How Daiichi Jitsugyo Asia accelerated international signing with Dropbox Sign
Daiichi Jitsugyo Asia Group (DJKA group) er et datterselskab af det japanske handelsselskab Daiichi Jitsugyo Co. Ltd., og har sit asiatiske hovedkontor i Singapore (Daiichi Jitsugyo Asia Pte. Ltd).
Som en ekspanderende salgs- og servicevirksomhed fokuserer den på levering til industrielle faciliteter og udstyr til branchen kombineret med en fremragende service og et globalt veludviklet netværk.
Vi understøtter ikke længere produktet Dropbox Forms
Resultater
Fremskyndede sin internationale underskriftsproces
Eliminerede udskrivnings- og leveringsomkostninger
Reducerede omkostninger til opbevaring og håndtering af dokumenter
Firmaprofil
International underskrift var anstrengende
For Daiichi Jitsugyo Asia var det en langsommelig proces at sende salgstilbud, kontrakter, færdiggørelsesrapporter og leveringsordrer til kunder på tværs af internationale grænser.
Men det var ikke kun salgsdokumenter, der bremsede tingene. Følsomme interne generalforsamlingspapirer krævede også underskrifter fra direktører i flere lande – Japan, Thailand og flere. Og disse dokumenter tog flere dage at underskrive og returnere. – Yohei Takahashi, direktør for Daiichi Jitsugyo Asia, siger:
“Vores største problem var hastighed. DJK Asia har kontorer i hele verden, så det tog lang tid at få en håndskrevet underskrift. For eksempel er vores hovedkvarter i Japan, så vi bliver nødt til at sende originaldokumenter dertil og derefter vente, indtil personen underskriver dem og sender dem tilbage. Selv da arbejdede modtagerne ofte hjemmefra eller var på en indenrigs forretningsrejse. Det betød, at vi skulle vente meget længe med at få en underskrift.“
Denne traditionelle pen-og-papir-proces var ikke kun langsom, men det kostede også Daiichi Jitsugyo Asia en mindre formue at sende dokumenter frem og tilbage. Som Yohei siger:
"Når vi beder om underskrifter, er dokumenterne normalt meget vigtige. Vi havde brug for at bruge et specialiseret logistikfirma som DHL eller OCS, men det var meget dyrt.”
Daiichi Jitsugyo Asia needed a faster, more cost-effective way to send and receive internal and customer-facing documents that suited its international operations. That’s when they turned to Dropbox Sign.
“Before we started using HelloSign [now Dropbox Sign], we compared how many envelopes we used monthly, how many documents we printed, and how much we spent sending them overseas. We concluded that HelloSign [now Dropbox Sign] was worth the subscription cost.”
Hurtige, grænseløse digitale signaturer
To reduce the time for customers and employees to send and sign documents internationally, Daiichi Jitsugyo Asia implemented Dropbox Sign.
Med digital eSignature-teknologi behøvede teamet ikke længere at vente på, at papirdokumenter ankom fra et andet land, arrangere levering af dokumenterne til en virksomhed og derefter vente på, at nogen underskrev og returnerede dem via en anden leveringstjeneste. Nu modtager underskriverne simpelthen en e-mail og kan straks logge på deres computer eller enhed, hvilket sparer tid for begge parter.
Derudover realiserede Daiichi Jitsugyo Asia enorme omkostningsbesparelser i hele dokumentunderskrivelsesprocessen. Hiroki Koumura, HR -leder, siger:
“When we sent paper documents, we’d use DHL instead of standard airmail because it was more secure. But it was also very expensive. Now we have cut delivery costs by substituting paper documents for digital HelloSign [now Dropbox Sign] documents. We compared HelloSign [now Dropbox Sign] to two or three other products. HelloSign's [now Dropbox Sign] price and ease-of-use were the best.”
Og denne 'brugervenlighed' var især vigtig for Daiichi Jitsugyo Asias succesfulde implementering af eSignature. Det var kritisk, at Daiichi Jitsugyo Asias underskrivere hurtigt kunne forstå, hvordan de skulle reagere på underskriftsanmodninger uden tilsyn fra Daiichi Jitsugyo Asia-teamet. Tan Ming Wei, HR -chef forklarer:
“Sometimes when we would ask somebody to sign a document, we need to explain how the digital signing process works. This would cause anxiety and take time to explain. But with HelloSign [now Dropbox Sign], we don't have this challenge because it is a user-friendly product and everyone easily understands how to use it.”
Dropbox Sign has made life easier on the Daiichi Jitsugyo Asia’s team, too. Now they can track documents in real-time, so they know who has signed and who they are still waiting on.
What’s more, because Daiichi Jitsugyo Asia was already a Dropbox customer, the integration between Dropbox Sign and Dropbox took ease-of-use to a whole new level. The Dropbox Sign-Dropbox integration means documents are automatically secured and stored in Daiichi Jitsugyo Asia’s existing folders, so there’s no need to spend time moving documents between the two tools. Hiroki Koumura says,
"Med Dropbox gemmes vores underskrevne dokumenter automatisk i mapper, der er nemt tilgængelige. Det betyder, at det er meget praktisk for os at finde underskrevne kontrakter."
Hurtigere international underskrift
Den tidligere proces med at udskrive, underskrive og sende dokumenter internationalt tog flere dage. Ved at implementere eSignature kunne dets direktører og kunder underskrive hvor som helst og når som helst. Daiichi Jitsugyo Asia fik en drastisk reduktion af dokumentunderskrivelsestiden for hele generalforsamlingen og salg. Yohei Takahashi, direktør for Daiichi Jitsugyo Asia, siger:
”Vi kan nemt spore deres fremskridt og identificere, hvem der endnu ikke har underskrevet hvert dokument. Vi kan stadig bede om en underskrift, selvom underskriveren er på en rejse eller forlader kontoret.”
Eliminerede omkostninger for dokumentlevering
Ved at fjerne pen og papir fra deres underskrivelsesproces har Daiichi Jitsugyo Asia reduceret de tilknyttede udskrivnings- og leveringsomkostninger, der følger med transport af følsomme dokumenter på tværs af internationale grænser.
Dropbox Sign-Dropbox integration for automatic document storage
With Dropbox Sign and Dropbox integration, Daiichi Jitsugyo Asia automatically and securely stores every document in its company Dropbox account after it’s been signed — making every document easy to find and saving its team hours of administrative work transferring documents between different systems.
Hvad er det næste for Daiichi Jitsugyo Asia?
Already using Dropbox company-wide and Dropbox Sign in its Singapore offices, Daiichi Jitsugyo Asia’s next move is to roll out Dropbox Sign internationally, making the signing processes streamlined across the entire business.
Er du interesseret i at se resultater som Daiichi Jitsugyo Asia?
Dropbox Sign er den nemmeste måde at sende, modtage og administrere juridisk bindende, elektroniske underskrifter på for virksomheden. Vores underskriftsløsning er nomineret af G2 til den bedste målt på brugervenlighed. Den effektiviserer de vigtigste arbejdsgange og gør dem mere sikre. Tilmeld dig og prøv den gratis i dag, så din virksomhed kan blive mere digital.
Kontakt os
