Så använder Valor Payroll Solutions Dropbox Sign
Valor Payroll Solutions är en oberoende fullservicetjänst för löner, tidsscheman, konsultering och personalhantering. De hjälper små företag att sätta ihop system och navigera igenom den komplexa lönevärlden – med modern teknik och specialistsupport.
Vi har inte längre stöd för produkten Dropbox Forms
När det gäller löner är formulär 8655 avgörande för att påbörja dialogen med IRS och få fullmakt att agera för kundernas räkning. Och som en lösning för små företag i USA vet Valor Payroll mycket väl hur förseningar i processen att få IRS-formulären undertecknade lätt kan leda till stora löneproblem. Utan officiellt tillstånd kan Valor inte agera för kundernas räkning vilket i slutändan betyder att de inte kan betala kundens anställda.
Förseningar i introduktionen var ett problem som Christina Hageny, grundare och direktör för Valor, ville undvika när hon lanserade företaget 2020. För att lösa problemet med kundintroduktionen började Christina med att hitta själva orsaken: det föråldrade sättet kunderna tog emot, skrev under och skickade tillbaka dokument. ”Oavsett vem vi behövde få pappershandlingar till eller från behövde köpa någon dyr programvara på sin sida eller manuellt skriva ut och skanna dokument”, förklarar Christina. Det ledde ofta till att det kunde ta flera veckor att få tillbaka formulär.
Valor Payroll Solutions visste att de behövde ett snabbare och enklare sätt att introducera sina kunder. Därför vände de sig till Dropbox Sign för att på ett säkert sätt effektivisera underskriftsprocessen och göra det enklare att skicka dokument, få kundernas underskrifter och få IRS-fullmakter i tid.
”Det som brukade ta flera veckor tar nu bara några minuter. Bara vetskapen att jag kan skicka ett dokument och inte tänka på det och att så snart kunden ser det får jag tillbaka det med en underskrift. Det förändrar allt.”
Med Dropbox Sign skickar Valor Payroll Solutions alla sina IRS-fullmaktsformulär elektroniskt, och slipper därmed den långdragna processen med att skriva ut, skriva under och skanna. Och eftersom det inte behövs några verktyg från tredje part för att skriva under dokument med Dropbox Sign kan Valors kunder skriva under dokument oavsett plats och enhet på några minuter. ”Dropbox Sign gör livet enklare för mina kunder. De kan få underskrifterna klara på telefonen, på datorn eller vilken enhet som helst med internet. Oavsett vilka bransch- eller teknikkunskaper de har kan de skriva under dokumenten och göra det snabbt”, förklarar Christina.
Även när kunderna glömmer bort att skriva under kan Dropbox Sign hjälpa Valor att få viktiga dokument klara med automatiska påminnelser. Istället för att lägga tid på att fundera över om ett dokument har tagits emot och skicka uppföljningsmeddelanden till kunden kan Valor spåra varje dokument som skickats för underskrift i Dropbox Sign och påminnelser skickas automatiskt när dokumenten inte skrivs under för att se till att godkännanden skrivs under och Valor kan behandla kundernas löner i tid.
Dropbox Sign gör så att Valor inte behöver jaga efter osignerade dokument, men gör det också snabbare att förbereda dokument och skicka ut dem till kunderna. Med de återanvändbara mallarna i Dropbox Sign kan Valor fylla i kundens specifika uppgifter och skicka ut formulär med bara ett par klicka – utan att behöva formatera ett nytt dokument varje gång.
Och i stort sett varenda dokument som Valor hanterar och skickar ut innehåller känslig information, så säkerheten är alltid högsta prioritet. Fysiska formulär kan lätt komma bort eller hamna fel – och det utsätter kundernas data för risker. Med integreringen mellan Dropbox och Dropbox Sign lagras Valors dokument automatiskt på ett säkert sätt online och skyddas med 2-faktorsautentisering (2FA) så att viktiga data aldrig hamnar i fel händer. ”Från ett säkerhetsperspektiv är Dropbox Sign en stor hjälp eftersom jag vet att allt är säkert och att inte vem som helst kan få åtkomst till informationen. Det integreras dessutom direkt med Dropbox så vi behöver inte jobba med PDF-filer och mejl”, förklarar Christina.
En dramatisk minskning av tidsåtgången
Med e-signaturer i alla arbetsflöden hos Valor Payroll Solutions kan kunderna skriva under dokument när som helst, var som helst, och det skär ner på tidsåtgången för avgörande dokument till bara ett par minuter. Christina förklarar, ”Det kan handla om 10 sekunder för att få ett av våra viktigaste formulär undertecknat, istället för att behöva vänta en vecka, två veckor eller längre med flera uppföljningar på det.”
Bättre intern produktivitet
Istället för att ägna flera timmar åt att skapa dokument vänta på att de kommer tillbaka använder Valor anpassade mallar och skickar ut dem för underskrift på några minuter.
Säkerhet som inger förtroende
Med säker lagring, 2FA och enkel integrering med Dropbox kan Valors kunder vara trygga i vetskapen att deras viktiga information är skyddad mot illasinnade aktörer.
Vad kommer härnäst för Valor Payroll Solutions?
I takt med att Valor har växt och utvecklats har också användningen av Dropbox Sign ökat. I framtiden planerar Valor att utöka användningen ytterligare, dra nytta av det obegränsade antalet mallar för bättre effektivitet och tillhandahålla en papperslös introduktionsupplevelse för alla kunder.
Oavsett om det gäller att effektivisera introduktionsprocessen, få snabbare löneregistreringar eller bara ge kunderna det enklaste sättet att skriva under viktiga dokument har Dropbox Sign blivit en viktig del av det dagliga arbetet och fortsätter att vara en av de viktigaste lösningarna bland Valors produktivitetsverktyg.
Vill du uppnå samma resultat som Valor?
Dropbox Sign är det enklaste sättet att skicka, ta emot och hantera juridiskt bindande e-signaturer för företag. Vår e-signaturlösning har tre år i rad röstats fram av G2 som den mest användarvänliga, och den kan göra dina viktigaste arbetsflöden snabbare, enklare och säkrare. Registrera dig för en kostnadsfri provperiod i dag för att börja digitalisera din verksamhet.
Kontakta oss
