
Hvad er det næste skridt for Process Street?
Fremover planlægger Process Street at udgive nye funktioner og forbedre de nuværende på grundlag af feedback fra kunderne. Med hver opdatering håber virksomheden at gøre processerne mere skræddersyede til kundernes behov. “Vi arbejder på at forbedre vores betingede logikfunktion og introducere ting, som vi har hørt, at vores kunder virkelig ønsker, som f.eks. formulardatasæt. Ting, der kan dykke dybere ned i visse processer og give kunderne mulighed for at tilpasse endnu mere, hvilket er virkelig spændende og meget nørdet. Men vi finder det superspændende.”
Er du klar til at se resultater som StaffUpApp?
Dropbox Sign er den nemmeste måde at sende, modtage og administrere juridisk bindende, e-signaturer på for virksomheder. Vores e-signaturløsning er to år i træk nomineret af G2 til den bedste målt på brugervenlighed. Den effektiviserer de vigtigste arbejdsgange og gør dem hurtigere og mere sikre. Tilmeld dig, og prøv den gratis i dag, så din virksomhed kan blive mere digital.
Kontakt os
