Sådan bruger EqualTo e-signaturer til ansættelser og til at lukke aftaler hurtigere
EqualTo er en nystartet virksomhed fra Berlin, som hjælper softwareteams med at integrere regnearksteknologi i deres produkter.
Vi understøtter ikke længere produktet Dropbox Forms
Manuel underskrivning af kontrakter får ansættelser og forretningsaftaler til at gå i stå
EqualTo-teamet har udviklet en regnearksteknologi til softwareingeniører. Dette giver ingeniører mulighed for nemt at føje regnearksfunktioner til deres produkter.
Som softwarevirksomhed er EqualTo dog altid på udkig efter metoder til at automatisere og optimere processer. Et af EqualTos interne områder med ineffektivitet var ansættelser. På et konkurrencepræget jobmarked kan det koste gode kandidater, tid og penge, hvis man processen ikke går hurtigt nok. Hos EqualTo kunne ansættelsesprocessen ikke blot blive forsinket af behovet for våde underskrifter, men også det ekstra trin med at skulle sende fire forskellige dokumenter ud med posten. Disse kontrakter omfatter en ansættelseskontrakt, en fortrolighedserklæring, en aftale om medarbejderbredbånd og en aftale om aktieoptioner, og yderligere dokumenter, hvis der er behov for et visum.
“Forestil dig, at du ansætter fire eller fem personer på en måned. Der er allerede mange andre dokumenter, der skal underskrives. Hvis man udfører processen med papir, er det rent tidsspild og utrolig ineffektivt”, siger Dmitri Kemenev, Vice President of Finance and Operations hos EqualTo. De ekstra dage, man bruger på at sende og vente på dokumenter, kan også medføre, at nyansatte medarbejdere fortryder deres ansættelse hos EqualTo, fordi de har modtaget et tilbud fra en anden virksomhed eller ændret mening.
EqualTo vil ikke kun ansætte de største talenter – de vil også gerne lukke aftaler så hurtigt som muligt. Når EqualTo arbejder med kunder og tredjepartsleverandører, skal de have underskrevet en lang række dokumenter, herunder salgskontrakter, fortrolighedserklæringer, leverandørformularer og forhandleraftaler. Men denne proces kan trække ud, når man sender dokumenter via posten. Når dokumentet er blevet sendt med posten, kan der gå flere dage, før det når frem. Den person, som modtager dokumentet (og som måske ikke er den tilsigtede adressat), skal videregive kontrakten til underskriveren. “Man vil gerne have tingene underskrevet hurtigt. Man har bestemt ikke lyst til at bruge tid på at udskrive, tage på postkontoret og afsende dokumenter med posten. Hvem ved, hvornår dokumenterne rent faktisk når frem?” siger Dmitri.
E-signaturer har spillet en vigtig rolle i EqualTos overordnede virksomhedssucces og succesfulde ansættelsesproces, og det er derfor, at virksomheden valgte at kigge mod Dropbox Sign.
“Når vi bruger e-signaturer i ansættelsesprocessen, kan vi spare 3-5 dage… Vi kan ansætte gode kandidater, fordi vi er hurtigere end andre virksomheder – og vi er hurtigere, fordi Dropbox Sign hjælper os”.
E-signaturer gør ansættelse og underskrivning af kontrakter mere strømlinet
Dmitri og stifterne af EqualTo havde benyttet Dropbox Sign hos deres forrige virksomhed. De havde tillid til, at Dropbox Sign kunne levere den effektivitet, som den nystartede virksomhed havde brug for, så de implementerede e-signaturer tidligt.
I henhold til tysk lovgivning skal ansættelseskontrakter underskrives med blæk, men EqualTo bruger Dropbox Sign til at underskrive disse kontrakter elektronisk først, som et tegn på god tro. Det hjælper EqualTo med at holde på kandidater, selv når nyansatte medarbejdere venter på officielt at underskrive en fysisk kontrakt.
EqualTo anvender kun e-signaturer til andre dokumenter til nyansatte medarbejdere, som f.eks. fortrolighedserklæringer, aftaler om medarbejderbredbånd og aftaler om aktieoptioner. Det fremskynder onboardingen og gør ansættelsesprocessen mere effektiv helt generelt.
“Ved at bruge e-signaturer i ansættelsesprocessen kan vi spare tre til fem dage”, siger Dmitri. “Det er vigtigt i ansættelsesprocessen. Vi kan ansætte gode kandidater, fordi vi er hurtigere end andre virksomheder – og vi er hurtigere, fordi Dropbox Sign hjælper os”.
Det også meget nemmere at få kunder og leverandører til at underskrive dokumenter. E-signaturer giver EqualTo mulighed for nemt at sende dokumenter til den person, der har bemyndigelse til at underskrive dem, i stedet for at skulle gennemgå den langsommelige proces med at sende dokumenter via posten og håbe, at de kommer ud til den rigtige person i rette tid. Det fremskynder aftaler inden for salg og forhandleradministration.
Dropbox Signs dokumentsporing i realtid betyder desuden, at EqualTo har fuld indsigt i status for kontrakter – medarbejderne ved derfor, om en underskriver har modtaget eller set en kontrakt, og hvornår det er tid til at følge op. “Dropbox Sign giver os mulighed for hurtigt at indhente underskrifter i stedet for at skulle sende kontrakter med posten, især i den nye hverdag, der er præget af fjernarbejde. Med Dropbox Sign kan man også se status for underskrivere – hvem der allerede har underskrevet, og hvem der ikke har – og man kan konfigurere automatiske påmindelser. Jeg mener, at den største fordel er, at man sparer en masse tid”, forklarer Dmitri.
Den strømlinede proces har betydet, at EqualTos medarbejdere har fået tid til at fokusere på vigtigere prioriteter. Før skulle en kontorchef sende, modtage og holde styr på alle disse kontrakter og relaterede dokumenter. Ved at automatisere disse administrative opgaver ved hjælp af e-signaturer har EqualTo fjernet behovet for at ansætte ekstra medarbejdere til at udføre sådanne trivielle opgaver.
Dropbox Sign gør det mere effektivt at drive virksomhed
Forkorter ansættelsesprocessen med 3-5 dage
Ved at afsende størstedelen af ansættelsesdokumenter via Dropbox Sign har virksomheden fremskyndet ansættelsesprocessen og dermed minimeret risikoen for, at kandidaterne tager imod et andet tilbud.
Slip for papirtungt arbejde
EqualTo behøvede ikke at ansætte en kontorchef til at holde styr på afsendelse og indsamling af underskrifter via e-mail.
Anmodninger om underskrift sendes eksternt og direkte til underskrivere
Med e-signatur kan EqualTo sende og modtage anmodninger om underskrift direkte til og fra de rigtige personer – det fjerner ekstra trin og tidsspild, mens man venter på, at dokumenterne bliver modtaget.
Hvad er det næste for EqualTo?
EqualTo er en to år gammel virksomhed, og befinder sig aktuelt i seed-stadiet. Næste skridt er at sikre serie A-finansiering – noget, som virksomheden håber at opnå senest i 2024 eller før. Som Dimitri siger: “Det afhænger af markedssituationen. I øjeblikket er der relativt stille på investeringssiden, men vi er optimistiske i forhold til, hvor vi er på vej hen. Når vi når til serie A, kommer vi derfor sandsynligvis til opleve stor skalere og mange ansættelse”.
E-signaturer forbliver en vigtig del af de overordnede driftsprocesser hos EqualTo. “Det forsvinder ikke. Vi vil bruge elektroniske underskrifter, når det er muligt”, forklarer Dmitri. “Jeg kan derfor se antallet af elektroniske underskrifter stige i takt med vores vækst. Der er ingen grund til at tro, at det forbliver det samme eller falder”.
Er du interesseret i at se resultater som EqualTo?
Dropbox Sign er den nemmeste måde at sende, modtage og administrere juridisk bindende, elektroniske underskrifter på for virksomheden. Vores underskriftsløsning er to år i træk nomineret af G2 til den bedste målt på brugervenlighed. Den effektiviserer de vigtigste arbejdsgange og gør dem hurtigere og mere sikre. Tilmeld dig og prøv den gratis i dag, så din virksomhed kan blive mere digital.
Kontakt os
