Hjælper nye medarbejdere med at opnå produktivitet hurtigere
Greenhouse Software tilbyder brancheførende løsninger, der hjælper virksomheden med at optimere ansættelsesprocessen. Ved at bruge deres rekrutterings- og onboardingsoftware oplever kandidaterne en sammenhængende og digital oplevelse lige fra den første kontakt.
Vi understøtter ikke længere produktet Dropbox Forms
Forstå, hvordan kunderne bruger e-signaturer
Greenhouses mission er at hjælpe alle virksomheder med at optimere ansættelsesprocessen. De har designet deres flagskibsprodukt, Greenhouse Recruiting, til virksomheder, der har brug for en ansættelsesløsning, der kan tilpasses, så de kan opbygge et globalt team.
I starten var de fleste Greenhouse-kunder nystartede teknologivirksomheder, men Greenhouse har udvidet sin kundebase til andre brancher og virksomhedsstørrelser. De lancerede Greenhouse Onboarding for at hjælpe virksomheder af alle størrelser med at effektivisere processen med at starte arbejdet, så medarbejderne kan komme godt i gang allerede på den første dag.
Greenhouse Onboarding er i sagens natur et overgangssystem, der strømliner processen fra tilbudsbrev og medarbejderdokumentation til at byde en person velkommen på første arbejdsdag. De data, der indsamles i processen, overføres til et andet sted: Kundens HR-informationssystem. En af Onboardings største udfordringer er administrationen af de mange integrationer mellem forskellige platforme.
At starte en ny virksomhed omfatter underskrivning af en masse medarbejderdokumenter – og angivelse af en masse personligt identificerbare oplysninger (PII). Greenhouse indbyggede Dropbox Sign i deres værktøj Onboarding for at skabe en sammenhængende, uafbrudt onboardingproces. En ny medarbejder underskriver dokumenter i denne tilpassede oplevelse uden nogensinde at behøve at oprette en Dropbox Sign-konto. Greenhouses kunder behøver heller ikke at have en konto. De kan stadig automatisere forskellige velkomstoplevelser for forskellige brugere via deres Sign-integration. Dropbox Sign-grænsefladen er meget synlig, hvilket betyder, at brugerne føler sig trygge og sikre ved at angive deres PII.
Brugen af e-signaturer tog fart, og nu faciliterer Greenhouse Onboarding 20.000 e-signaturer om måneden via disse velkomstoplevelser. De havde imidlertid også brug for en metode til at spore brugen. Da et lille antal kunder begyndte at bruge en masse e-signaturer, indså Hugo Marcotte, der er Senior Engineering Manager hos Greenhouse, at de havde brug for større indsigt i brugen af underskrifter.
“Vi var nødt til at have vores eget dashboard baseret på vores egne data i vores database,” forklarer Marcotte. “Det var tæt på, men ikke 100 % nøjagtigt.” I stedet for at bruge mange timer på at afklare uoverensstemmelser med kunder ville Marcotte have større indsigt, så det var muligt at løse eventuelle problemer på en proaktiv måde.
“Når det drejer sig om personlige oplysninger, kan brugerne føle sig trygge og sikre, at vi bruger Dropbox til dette.”
Synlighed forenkler onboardingprocessen
Da Marcotte nævnte behovet for større synlighed for Dropbox-teamet, startede det en samarbejdsproces. Dropbox lyttede til Marcottes overvejelser, fik afklaret hans behov og introducerede ham til betaversionen af Sign API-dashboardet. Dette dashboard giver nyttig indsigt i brugen af underskriftskvoter og anmodningsstatus samt en sund integrationstilstand.
Marcotte og hans team bruger dashboardet i vid udstrækning, både som støtte til Greenhouse Onboardings brugsklare skabeloner og til at finde og løse eventuelle problemer i arbejdsgange. Disse arbejdsgange kan være komplekse – og derfor tog det ofte lang tid at løse problemerne. API-dashboardets tal er altid nøjagtige og opdaterede, hvilket gør det muligt for Marcottes team at lokalisere problemer ud fra fejltendenser.
Nu giver API-dashboardet Marcottes team den indsigt, de har brug for til hurtigt at finde og løse problemer og sikre, at processen foregår uden problemer. “Mit team synes, det er ekstremt nyttigt at kunne søge efter et bestemt dokument, se dets status og se, hvad der er sket,” siger han. “Og så kan de gøre noget ved det.”
“Vores kunder kan automatisk definere regler og de korrekte e-signaturer til deres nye medarbejdere, fordi vi integrerer med Dropbox Sign.” – Hugo Marcotte, Senior Engineering Manager, Greenhouse
Større effektivitet for alle
Integrationen med Dropbox Sign betyder, at Onboarding-kunder får adgang til indbyggede skabeloner til ofte anvendte formularer, og det gør det også nemt for kunderne at oprette deres egne skabeloner med regler, der er defineret for hver enkelt forekomst. Automatisering af dokumentopgaver på denne måde betyder, at Greenhouses kunder sparer en masse tid, fordi de slipper for gentagne, manuelle processer for hver eneste nyansatte medarbejder.
Der er sjældent uoverensstemmelser i underskrifter hos Greenhouse, men kompleksiteten i deres arbejdsgange gjorde det vanskeligt at lokalisere problemer, når de opstod. API-dashboardet har effektivt sparet Hugo Marcottes team for mange timers arbejde hver eneste måned, da det nu kun tager få minutter at tjekke underskriftsstatus for et bestemt dokument. “Den øgede indsigt betyder, at vi kan fange og løse problemer med det samme,” siger Marcotte.
Greenhouse Onboarding understøtter komplicerede arbejdsgange, og virksomheden har aldrig været i tvivl om, at det var rigtigt at vælge Dropbox Sign. “Mit team får den support og dokumentation, de skal bruge for at sikre, at kunderne har en pålidelig e-signaturløsning, der er integreret i vores applikation,” siger Marcotte. Dropbox Sign-brugergrænsefladen er meget intuitiv, og den er en vigtig del af Greenhouse Onboarding. Greenhouse tilbyder et andet onboardingprodukt, der ikke gør brug af e-signaturer, Greenhouse Welcome, men 80 % af Greenhouses kunder bruger Dropbox Sign via Onboarding, fordi de ønsker e-signaturfunktioner. “Det ville ikke være komplet uden denne funktion,” siger Hugo Marcotte.
Hvad er næste skridt for Greenhouse?
Hugo Marcotte var overrasket over, hvor meget der var muligt med Sign API: f.eks. forhåndsudfyldning af formularer med data, der indhentes via Greenhouse Recruitment. “Det er sådan noget, folk ikke lægger mærke til, fordi vi har det,” siger han – men de ville blive irriteret, hvis de skulle indtaste disse oplysninger manuelt igen.
Greenhouse undersøger nu, hvordan de kan udnytte denne mulighed yderligere ved at bruge Sign API til at hente oplysninger fra underskrevne dokumenter og automatisere endnu flere processer, f.eks. eVerify-anmodninger.
Er du interesseret i samme resultater, som Greenhouse har opnået?
Dropbox Sign giver virksomheder den nemmeste måde at sende, modtage og administrere juridisk bindende elektroniske underskrifter på. G2 har udnævnt vores e-signaturløsning til at være den bedste målt på brugervenlighed. Den effektiviserer de vigtigste arbejdsgange og gør dem mere sikre. Tilmeld dig en gratis prøveperiode i dag for at begynde at digitalisere din virksomhed.
Kontakt os
