Sådan forenkler sundhedsfirmaet VolitionRx søgningen efter bedre kræftdiagnose med Dropbox Sign + Dropbox
VolitionRx er et multinationalt healthcare-firma med hovedkvarter i Austin, Texas, USA, og aktiviteter i Storbritannien, Belgien, Californien (USA) og Singapore. Virksomheden udvikler blodbaserede kræfttests, der kan påvise tilstedeværelsen af unormale celler langt tidligere end konventionelle screeningsprogrammer.
Vi understøtter ikke længere produktet Dropbox Forms
Om at underskrive, administrere og dele juridisk bindende kontrakter
2020-pandemien har ændret den måde, vi arbejder på. Reglerne om at holde afstand betød, at mange virksomheder blev tvunget til at skifte til hjemmearbejde fra næsten den ene dag til den anden, men for biotekfirmaet VolitionRx var det ikke helt så ligetil.
Selvom VolitionRx allerede brugte Dropbox Business til samarbejdet mellem dets 60 medarbejdere i Europa, Asien og USA, så var VolitionRx nødt til at finde en måde til holde sit laboratorium på ca. 2.000 kvadratmeter kørende, samarbejde med hjemmearbejdende personale og opfylde de gældende regler, mens medarbejderne arbejdede hjemmefra.
Som alle virksomheder i healthcare-sektoren industrien tager VolitionRx datasikkerhed meget alvorligt. I forbindelse med udviklingen og valideringen af nukleosombaserede kræfttests dannes der en lang række fortrolige medicinske data, som skal behandles sikkert og godkendes, hver gang de bruges og deles. Som en børsnoteret virksomhed på NYSE er VolitionRx's medarbejdere forpligtede til regelmæssigt at underskrive forskellige aftaler i hånden vedrørende fair praksis.
Hvad betyder det? At de hjemmearbejdende medarbejdere har været udfordret med at skulle dele, underskrive, administrere og opbevare juridiske kontrakter, navnlig de HR- og juridiske medarbejdere, som har haft ansvar for opdatering af dokumentation i løbet af pandemien.
For at lette papirarbejdet valgte Daniel Halter, Group IT Manager hos VolitionRx at kontakte Dropbox Sign for at digitalisere underskriftsprocessen.
"Vi havde brug for en elektronisk underskriftsløsning, der kunne bruges løbende og skaleres på tværs af forskellige tidszoner og sprog, og som ikke var afhængig af lokale IT-systemer, der kan være svære at vedligeholde."
“Dropbox Sign virker uafhængigt af sted og udstyr, og er skalerbart. Det er drømmen for et it-team, at alle får den samme oplevelse, og at vedligeholdelsen er nem. Det betyder, at vi ikke behøver at ændre, hvordan vi arbejder sammen i takt med vores udvikling. Dropbox Sign og Dropbox Business udvikles og skaleres efter vores behov.”
Om fordelene med hurtighed og sikkerhed i Dropbox Sign og Dropbox
Daniel, som allerede bruger Dropbox Business til samarbejdet mellem fjernarbejdende laboratorieteams og medarbejdere, forklarer hvor let det var at integrere Dropbox Sign. ”Jo bedre du kan opfylde medarbejderens arbejdsproces, jo mere effektivt er systemet. Ved at bruge Dropbox Sign direkte i Dropbox er det nødvendigt at skifte mellem applikationer, arbejdsprocessen er uændret og det er meget brugervenligt. Hele processen er strømlinet og integreret.”
VolitionRx's medarbejdere bruger i dag Dropbox Sign til at dele og godkende frigivelse af medicinske data, aftaler om fair praksis og dokumenter til internt brug. Da de godkendte dokumenter gemmes automatisk i Dropbox, kan man lettere følge revisionssporet og dokumentdelingen med eksterne myndigheder forenkles.
Den nye cloud-baserede arbejdsproces er uafhængig af sted og udstyr, og dermed kan medarbejdere let bruge den når som helst og hvor som helst. Desuden kan IT nemt vedligeholde løsningen. Med lidt eller ingen uddannelse påkrævet har integration af Dropbox Sign i eksisterende forretningsarbejdsprocesser været hurtig og omkostningseffektiv for VolitionRx.
“Brug af Dropbox Sign direkte via Dropbox betyder, at der ikke er behov for at skifte mellem apps, det påvirker ikke arbejdsgangene, og det er meget lettere at bruge. Dette forbedrer ikke kun sikkerheden for os som IT-team, det fremskynder arbejdsgange og reducerer den tid, medarbejdere bruger på administrativt arbejde!”
Ifølge Daniel betyder Dropbox Signs integration med Dropbox Business, at medarbejderne generelt har udnyttet muligheden uden eller kun med lidt behov for videreuddannelse. Daniel mærker også fordelene i sin rolle. “Dropbox Sign virker uafhængigt af sted og udstyr, og er skalerbart. Det er drømmen for et it-team, at alle får den samme oplevelse, og at vedligeholdelsen er nem. Det betyder, at vi ikke behøver at ændre, hvordan vi arbejder sammen i takt med vores udvikling. Dropbox Sign og Dropbox Business udvikles og skaleres efter vores behov.”
Efter at være startet med kun et formål i HR-teamet har systemet oplevet organisk vækst i hele virksomheden. Daniel ser endnu flere muligheder for at bruge Dropbox Sign fremover.
For andre IT-teams, der ønsker at forenkle deres arbejdsgange og understøtte samarbejde blandt hjemmearbejdende, har Daniel følgende råd:
”Dine folk arbejder sammen med dig, hvis du lytter til dem og stiller enkle løsninger til rådighed, der gør deres job lettere. Dropbox Sign og Dropbox Business bidrager til lige netop det.”
Hvad er næste skridt for VolitionRx
”Vores mål er, at alle i virksomheden bruger Dropbox Sign fremover, især de teams, der stadig bruger papirbaserede processer, f.eks. juridisk afdeling. Det vil ikke kun forbedre sikkerheden for it-teamet. Overgangen fra den fysiske til den cloud-baserede underskriftsproces vil også effektivisere arbejdet og reducere medarbejdernes tid med administrativt arbejde!”
Kunne du tænke dig de samme fordele som VolitionRx?
Dropbox Sign er den nemmeste måde at sende, modtage og administrere juridisk bindende, elektroniske underskrifter på for virksomheden. Vores underskriftsløsning er nomineret af G2 til den bedste målt på brugervenlighed. Den effektiviserer de vigtigste arbejdsgange og gør dem mere sikre. Tilmeld dig og prøv den gratis i dag, så din virksomhed kan blive mere digital.
Kontakt os
