Sådan fremskyndede Daiichi Jitsugyo Asia internationale underskrifter med HelloSign
Daiichi Jitsugyo Asia Group (DJKA group) er et datterselskab af det japanske handelsselskab Daiichi Jitsugyo Co. Ltd., og har sit asiatiske hovedkontor i Singapore (Daiichi Jitsugyo Asia Pte. Ltd).
Som en ekspanderende salgs- og servicevirksomhed fokuserer den på levering til industrielle faciliteter og udstyr til branchen kombineret med en fremragende service og et globalt veludviklet netværk.
Vi understøtter ikke længere produktet Dropbox Forms
Resultater
Fremskyndede sin internationale underskriftsproces
Eliminerede udskrivnings- og leveringsomkostninger
Reducerede omkostninger til opbevaring og håndtering af dokumenter
Firmaprofil
International underskrift var anstrengende
For Daiichi Jitsugyo Asia var det en langsommelig proces at sende salgstilbud, kontrakter, færdiggørelsesrapporter og leveringsordrer til kunder på tværs af internationale grænser.
Men det var ikke kun salgsdokumenter, der bremsede tingene. Følsomme interne generalforsamlingspapirer krævede også underskrifter fra direktører i flere lande – Japan, Thailand og flere. Og disse dokumenter tog flere dage at underskrive og returnere. – Yohei Takahashi, direktør for Daiichi Jitsugyo Asia, siger:
“Vores største problem var hastighed. DJK Asia har kontorer i hele verden, så det tog lang tid at få en håndskrevet underskrift. For eksempel er vores hovedkvarter i Japan, så vi bliver nødt til at sende originaldokumenter dertil og derefter vente, indtil personen underskriver dem og sender dem tilbage. Selv da arbejdede modtagerne ofte hjemmefra eller var på en indenrigs forretningsrejse. Det betød, at vi skulle vente meget længe med at få en underskrift.“
Denne traditionelle pen-og-papir-proces var ikke kun langsom, men det kostede også Daiichi Jitsugyo Asia en mindre formue at sende dokumenter frem og tilbage. Som Yohei siger:
"Når vi beder om underskrifter, er dokumenterne normalt meget vigtige. Vi havde brug for at bruge et specialiseret logistikfirma som DHL eller OCS, men det var meget dyrt.”
Daiichi Jitsugyo Asia havde brug for en hurtigere og mere omkostningseffektiv måde til at sende og modtage interne og kundedokumenter, der passede til dets internationale operationer. Så henvendte de sig til HelloSign.
”Inden vi begyndte at bruge HelloSign, sammenlignede vi, hvor mange konvolutter vi brugte månedligt, hvor mange dokumenter vi udskrev, og hvor meget vi brugte på at sende dem til udlandet. Vi konkluderede, at HelloSign var abonnementsomkostningen værd.”
Hurtige, grænseløse digitale signaturer
Daiichi Jitsugyo Asia implementerede HelloSign for at reducere tiden til at sende og underskrive dokumenter internationalt for kunder og medarbejdere.
Med digital eSignature-teknologi behøvede teamet ikke længere at vente på, at papirdokumenter ankom fra et andet land, arrangere levering af dokumenterne til en virksomhed og derefter vente på, at nogen underskrev og returnerede dem via en anden leveringstjeneste. Nu modtager underskriverne simpelthen en e-mail og kan straks logge på deres computer eller enhed, hvilket sparer tid for begge parter.
Derudover realiserede Daiichi Jitsugyo Asia enorme omkostningsbesparelser i hele dokumentunderskrivelsesprocessen. Hiroki Koumura, HR -leder, siger:
”Når vi sendte papirdokumenter brugte vi DHL i stedet for standard luftpost, fordi det var mere sikkert. Men det var også meget dyrt. Nu har vi reduceret leveringsomkostningerne ved at erstatte papirdokumenter med digitale HelloSign-dokumenter. ”Vi sammenlignede HelloSign med to eller tre andre produkter. HelloSigns pris og brugervenlighed var de bedste."
Og denne 'brugervenlighed' var især vigtig for Daiichi Jitsugyo Asias succesfulde implementering af eSignature. Det var kritisk, at Daiichi Jitsugyo Asias underskrivere hurtigt kunne forstå, hvordan de skulle reagere på underskriftsanmodninger uden tilsyn fra Daiichi Jitsugyo Asia-teamet. Tan Ming Wei, HR -chef forklarer:
”Når vi bad nogen om at underskrive et dokument, var vi nogen gange nødt til at forklare, hvordan den digitale underskriftsproces fungerer. Dette ville forårsage bekymring og tage tid at forklare. Men med HelloSign har vi ikke denne udfordring, fordi det er et brugervenligt produkt, og alle nemt forstår, hvordan de skal bruge det“.
HelloSign har også gjort livet nemmere for Daiichi Jitsugyo Asias team. Nu kan de spore dokumenter i realtid, så de ved, hvem der har underskrevet, og hvem de stadig venter på.
Fordi Daiichi Jitsugyo Asia allerede var kunde hos Dropbox, løftede integrationen mellem HelloSign og Dropbox brugervenligheden til et helt nyt niveau. HelloSign-Dropbox-integrationen betyder, at dokumenter automatisk sikres og gemmes i Daiichi Jitsugyo Asias eksisterende mapper, så der er ingen grund til at bruge tid på at flytte dokumenter mellem de to værktøjer. Hiroki Koumura siger:
"Med Dropbox gemmes vores underskrevne dokumenter automatisk i mapper, der er nemt tilgængelige. Det betyder, at det er meget praktisk for os at finde underskrevne kontrakter."
Hurtigere international underskrift
Den tidligere proces med at udskrive, underskrive og sende dokumenter internationalt tog flere dage. Ved at implementere eSignature kunne dets direktører og kunder underskrive hvor som helst og når som helst. Daiichi Jitsugyo Asia fik en drastisk reduktion af dokumentunderskrivelsestiden for hele generalforsamlingen og salg. Yohei Takahashi, direktør for Daiichi Jitsugyo Asia, siger:
”Vi kan nemt spore deres fremskridt og identificere, hvem der endnu ikke har underskrevet hvert dokument. Vi kan stadig bede om en underskrift, selvom underskriveren er på en rejse eller forlader kontoret.”
Eliminerede omkostninger for dokumentlevering
Ved at fjerne pen og papir fra deres underskrivelsesproces har Daiichi Jitsugyo Asia reduceret de tilknyttede udskrivnings- og leveringsomkostninger, der følger med transport af følsomme dokumenter på tværs af internationale grænser.
Integration af HelloSign-Dropbox til automatisk dokumentlagring
Med HelloSign og Dropbox-integration gemmer Daiichi Jitsugyo Asia automatisk og sikkert hvert dokument i sin virksomheds Dropbox-konto, når det er blevet underskrevet – hvilket gør hvert dokument nemt at finde og sparer sit team mange timer administrativt arbejde ved at overføre dokumenter mellem forskellige systemer.
Hvad er det næste for Daiichi Jitsugyo Asia?
Daiichi Jitsugyo Asia bruger allerede Dropbox i hele virksomheden og HelloSign i sine kontorer i Singapore, og næste skridt er at udrulle HelloSign internationalt, hvilket strømliner underskriftsprocesserne i hele virksomheden.
Er du interesseret i at se resultater som Daiichi Jitsugyo Asia?
HelloSign er den nemmeste måde at sende, modtage og administrere juridisk bindende, elektroniske underskrifter på for virksomheden. Vores underskriftsløsning er nomineret af G2 til den bedste målt på brugervenlighed. Den effektiviserer de vigtigste arbejdsgange og gør dem mere sikre. Tilmeld dig og prøv den gratis i dag, så din virksomhed kan blive mere digital.
Kontakt os
