Manda använder Dropbox Sign för att göra livet enklare för hyresgäster och hyresvärdar
Manda, en onlinemarknadsplats som sammanför långtidshyresgäster med hyresvärdar och fastighetsförvaltare, minskar handläggningstiderna för hyresavtalen från 30 dagar till bara 10 med hjälp av Dropbox Sign.
Vi har inte längre stöd för produkten Dropbox Forms
Hantera flera kontrakt och plattformar
När det gäller fastighetsuthyrning i Frankrike är de administrativa uppgifterna betungande för både hyresgäster och hyresvärdar. Så 2016 slog sig den digitala inhemska fastighetsbyrån Manda in på en väg för att förändra allt detta.
Manda förstod marknadens hårt reglerade karaktär och den nästan oändliga mängden dokumentation som kräver underskrifter, motunderskrifter, säker lagring och hantering. ”I Frankrike har det under de senaste hundra åren alltid funnits en manuell, administrativ roll som hanterar denna process”, förklarar Nicolas Goyet, medgrundare och VD (verkställande direktör) på Manda. ”Vi ersätter i princip detta med en digital lösning.”
För att med digitala medel möjliggöra, samla in och hantera underskrifter mellan hyresgäster och hyresvärdar implementerade Manda en fristående lösning med DocuSign – men kundupplevelsen lämnade mycket att önska.
”När vi skickade ut dokument som kontrakt eller borgensavtal skickade vår tidigare lösning länkar som förde bort undertecknaren från vår plattform till en separat webbplats för att slutföra signeringsprocessen. Den bristande enhetligheten med avseende på varumärket var distraherande och förvirrande för våra kunder. Vi ville ha en lösning utan omdirigeringar.”
Sedan slog covid-19 till med full kraft och Manda visade sig vara den enda lösningen som gjorde det möjligt för människor att hyra under nedstängningen. Detta ledde till en avsevärd tillväxt, så Manda behövde en ny avtalsarbetsflödeslösning som tillgodosåg behoven. ”Covid bidrog faktiskt till att förändra människors tankesätt från de traditionella metoderna för lägenhetsuthyrning. Förut ville alla se en lägenhet innan de hyrde. Nu är de nöjda med virtuella rundturer och en till 100 % digitaliserad hyresavtalsprocess.”
För att hålla jämna steg med den nya tillväxten, kunna erbjuda ett enklare sätt att hantera kontrakt och leverera förstklassiga kundupplevelser för hyresgäster och hyresvärdar behövde Manda hitta en ny lösning. De upptäckte Dropbox Sign.
”Vi märkte att Dropbox Sign var lätt att integrera, prisvärt och hade en bra uppsättning funktioner. Vi driftsatte lösningen över några av våra dokumentflöden och upplevde genast ett mer professionellt uttryck med en process som våra kunder också gillade.”
Dropbox Sign får fastigheter uthyrda snabbare
Mandas första Dropbox Sign-integrering hjälpte till att introducera nya hyresvärdar för plattformen. Djupgående undersökningar avslöjade hur Manda kunde förbättra sin användarupplevelse under slutskedet av kontraktarbetsflödet, när hyresvärdar måste skriva under ett avtal och ansluta sig. ”Det var avgörande för Manda att vi levererade en supersmidig upplevelse åt hyresvärdar under introduktionsprocessen. Denna upplevelse är ofta deras första interaktion med vårt varumärke, och ett bra första intryck är avgörande. Dropbox Sign har varit en enorm framgång i denna process”, säger Nicolas.
Med ett sortiment av användarvänlig dokumentation i rätt programmeringsspråk visade sig Dropbox Sign API vara enkelt att integrera i arbetsflödet, och vid tester visade sig lösningen fungera snabbare och kräva mindre arbete från hyresvärdar vid formulärsifyllnaden än den tidigare lösningen. ”Användarupplevelsen är mycket bättre. Var och varannan person blev tidigare förvirrad över hur och var man skulle skriva under”, förklarar Nicolas. Med denna inlärningsupplevelse bevisade Dropbox Sign sitt värde, och detta inspirerade Manda att identifiera andra användningsfall över hela verksamheten för vilka lösningen kunde effektivisera verksamheten och dokumentflödena.
En annan komplexitet att beakta var hanteringen av flera underskrifter för en fastighet. Vare sig det handlar är ett par eller ett kompisgäng som hyr en lägenhet måste varje hyresgäst skriva under kontraktet. Men att hantera flera versioner av samma hyreskontrakt, och få översikt över vilka hyresgäster som hade och inte hade skrivit under, var tids- och arbetskrävande. Med Dropbox Sign API kan Manda-teamet nu begära att flera personer ska skriva under samtidigt eller begära att dokument ska signeras i en specifik ordning. ”Vi kan till och med se var ett kontrakt har fastnat och skicka en påminnelse till den personen”, säger Nicolas.
Fler än 2 000 underskrifter krävs varje månad, och automatisering av kontraktsarbetsflöden minskar antalet supportförfrågningar – vilket innebär att personalen kan fokusera på mer värdefulla uppgifter som hjälper företaget att växa.
”Vi replikerar eller förbättrar systematiskt det tidigare systemets arbetsflöden, vilket ger en allt smidigare upplevelse över alla kontaktpunkter med hyresgäster och hyresvärdar. Kontrakt undertecknas snabbare, vi får färre frågor under hela processen och det manuella arbetet och mängden support som behövs minskar avsevärt.”
Hyresansökningarnas tid minskade från 30 dagar till 10
En typisk lägenhet tar cirka 30 dagar att hyra ut, men med Dropbox Sign API kan Mandas kunder säkra fastigheter på bara 10 dagar. Digitaliseringen av avtalsflöden och plattformarnas omedelbarhet hjälper hyresvärdar och hyresgäster att komma överens mycket snabbare.
Hanterar automatiskt över 2 000 signaturer per månad
Genom att integrera Dropbox Signs API med Mandas interna system och därmed automatisera kontraktsprocessen har företaget avsevärt minskat administratörsbördan och kostnaderna för att hantera fler än 2 000 underskrifter i månaden.
100 % granskningsbart, ännu säkrare
Att integrera Dropbox Sign API med den befintliga plattformen har gett Manda ett omfattande digitalt fotavtryck och säkra granskningsloggar för de tusentals kontrakt som företaget hanterar varje månad. När tillsynsmyndigheter kommer och kontrollerar att allt fungerar som det ska är det numera en enkel process att bevisa efterlevnad av riktlinjer, policyer och juridiska krav.
Vad kommer härnäst för Manda?
Mandas Dropbox Sign-användning är i sin linda, och företaget vill utöka sin användning av plattformen över hela organisationen. ”Vi ser fram emot att så småningom migrera helt till Dropbox Sign och automatisera alla våra kontrakts- och dokumentarbetsflöden. Lösningen har visat sig vara otroligt värdefull när vi effektiviserar våra befintliga processer, och vi ser fram emot att upptäcka hur den kan hjälpa oss över andra delar av verksamheten”, säger Nicolas.
Intresserad av att få liknande resultat som Manda?
Dropbox Sign är det enklaste sättet att skicka, ta emot och hantera juridiskt bindande e-signaturer för företag. Vår e-signaturlösning har två år i rad röstats fram som den mest användarvänliga i G2 och kan göra dina viktigaste arbetsflöden snabbare, enklare och säkrare. Registrera dig för en kostnadsfri provperiod i dag för att börja digitalisera din verksamhet.
Kontakta oss
