Sådan hjalp Dropbox Sign Flow Healthcare med at spare 600 USD pr. medarbejder for sine kunder
Flow Healthcare er en alt-i-en-software til administration og styring af sundhedsteam på klinik. Produkterne effektiviserer arbejdsgange og reducerer omkostninger i forbindelse med onboarding, ledelse, uddannelse og engagement
Vi understøtter ikke længere produktet Dropbox Forms
Resultater
Effektivisering af arbejdsgange, der sparede Flows kunder 600 USD pr. medarbejder
Hjalp med at reducere administrativ tid med 50 % for Flows kunde Beam Healthcare
Implementeret af en enkelt udvikler på bare et par uger
Firmaprofil
Onboarding af medicinske medarbejdere er komplekst
Ikke alene kræver onboarding af nyt sundhedspersonale de sædvanlige HR-filer som fordele og forsikring, der er også kliniske filer, der indeholder vigtige oplysninger som sundhedslicenser, klinisk erfaring, løbende uddannelse, overvågning og fejlbehandling. Ud over de sædvanlige føderale og lokale baggrundsundersøgelser fra arbejdsgiveren kræves der ekstra baggrundsundersøgelser på sundhedsniveau.
Men kompleksiteten slutter ikke der. For Flows kunde, Beam Healthcare, leverandør af sundhedsudbydere til fjerntliggende hospitaler og online telemedicinske tjenester, var ansættelse af sundhedspersonale fuld af dublerede papirformularer, der skulle udfyldes flere gange. “Da Beam hyrede en udbyder, skulle de udfylde en ansøgning for virksomheden og køre alle de relevante baggrunds- og referencetjek. Men for at få den samme medarbejder til at arbejde på 3 eller 5 forskellige sundhedsfaciliteter, skulle de udfylde facilitetsspecifikke nye medarbejderansøgninger og gennemgå forskellige kontroller igen. Du kan forestille dig den administrative byrde på udbyderen og det administrative personale for at rykke alt dette papirarbejde fremad. Denne arkaiske proces er en kilde til frustration for klinikere og undgår til tider at blive godkendt/privilegeret på flere faciliteter. Hvis vi ønsker at forbedre adgangen til pleje, skal sundhedsvæsenet fokusere på processer udover blot at producere flere udbydere,” siger Sarjoo Patel, CEO for Flow. Endnu værre var det, at hvis dette hospital var en del af en stor institution med satellitklinikker, skulle denne udbyder udfylde det samme papirarbejde og også gennemgå de samme baggrundsundersøgelser for hver af disse klinikker.
Hele onboardingprocessen tvang sundhedspersonale til at udfylde de samme oplysninger igen og igen – tid, der kunne være blevet brugt mere fornuftigt på behandling af patienter. Flow henvendte sig derfor til Dropbox Sign for at forenkle det papirarbejde, der foregår i sundhedssektoren.
“Med Flow kunne vi spare 600 USD pr. medarbejder og reducere den administrative tid med 50 % for Beam Healthcare”. Og meget af dette er direkte forbundet med Dropbox Sign, og hvordan funktionen har automatiseret mange dokumenter for os”.
Hurtige, digitale og duplikatfrie formularer
Flow implementerede automatiserede skabeloner ved hjælp af Dropbox Sign API’en for at reducere antallet af formularer, som personalet skal udfylde på nu, når de skal arbejde på andre hospitaler. Som Sarjoo forklarer: “Når først sundhedspersonale er blevet ansat, er Flow og Dropbox Signs virkelige værdi for vores kunder i sundhedssektoren, at de ikke længere behøver at udfylde så mange dokumenter. De papirbaserede ansøgningsformularer, som anvendes af hospitaler, findes som skabeloner i Flow. Når et hospital efterspørger disse dokumenter, udfyldes de derfor automatisk ved hjælp af Dropbox Sign API-integrationen, som er knyttet til vores database. Medarbejderen skal blot læse dokumenterne og udskrive dem. Når medarbejderen er blevet onboardet, behøver vedkommende ikke at udfylde yderligere dokumenter manuelt”.
Det er dog ikke alle medicinske praksisser, der er de samme – og det betød, at Flows skabeloner skulle være fleksible. “Vores Dropbox Sign-abonnement gav Flows kunder mulighed for tilpasning. Funktionen giver [Flow-brugere] mulighed for at uploade deres egne PDF-dokumenter og tilføje datafelter, som de specifikt har brug for. Kunderne har dermed mulighed for at tilpasse nogle af deres mest simple dokumenter,” siger Chance Hammacher, Full Stack Developer hos Flow.
Funktionen er ikke kun hurtig og nem at bruge, men Flow har gjort dokumentoplevelsen så nem for kunderne som muligt. “Vi var meget tilfredse med den integrerede formularfunktion, som Dropbox Sign tilbød. Den giver os mulighed for at have alle vores brugere i ét system, mens de stadig er beskyttede”, fortsætter Chance. “Vi valgte [Dropbox Signs tilpassede branding] for at give vores kunder en mere personlig oplevelse, når de bruger elektroniske underskrifter”.
For at forenkle medicinske papirer yderligere henvendte Flow sig også til HelloWorks for at automatisere tidskrævende kontrol af referencer. “Vores vigtigste use case for HelloWorks er kontrol af referencer. Til professionel kontrol af referencer sender vi dem enten via e-mail eller sms for at sige ‘'Hej, vi skal bede dig om at udfylde denne professionelle reference til denne udbyder, han eller hun søger denne stilling’,” siger Sarjoo.
Tro mod sit løfte om at styre hele livscyklussen for medarbejderne opretter Flow også skabeloner med HelloWorks, som hjælper med interne ansættelsesdokumenter. Lad os sige, at du vil sende et internt dokument fra et indtægtssystem som irs.gov eller W9. Med HelloWorks har Flow også integreret denne funktionalitet direkte i sin platform.
Man kunne fristes til at tro, det ville tage lang tid at integrere Dropbox Sign API’en på Flows platform på grund af de mange formularer og komplekse processer, der skulle automatiseres. Men som Chance siger: “Integrationen tog ikke særlig længe, højst et par uger med en enkelt udvikler. Dokumentationen var god. Den havde klare anvisninger for den arbejdsgang, vi brugte. Vi kunne nemt teste og udføre fejlfinding for alle vores problemer, inden vi gik live med Dropbox Sign”.
Den hurtige integration kunne ikke være kommet på et bedre tidspunkt for Flows kunder, især Beam. Under pandemien skulle Beam ansætte og onboarde mange klinikere hurtigt for at opbygge sin telemedicinske tjeneste. “De havde brug for at ansætte flere medarbejdere til at afhjælpe presset på hospitalerne”, forklarer Sarjoo. Takket være Flows hurtige integration med Dropbox Sign API’en kunne Beam onboarde medarbejdere på kun 48 timer.
Reducer administrativ tid med 50 %
Flows kunde Beam formåede at reducere den tid, som medarbejdere brugte på administrativt papirarbejde med 50 %, og de har sparet omkring 600 USD pr. medarbejder ved at bruge Dropbox Sign API’en til automatisk at udfylde dokumenter og reducerer dermed medarbejdernes behov for at skulle udfylde de samme papirer flere gange.
Glæde for arbejdsgivere og ansatte
Amy Faust, Business Officer, CPMSM & CPCS siger:
“Dropbox Sign har hjulpet [Flow] med at udføre standardtjek af referencer og verificeringer på en systematisk måde. Det har medført hurtigere behandlingstider og gladere medarbejdere, fordi de ikke længere behøver at udskrive, udfylde, scanne og uploade dokumenter. Det har også medført gladere arbejdsgivere, fordi dokumenter er blevet nemmere at læse, og de påkrævede felter er udfyldt første gang”.
Integreret på få uger med en enkelt udvikler
En enkelt Flow-udvikler kunne integrere Dropbox Sign API’en på kun et par uger takket være den detaljerede, brugervenlige dokumentation og et supportteam, der sad klar til at hjælpe Flow med eventuelle problemer.
Hvad er det næste for Flow?
Flow tager fart med medicinske teams og får kunder som Beam Healthcare, Pivotal Health og CVC Health Care. Flow var fra første dag en papirløs virksomhed og planlægger at fortsætte med at reducere papirbaserede flaskehalse i den medicinske verden.
Er du interesseret i at se resultater som Flows?
Integration med Dropbox Signs eSignature API er den nemmeste måde at forenkle dine arbejdsgange på med nemme, tilpassede underskrivningsoplevelser og API-integrerede skabeloner, der automatisk udfylder gentagede oplysninger. Dropbox Signs e-signaturløsning er for andet år i træk blevet kåret til det mest brugervenlige værktøj af G2 og gør dine vigtigste arbejdsgange hurtigere, nemmere og mere sikre.
Kontakt os
