Så har Dropbox Sign hjälpt Flow Healthcare spara 600USD per anställd åt sina kunder
Flow Healtcare är ett heltäckande klinik- och adminhanteringsprogram för sjuk- och hälsovårdsteam. Deras produkter strömlinjeformar arbetsflöden och minskar kostnader för introduktion, hantering, utbildning och uppdrag.
Vi har inte längre stöd för produkten Dropbox Forms
Resultat
Effektiviserade arbetsflöden som sparade Flows kunder 600 USD per anställd
Bidrog till att minska admintiden med 50 % för Flow-kunden Beam Healthcare
Implementerades av en enda utvecklare på bara några veckor
Företagsprofil
Att anställa hälsopersonal är komplext
Anställningsprocessen kräver inte bara de vanliga personalavdelningsfilerna som handlar om förmåner och försäkring utan det är även frågan om filer med klinisk information. De innehåller viktig information, exempelvis vårdlicenser, klinisk erfarenhet, pågående utbildning, övervakning och felbehandling. Utöver de vanliga bakgrundskontrollerna måste det till en extra bakgrundskontroll avseende vårdaspekten.
Komplexiteten tar dock inte slut där. Flow-kunden Beam Healthcare levererar vårdgivare till avlägset belägna sjukhus och telemedicinska onlinetjänster. Anställningen av vårdpersonal innebar en mängd pappersformulär som behövde fyllas i flertalet gånger. ”När Beam anlitade en vårdgivare var den tvungen att fylla i en ansökan till företaget och genomföra alla lämpliga bakgrunds- och referenskontroller. Men om samma person sedan skulle arbeta på 3 eller 5 olika sjukvårdsinrättningar, var de tvungna att fylla i anläggningsspecifika nyanställningsansökningar och gå igenom olika kontroller igen. Du kan själv föreställa dig den administrativa bördan för leverantören och adminpersonalen att hantera allt detta pappersarbete. Denna ålderdomliga process leder till frustration hos läkare som ibland undviker att bli legitimerade/behöriga på flera inrättningar. Om vi vill förbättra tillgången till vård måste vården fokusera på processerna utöver att bara producera fler vårdgivare”, säger Sarjoo Patel, VD (verkställande direktör) för Flow. Ännu värre var att om det aktuella sjukhuset ingick i en större institution med flera underklinker behövde vårdgivaren fylla i samma formulär och gå igenom samma bakgrundskontroller även för alla dessa kliniker.
Hela introduktionsprocessen tvingade vårdpersonalen att omsorgsfullt fylla i samma information upprepade gånger – tid som bättre hade kunnat användas till att vårda patienter. Det var då som Flow vände sig till Dropbox Sign för att förenkla pappersarbetet inom hälsovården.
”Med Flow har vi lyckats dra ned på kostnaden med 600 USD per anställd och minska den administrativa tiden med 50 % åt Beam Healthcare. Detta kan i stor utsträckning tillskrivas Dropbox Sign och hur lösningen automatiserade massor av dokument åt oss.”
Formulär som är snabba, digitala och inte har dubbletter
I syfte att minska antalet dubbletter av formulär som vårdgivare måste fylla i när de arbetar på andra sjukhus så implementerade Flow automatiska mallar med Dropbox Sign API. Sarjoo förklarar: ”När vårdpersonalen väl har anställts är Flow och Dropbox Signs verkliga mervärde till kunderna inom hälso- och sjukvården att de slipper dokument som måste fyllas i flera gånger. Pappersansökningsblanketterna som sjukhus behöver görs till mallar i Flow. Så när ett sjukhus ber om dem fylls de automatiskt i med hjälp av Dropbox Sign API-integreringen som är ansluten till vår databas. Vårdgivaren läser bara dokumentet och signerar det. När hen väl är ombord behöver hen inte fylla i ytterligare dokument manuellt.”
Nu är ju inte allt medicinskt yrkesutövande likadant och det innebär att Flow-mallarna behövde flexibilitet. ”Vårt Dropbox Sign-abonnemang ger Flow-kunderna anpassningsmöjligheter. Det låter [Flow-användare] ladda upp sina egna PDF-dokument och lägga till de specifika datafält de behöver. Så kunderna har möjlighet att anpassa vissa av sina enklare dokument”, berättar Chance Hammacher, Full Stack Developer på Flow.
Utöver att vara snabbt och användarvänligt säkerställde Flow att hela dokumentupplevelsen var problemfri för kunderna. ”Vi var mycket nöjda med den inbäddade formulärfunktionen som DropboxSign erbjöd. Den lät oss hålla kvar alla våra användare i ett system samtidigt som säkerheten aldrig äventyras”, fortsätter Chance. ”Vi valde [Dropbox Signs universalmärkning] för att kunna ge våra kunder en mer anpassad känsla när de använder elektroniska underskrifter.”
För att än mer förenkla det medicinska pappersarbetet vände sig Flow även till HelloWorks för att automatisera tidskrävande referenskontroller. ”Vårt huvudsakliga användningsfall för HelloWorks är referenskontroller. För jobbreferenskontroller skickar vi antingen via e-post eller SMS för att säga 'Hej, kan du fylla i den här jobbreferensen för den här vårdgivaren, han eller hon söker den här tjänsten'”, säger Sarjoo.
För att hålla sitt löfte om att hantera hela anställningscykeln skapar Flow även mallar, med HelloWorks, som ger hjälp med interna anställningsdokument. Låt oss säga att du vill skicka ett internt dokument från ett lönesystem som irs.gov eller W9. Med HelloWorks har Flow även integrerat den här funktionaliteten direkt i sin plattform.
Med så många formulär och komplexa processer att automatisera är det rimligt att anta att integreringen av Dropbox Sign API i Flow-plattformen kan ta ett tag. Men som Chance säger: ”Integreringen tog inte så lång tid, som mest ett par veckor med en enda utvecklare. Dokumentationen var bra. Den hade tydliga anvisningar för arbetsflödet vi använde. Det var enkelt för oss att testa och felsöka alla våra problem innan vi driftsatte Dropbox Sign”
Att det gick snabbt att integrera kunde inte varit lägligare för Flows kunder, i synnerhet Beam. Under pandemin behövde Beam anställa och snabbt introducera läkare i stor omfattning för att bygga ut den telemedicinska tjänsten. ”De behövde anställa mer personal för att hjälpa till att lätta på trycket på sjukhusen”, förklarar Sarjoo. Tack vare Flows snabba integrering med Dropbox Sign API kunde Beam få personal i arbete på så kort tid som 48 timmar.
Minska admintiden med 50 %
Tack vare Dropbox Sign API som fyller i dokument automatiskt och minskar behovet av att vårdgivare fyller i dokument flera gånger kunde Flow hjälpa kunden Beam genom att minska den tid dess personal ägnade åt administrativt pappersarbete med 50 % och spara uppskattningsvis 600 USD per anställd.
Bra för både arbetsgivare och arbetstagare
Amy Faust, Business Officer, CPMSM & CPCS berättar:
”Dropbox Sign har hjälpt [Flow] utföra standardiserade referens- och verifikationskontroller på ett systematiskt sätt. Det gjorde ledtiderna snabbare och de anställda gladare eftersom de slapp skriva ut, fylla i, skanna och ladda upp dokument. Det gav också gladare arbetsgivare eftersom dokumenten blir enklare att läsa och alla obligatoriska fält blir ifyllda redan första gången.”
Integreras på några veckor med en enda utvecklare
Med detaljerad lättföljd dokumentation och supportteam som är redo att hjälpa Flow genom alla problem kunde en enda Flow-utvecklare integrera Dropbox Sign API på bara några få veckor.
Vad kommer härnäst för Flow?
Flow har fått upp farten med medicinska teams och blir anlitade av kunder såsom Beam Healthcare, Pivotal Health och CVC Health Care. Som ett papperslöst företag från den första dagen planerar Flow att fortsätta ta bort de flaskhalsar som papper på cirkulation i den medicinska världen utgör.
Intresserad av att få liknande resultat som Flow?
Att integrera Dropbox Sign e-signatur-API är det enklaste sättet att förenkla dina arbetsflöden med problemfria, varumärkesanpassade underskrifter och API-integrerade mallar som automatiskt fyller i dubblettinformation. Vår e-signaturlösning har två år i rad röstats fram som den mest användarvänliga i G2 och gör era viktigaste arbetsflöden snabbare, enklare och säkrare.
Kontakta oss
