Hjälper nya medarbetare att snabbare uppnå hög produktivitet
Greenhouse Software erbjuder branschledande lösningar för att hjälpa alla företag att bli bra på att anställa. Med företagets rekryterings- och onboardingprogramvara får kandidater en supersmidig digital upplevelse från första kontaktpunkten.
Vi har inte längre stöd för produkten Dropbox Forms
Förstå hur kunder använder e-signaturer
Greenhouses uppdrag är att hjälpa alla företag att bli bra på att anställa. De utformade sin flaggskeppsprodukt, Greenhouse Recruiting, för företag som behöver en anpassningsbar anställningslösning för att bygga ett globalt team.
De flesta tidiga Greenhouse-kunderna var uppstartsföretag inom teknikbranschen, men Greenhouse har utökat sin kundbas till andra branscher och företagsstorlekar. De lanserade Greenhouse Onboarding för att hjälpa företag av alla storlekar effektivisera processen för att börja arbeta, så att anställda kan komma igång redan första dagen.
Greenhouse Onboarding är till sin natur ett övergångssystem som effektiviserar processen från jobberbjudandet via anställningsdokumentation till att den nya medarbetaren välkomnas på sin första dag. Alla data som samlas in från denna process överförs till en annan plats: kundens HR-informationssystem. Att hantera de många integrationerna mellan olika plattformar är en av Onboardings största utmaningar.
Att börja på ett nytt företag innebär att man skriver på många anställningsdokument och lämnar ut många personuppgifter. Greenhouse byggde in Dropbox Sign i sitt Onboarding-verktyg för att skapa ett sammanhängande, oavbrutet arbetsflöde för onboardingprocessen. En nyanställd skriver under dokument i den här anpassade upplevelsen utan att behöva skapa ett Dropbox Sign-konto. Greenhouses kunder behöver inte heller något konto, men de kan ändå automatisera olika välkomstupplevelser för olika användare genom Sign-integrationen. Användargränssnittet i Dropbox Sign är lätt att känna igen, vilket gör att användarna känner sig bekväma och trygga när de anger sina personuppgifter.
Användningen av e-signaturer tog fart, och nu möjliggör Greenhouse Onboarding 20 000 e-signaturer i månaden genom dessa välkomstupplevelser. Men de behövde också ett sätt att spåra användningen. När ett litet antal kunder började använda många underskrifter insåg Hugo Marcotte, som är Senior Engineering Manager på Greenhouse, att de behövde bättre insyn i signaturanvändningen.
”Vi var tvungna att underhålla vår egen instrumentpanel baserat på våra egna data i databasen”, förklarar Marcotte. ”Det var tillräckligt nära, men inte 100 % korrekt.” I stället för att ägna timmar åt att hantera problem med kunder ville Marcotte ha bättre insikt så att eventuella problem kunde lösas på ett proaktivt sätt.
”När det gäller personuppgifter känner sig användarna mer bekväma och trygga när de ser att vi använder Dropbox.”
Synlighet förenklar onboardingprocessen
När Marcotte tog upp behovet av mer synlighet med Dropbox-teamet satte det fart på en samarbetsprocess. Dropbox lyssnade på Marcottes tankar, klargjorde hans behov och visade honom betaversionen av Sign API-panelen. Den här instrumentpanelen ger värdefulla insikter i utnyttjandet av underskriftskvoten och status för begäranden, samt information om integrationshälsan.
Marcotte och hans team använder instrumentpanelen flitigt, både för att stötta Greenhouse Onboardings inbyggda mallar och felsöka eventuella arbetsflödesproblem. Dessa arbetsflöden kan vara komplexa och det är därför det tog så lång tid att reda ut problemen. API-panelens siffror är konsekvent korrekta och uppdaterade och hjälper Marcottes team lokalisera problem från feltrender.
Nu får Marcottes team den synlighet de behöver från API-panelen för att snabbt upptäcka eventuella problem och säkerställa att processen går smidigt. ”Mitt team tycker att det är oerhört hjälpsamt att söka efter ett specifikt dokument, se dess status och se vad som hände”, säger han. ”Då kan de agera.”
”Våra kunder kan definiera regler och deras nyanställda tilldelas automatiskt lämpliga e-signaturer eftersom vi integrerar med Dropbox Sign.” – Hugo Marcotte, Senior Engineering Manager, Greenhouse
Bättre effektivitet för alla
Sign-integrationen ger Onboarding-kunder inbyggda mallar för formulär som används ofta, och kunderna kan även enkelt skapa sin egen mall med villkorliga regler som definierats för varje instans. Att automatisera dokumenttilldelning på detta sätt sparar Greenhouse-kunder mycket tid genom att undvika repetitiva, manuella processer för varje nyanställning.
Avvikelser med underskrifter är ovanliga för Greenhouse, men komplexiteten i arbetsflödet gjorde det svårt att lokalisera problem när de uppstod. API-panelen har sparat Marcottes team flera timmars arbete varje månad, eftersom det nu bara tar någon minut att kontrollera underskriftstatus för ett specifikt dokument. ”Eftersom vi har så mycket synlighet kan vi upptäcka och åtgärda problem i farten”, säger Marcotte.
Greenhouse Onboarding stöder komplicerade arbetsflöden och har aldrig behövt ångra valet av Dropbox Sign. ”Mitt team får alltid den support och dokumentation de behöver för att säkerställa att våra kunder har en pålitlig e-signaturlösning inbäddad i vår applikation”, säger Marcotte. Användargränssnittet för Dropbox Sign är väldigt intuitivt och det är en viktig del av Greenhouse Onboarding. Greenhouse erbjuder en annan onboarding-produkt som inte inkluderar eSignaturer, nämligen Greenhouse Welcome. Men 80 % av Greenhouse-kunderna använder Dropbox Sign via Onboarding för att de vill ha e-signaturernas funktionalitet. ”Det skulle inte vara komplett utan den här delen”, avslutar Marcotte.
Vad kommer härnäst för Greenhouse?
Marcotte blev förvånad över hur mycket som var möjligt med Sign API: till exempel att förifylla formulär med data som erhållits genom Greenhouse Recruitment. ”Det är sånt folk inte lägger märke till eftersom vi har det”, säger han – men de skulle bli irriterade om de var tvungna att manuellt lägga in den informationen igen.
Greenhouse undersöker nu att ta den möjligheten vidare genom att använda Sign API för att hämta information från undertecknade dokument och automatisera ännu fler processer, som eVerify-förfrågningar.
Är du intresserad av att få liknande resultat som Greenhouse?
Dropbox Sign är det enklaste sättet att skicka, ta emot och hantera juridiskt bindande e-signaturer för företag. Vår e-signaturlösning har två år i rad röstats fram som den mest användarvänliga i G2 och kan göra dina viktigaste arbetsflöden snabbare, enklare och säkrare. Registrera dig för en kostnadsfri provperiod idag för att börja digitalisera din verksamhet.
Kontakta oss
