Sådan bruger Valor Payroll Solutions Dropbox Sign
Valor Payroll Solutions er en uafhængig full-service-tjeneste til løn, tidsregistrering, rådgivning og HR. De hjælper små virksomheder med opsætning og navigation i lønregnskabets komplekse verden – med moderne teknologi og specialiseret support.
Vi understøtter ikke længere produktet Dropbox Forms
Når det gælder lønregnskab, er formular 8655 afgørende, når man skal kommunikere med IRS (skattevæsenet i USA) og få bemyndigelse til at handle på vegne af kunder. Da Valor Payroll er en løsning til små virksomheder i USA, ved de kun alt for godt, hvordan forsinkelser med at få nye kunders underskrifter på IRS-godkendelsesformularer kan blive til større lønproblemer. Uden officiel tilladelse kan Valor ikke handle på vegne af deres kunder, hvilket i sidste ende betyder, at de ikke kan udbetale løn til kundernes medarbejdere.
Forsinkelser ved onboardingen var et af de problemer, Christina Hageny, grundlægger og direktør i Valor, ville undgå, da hun lancerede sin virksomhed i 2020. Christina ville løse problemerne med onboarding af kunder, og hun startede med at identificere en af de grundlæggende årsager: Den forældede måde, hvorpå kunden modtog, underskrev og returnerede dokumenter. “Dem, som vi skulle have papirarbejdet fra, skulle enten selv købe en eller anden dyr software, eller også skulle de manuelt printe og scanne dokumenter,” forklarer Christina. Det betød, at der ofte kunne gå uger, før formularerne blev returneret.
Valor Payroll Solutions vidste, at de havde brug for en hurtigere og nemmere måde at onboarde klienter på. Derfor gik de over til Dropbox Sign for at få hjælp til at strømline underskriftsprocessen på en sikker måde, så det blev nemmere at sende dokumenter, få kundeunderskrifter og indhente rettidige IRS-godkendelser.
“Det, der før tog flere uger, tager nu få minutter … bare det at vide, at jeg kan sende materialet og glemme alt om det, vel vidende, at så snart kunden ser det, kommer det tilbage til mig med underskrift på. Det er en gamechanger.”
Valor Payroll Solutions bruger Dropbox Sign til at sende alle deres IRS-godkendelsesformularer elektronisk, hvilket eliminerer den langsommelige proces med at printe, underskrive og scanne papirdokumenter. Og da Dropbox Sign ikke kræver yderligere tredjepartsværktøjer til underskrivning, kan Valors kunder underskrive hvor som helst og på enhver enhed i løbet af få minutter. “Det gør livet lettere for mine kunder at bruge Dropbox Sign. De kan gøre det på deres telefon, de kan gøre det på deres computer – enhver enhed med internet. Uanset deres branche eller teknologiske formåen kan de stadig underskrive hele molevitten, og de kan gøre det meget hurtigt,” forklarer Christina.
Selv når kunder glemmer at underskrive, hjælper Dropbox Sign Valor med at få vigtige dokumenter færdiggjort hurtigt med automatiske påmindelser. I stedet for, at man skal bruge tid på at spekulere på, om et dokument er blevet modtaget, og sende opfølgningsmails til kunden, sporer Dropbox Sign alle dokumenter, som Valor sender til underskrift. Det udsender automatisk påmindelser, når dokumenter ikke er underskrevet – hvilket sikrer, at godkendelser bliver underskrevet, og at Valor kan behandle nye kunders løn til tiden.
Dropbox Sign sparer Valor for at skulle jagte papirarbejde, som ikke er underskrevet, og det gør det også hurtigere for dem at forberede dokumenter og sende dem ud til kunder. Med Dropbox Signs genanvendelige skabeloner kan Valor udfylde kundespecifikke detaljer og sende formularer med få klik – uden at skulle designe nye dokumenter hver gang.
Og da næsten alle dokumenter, som Valor håndterer og sender ud, indeholder følsomme oplysninger, er sikkerheden altid en topprioritet. Fysiske formularer bliver nemt væk, forlagt eller arkiveret forkert – og det bringer kundens data i fare. Men når Valor bruger Dropbox Sign + Dropbox-integrationen, bliver deres dokumenter automatisk gemt sikkert online og beskyttet af totrinsbekræftelse – så vigtige data aldrig falder i de forkerte hænder. “Fra et sikkerhedsmæssigt perspektiv hjælper Dropbox Sign, fordi jeg ved, at alt er sikkert, og at folk ikke kan få adgang til data. Det integreres også direkte med Dropbox, så man slipper for at skulle arbejde med PDF-filer og e-mail,” forklarer Christina.
En dramatisk reduktion af behandlingstiden
Da Valor Payroll Solutions har implementeret e-signaturer på tværs af deres arbejdsgange, kan kunderne nu underskrive når som helst og hvor som helst, hvilket reducerer behandlingstiden for forretningskritiske dokumenter til få minutter. Christina forklarer: “Vi snakker 10 sekunders behandlingstid for at få én af vores vigtigste formularer underskrevet, frem for at skulle vente en uge, to uger eller længere og skulle følge op på opgaven flere gange.”
Forbedret intern produktivitet
I stedet for at bruge timevis på at oprette dokumenter og vente på at få dem retur, bruger Valor nu tilpassede skabeloner og sender dem ud til underskrift på få minutter.
Tillidsskabende sikkerhed
Med sikker lagerplads, 2FA og nem integration med Dropbox kan Valors kunder være sikre på, at deres vigtige oplysninger er beskyttet mod ondsindede aktører.
Hvad er næste skridt for Valor Payroll Solutions?
Valor har oplevet vækst og udvikling, og deres brug af Dropbox Sign har fulgt med. I fremtiden planlægger Valor at udvide brugen af Dropbox Sign og udnytte de ubegrænsede skabeloner til at give alle deres kunder en bedre effektivitet og en papirløs onboarding-oplevelse.
Uanset om det drejer sig om at strømline onboardingprocessen, fremskynde lønregistreringen eller blot give kunden den nemmeste måde at underskrive et vigtigt dokument på, er Dropbox Sign en vigtig del af den daglige forretningsgang og vil fortsat være en af de vigtigste løsninger i Valors produktivitetsværktøjskasse.
Er du interesseret i at opleve samme resultater som Valor?
Dropbox Sign giver virksomheder den nemmeste måde at sende, modtage og administrere juridisk bindende elektroniske underskrifter på. Vores e-signaturløsning er tre år i træk nomineret af G2 til den bedste målt på brugervenlighed. Den effektiviserer de vigtigste arbejdsgange og gør dem hurtigere og mere sikre. Tilmeld dig, og prøv den gratis i dag, så din virksomhed kan blive mere digital.
Kontakt os
