Så här kan Vermouth Beauty accelerera finansiering och rekrytering – och spara mer än 75 tusen dollar om året
Vermouth Beauty bidrar till att tackla miljöproblemen och användningen av skadliga ingredienser i kosmetikabranschen med sina egna växtbaserade läppkritor. Efter att ha implementerat Dropbox Sign har de fått snabbare investeringar, juridiska kontroller och anställningsprocesser – och är bättre utrustade för att skala upp verksamheten.
Vi har inte längre stöd för produkten Dropbox Forms
Resultat
Snabbare kapital, juridiska kontroller och talanghantering
Mer än 75 000 USD
sparade varje år
40 timmar
av arbete som sparats under en investeringsrunda
Företagsprofil
Otymplig teknik sinkar kritiska avtal
För att nå framgång som startup-företag – och få varumärket i allas tankar – krävs det vissa kritiska komponenter. Du behöver en utmärkt produkt, en utstuderad strategi för marknadslansering, ett begåvat team och en stark företagskultur. En mindre uppenbar, men precis lika viktig, komponent är starka avtalsarbetsflöden. Varför? Jo, ju snabbare du får tag på kapital, anlitar talanger, får till avslut och skyddar din immateriella egendom, desto snabbare kan företaget nå sina tillväxtmål.
Som VD (verkställande direktör) för Vermouth Beauty har Meg Diaz förstahandserfarenhet av de många utmaningar som startup-företag ställs inför och hur de här utmaningarna kan övervinnas på inspirerande sätt. Företagets etiska produktutbud är ett underverk. Det rör sig om läppstift tillverkade av växtbaserade ingredienser med komposterbar förpackning. Produkterna fångar tidens anda och är bra för både kunderna och planeten. Samtidigt har de en talangstrategi som består av att anlita outnyttjade kvinnliga experter runtom i världen.
Vermouth Beauty hade produkten, strategin och självförtroende nog att frodas, men ett element hindrade dem. För att fortsätta vara konkurrenskraftiga måste de kunna agera snabbt i allt från kapitalinsamling till anställning och försäljning. Men den otympliga tekniken gjorde utskick och spårning av kritiska avtal plågsamt långsam.
”Till att börja med använde vi DocuSign för att dela avtal och få dem säkert undertecknade. Vi tänkte skala upp och växa snabbt och det kändes som om programvaran var avsedd att användas i större skala”, säger Meg. ”Men vi tyckte lösningen var för otymplig och tidskrävande – nästan som att dra på en fullastad släde.”
Det fanns ett par viktiga skäl till att förbättra avtalsflödena. Till att börja med fanns det en stor möjlighet till seed-kapital på horisonten och detta skulle kräva intensiv avtalshantering, med hundratals dokument som måste anpassas, skickas rätt och spåras innan företaget kunde säkra mer kapital. Det var ett stort orosmoment – den där rädslan att inte kunna gå vidare snabbt nog med det befintliga verktyget.
Därefter fanns det problem med den gamla programvaran som ledde till ineffektivitet i hela talanghanteringen. Eftersom tekniken var svår att lära sig och dra nytta av kunde de inte skicka ut eller spåra kontrakt och andra anställningshandlingar så fort som de ville.
Meg säger:
”Vi hade stora problem med att introducera anställda och frilansare. Visserligen skickade vi bara ut ett litet antal avtal och kontrakt i det här tidiga skedet, men vi visste att problemen skulle växa i takt med att vi ökade vår tillväxt och vårt tempo.”
Vermouth Beauty befann sig vid ett vägskäl. De behövde brådskande effektivisera avtalsarbetsflödena, särskilt vad gällde kapitalinsamling och talanghanteringen. Med rätt lösning kunde de uppnå en mer organiserad verksamhet, säkra mer kapital och transformera rekryteringen.
”Vi är verkligen nöjda med Dropbox Sign. Det har hjälpt oss att koncentrera oss på våra strategiska prioriteter och tillväxten, istället för på logistiken som krävs för att nå dit.”
Snabbare kapitalinsamling och anställning med smidiga arbetsflöden
Med en fullsatt teknikmarknad var det inte brist på möjliga lösningar som Vermouth Beauty kunde välja mellan. Men en lösning stack ut som ett verktyg som kunde driva verksamheten framåt – Dropbox Sign.
Meg förklarar, ”Vi valde Dropbox Sign både för att det är enkelt att använda och för priset. Det ger oss en lösning som fungerade bra i den situation vi befann oss då och det kunde växa i samma takt som vi ville växa som ambitiöst startup-företag.”
Med Dropbox Sign kan Vermouth Beauty använda en lättanvänd plattform för att förbereda, skicka, skriva under och spåra avtal. Eftersom processen är lätt att lära sig kan de anställda börja skicka avtal till investerare, potentiella medarbetare, leverantörer och kunder på bara några dagar.
Dropbox Sign fick en omedelbar effekt på finansieringen. Under en av de senaste rundorna av seed-finansiering kunde de komplexa avtalen skickas till potentiella investerare mycket snabbare och Meg och hennes team kunde dessutom sköta utskicken själva istället för att betala tusentals dollar till expertjurister.
”Utan Dropbox Sign skulle det juridiska teamet behöva ta hand om utskick och administrationer och det skulle kosta tusentals dollar”, säger hon. ”Genom att hantera utskicken själva kan vi följa avtalsförloppet, validera hur det går och felsöka snabbt, utan att behöva kontakta juridiska teamet hela tiden. Det har snabbat upp hela processen och sparat massor av tid och pengar.”
Vermouth Beauty såg också snabbare rekryteringsflöden. Varje element av pappersarbetet kring talanghantering är nu enklare att hantera. Kollegorna behöver bara ladda upp de nödvändiga dokumenten till Dropbox Sign, som sekretessavtal eller erbjudandebrev, lägga till uppgifter som vem som behöver skriva under och dra och släppa de nödvändiga fälten på rätt plats. Det är lika enkelt för mottagaren att göra sin del.
Dessutom kan Vermouth Beauty separera och automatisera arbetsflöden för olika slags avtal. Att skicka dokument i olika omgångar, istället för allt på en gång, förhindrar att nya talanger känner sig överväldigade av en enorm hög med avtal att skriva under.
Meg förklarar:
”Dropbox Sign gjorde det enkelt för oss att ta fram en process där vi skickar ut våra sekretessavtal innan vi går vidare till andra delar av avtalet och arbetsbeskrivningarna. Det är enkelt att skapa enkla arbetsflöden och se till att vi har fått med allt. Tidigare hade det varit en mardröm att åstadkomma samma sak.”
Med så många dokument att skicka ut och hantera uppskattar Meg verkligen den insyn hon har i var alla befinner sig i avtalsarbetsflödena, från utskick till underskrift.
Hon säger:
”Med Dropbox Sign är det enkelt att se vem som tittat på ett dokument, vem som skrivit under och var vi befinner oss i hela processen. Har mottagaren tittat på dokumentet men inte skrivit under kan vi proaktivt höra av oss och oftast kan vi föra processen vidare på ett riktigt effektivt sätt.”
75 000 USD sparades under ett år med en mer organiserad och flexibel verksamhet
Vermouth Beauty har inte ångrat implementeringen av Dropbox Sign. Idag har de en mer organiserad och flexibel verksamhet, de får kapital snabbare och anställer globalt snabbt och effektivt.
Stora ekonomiska besparingar
Genom att effektivisera avtalsarbetsflödena med Dropbox Sign har Vermouth Beauty gjort enorma besparingar. Dropbox Sign är faktiskt så pass omfattande, tillförlitligt och lättanvänt att de inte har behövt anlita ett heltidsteam med marknadsföringsexperter eller någon HR-specialist, vilket innebär en besparing på ungefär 60 000 USD per år. På bara en månad under senaste investeringsrundan sparade de 15 000 USD i juridiska arvoden och 40 arbetstimmar åt driftschefen.
För ett ambitiöst startup-företag, i en situation där pengar är allt, med så här mycket pengar till hands är det mycket enklare att ta fram budgetar, göra prognoser och växa med självförtroende.
Meg säger:
”Det faktum att Dropbox Sign ger så många besparingar är verkligen stort. Nu lägger vi pengar på personal, produktutveckling, råmaterial och på att optimera våra processer istället för på juridiska arvoden och extra löner. Vi ser till att få ut det mesta av varenda dollar vi får.”
Kan enkelt anlita outnyttjade kvinnliga experter runtom i världen
Eftersom talanghanteringen är så mycket enklare med Dropbox Sign kan Vermouth Beauty anlita och introducera outnyttjade kvinnliga talanger snabbare.
Meg säger:
”Dropbox har gjort processen för talanghantering mycket enkel. Vi tar oss igenom pappersarbetet för introduktionen så mycket snabbare och vi kan komma till de viktiga bitarna, som att introducera talangerna till vårt viktiga uppdrag, våra värderingar, våra förväntningar och vår kultur.”
Meg är stolt över att Vermouth Beauty vänder sig till en underbetjänad kvinnomarknad och uppskattar den roll som Dropbox Sign haft. ”Dropbox Sign ger oss flexibiliteten att snabbt och enkelt justera våra avtal så att vi kan erbjuda den flexibilitet som vi vill erbjuda till det slags talanger som vi vill fånga”, säger hon.
Mer tid åt strategi och tillväxt
Dropbox Sign skapar tidsbesparingar och effektivitet i varje berört avtal. Det gör att Megs team kan fokusera på att förfina och framtidssäkra processer och arbetsflöden istället för att kämpa med ett otympligt verktyg.
”Dropbox Sign var enkelt att använda så vi har kunnat fokusera på mer långsiktiga strategiska mål och på att förbättra våra processer”, säger Meg. ”Men det har också gett vår driftschef möjlighet att fokusera sina fantastiska analyser på andra problem än bara hur vi ska använda våra verktyg.”
Meg rekommenderar Dropbox Sign till alla verksamheter som vill effektivisera sina avtalsarbetsflöden och skapa en solid grund för tillväxt. Hon säger: ”Dropbox Sign har gjort det möjligt för oss att fokusera på strategiska prioriteter och tillväxt, istället för logistiken som krävs för att nå fram. Vi är verkligen nöjda med Dropbox: vi har gjort investeringsarbetet, vi har talanghantering och vi har skydd av immateriell egendom. Och i arbetsflödena för alla de här har Dropbox Sign visat sig fungera bra, smidigt och effektivt.”
Vad är nästa steg för Vermouth Beauty?
Dropbox Sign minskade pressen på ledningsteamet och sparade tid och pengar så att Vermouth Beauty nu kan fokusera helt på att skaffa kapital och driva och utöka verksamheten. Meg säger:
”Vi älskar Dropbox Sign. Jag tror det kan hjälpa oss att skala upp utan att det blir för krångligt och det är en viktig anledning till att vi använder det.”
I takt med att beställningsvolymerna och intäkterna ökar går affärsplanerna från att skaffa råmaterial från dyra mellanhänder till att gå direkt till leverantörerna. Meg säger: ”När vi gör inköp kommer vi att gå direkt till källan och måste då skapa fristående avtal. Mallarna i Dropbox Sign är verkligen till stor hjälp för oss.”
Vill du uppnå samma resultat som Vermouth?
Dropbox Sign är det enklaste sättet att skicka, ta emot och hantera juridiskt bindande e-signaturer för företag. Vår e-signaturlösning har två år i rad röstats fram av G2 som den mest användarvänliga, och den kan göra dina viktigaste arbetsflöden snabbare, enklare och säkrare. Registrera dig för en kostnadsfri provperiod i dag för att börja digitalisera din verksamhet.
Kontakta oss
