ISCA saves over 10,000 pages per month with Dropbox Sign
Institute of Singapore Chartered Accountants (ISCA) är det nationella revisionsorgan i Singapore som tillhandahåller utbildningsprogram till revisionsbyråer och specialister, hjälper sina medlemmar att digitalisera och arbetar med statliga myndigheter och ministrar i budgetfrågor.
Vi har inte längre stöd för produkten Dropbox Forms
Redovisning för en värld på distans
Händelserna 2020 förändrade sättet många företag runt om i världen fungerar. En av de största förändringarna var hur viktiga dokument undertecknas. Före pandemin var användningen av e-signaturer inte prioriterad eftersom det befintliga systemet med papper fungerade. Men covid-19 kastade grus i maskineriet vad gäller etablerade signeringsmetoder med penna och papper för företag överallt. Något behövde förändras.
För ISCA:s över 100 medarbetare som betjänar över 32 000 ISCA-medlemmar är det avgörande för den dagliga verksamheten att dokument kan hanteras effektivt – vi pratar om interna utbildningsansökningar, godkännanden och styrelsemedlemmars signaturer såväl som externa leverantörskontrakt. Men med nya distansbaserade verksamhetsmetoder kunde ISCA förutse stora problem om de inte agerade snabbt. ”Vi insåg att alla våra rekvisitionsformulär och informationsmeddelanden skulle fastna eftersom vi inte längre befann oss i samma byggnad. Vi kunde inte längre bara gå upp en våning och säga ”Kan du skriva under här?”. Vi behövde hitta en lösning, för i samma ögonblick som vi missade en deadline skulle vi och våra medlemmar fått stora problem”, säger Edmund Liu, Head of InfoComm Technology & Management på ISCA.
That’s when they turned to Dropbox Sign to help them digitize their signing processes with eSignature technology.
”Jag har använt olika ledande och dyra e-signaturlösningar, men HelloSign [nu Dropbox Sign] ändrade mitt perspektiv. Detta är den enklaste lösningen med den bästa användarupplevelsen samtidigt som den ger samma resultat som de andra dyra lösningarna.”
Snabbare signering på sidor
ISCA immediately implemented Dropbox Sign to speed up and manage internal approvals. When projects involve senior management, they often require several signatures from different heads of department, council members, or board members. But with paper documents, this signature chain was at risk of breaking down whenever a document was lost or a bottleneck in the signing process arose.
Dessutom måste ISCA:s dokument godkännas av intressenter i en viss ordning, vilket ger ytterligare komplexitet. Och om något av dessa godkännanden inte sker i rätt ordning måste hela signeringsprocessen startas om.
With Dropbox Sign's built-in logic, however, the right contracts always go to the right people at the right time.
“What I like most about HelloSign [now Dropbox Sign] is the ordered signing feature. We can request two people to sign at the same time or request documents are signed in a specific order. All the logic, sending, and timings are handled by HelloSign [now Dropbox Sign]. Plus we can see who has not yet signed or where a document is stuck, and then we can send a reminder to that person.”
Dropbox Sign has also greatly improved ISCA’s productivity. When managing high volumes of detailed paper contracts, errors and version control can be costly. Even the smallest mistake might lead to a 20- to 30-page reprint, wasting huge amounts of time and paper.
ISCA's employees now share and sign documents digitally — that way, when an error does occur, they can fix it and resend the document without a single page of printing. Plus, because ISCA can attach documents as one file, recipients don’t need to sign on a page-by-page basis anymore; it's just one signature for the entire document — speeding up the signing process further. “The whole effort of reprinting and sending documents manually is a pain. Because we’re signing and resigning digitally with HelloSign [now Dropbox Sign], we can just upload the whole document again and resend everything as a soft copy. It’s so easy,” says Edmund.
This was just the tip of the signing iceberg. When it comes to procurement, the process demands original copies. But sometimes hard copies get lost or damaged. Once that happens, you need a backup copy, which requires drawn-out reverification and approval from the finance team. But, as Edmund explains, “with HelloSign [now Dropbox Sign], once a document is signed, everyone who has signed it automatically has their own original copy. And because it’s digital, it can’t get lost or damaged. It has become so much easier for everyone along the way because they can help themselves and find original documents using HelloSign [now Dropbox Sign].”
ISCA also saves on information admin and filing time by grouping its documents together. “One of my favourite HelloSign [now Dropbox Sign] features is the ability to attach many files of different formats and sizes. The drag-and-drop is really easy. I can also attach previous HelloSign [now Dropbox Sign] documents that have already been signed, so I can share all the relevant information in one package,” says Edmund.
Kostnader för 10 000 papper per månad insparade
Genom att ersätta signering med penna och papper med e-signaturer har ISCA:s pappersanvändning minskat med 10 000 sidor per månad. Ännu bättre är att papperskostnaderna har minskat med över 10 %, vilket ger besparingar på mer än 300 USD per månad.
Ökad signeringsproduktivitet
Alongside cost savings was a big boost in productivity. Because Dropbox Sign's built-in logic now manages multiple signature requests in a specific order, ISCA’s teams no longer waste time managing and tracking the signing process. “Productivity has increased tremendously. Time is saved, and work is done quicker. Once everyone started using HelloSign [now Dropbox Sign], we didn’t look back,” says Edmund.
Vad kommer härnäst för ISCA?
Dropbox Sign is now ISCA’s established platform for signing documents, with over 17 different teams using it. In fact, they’re so impressed, they’re considering it as their preferred signing method for all internal and external documents. “Because of HelloSign's [now Dropbox Sign] wide adoption within ISCA, we are now considering using HelloSign [now Dropbox Sign] as the key platform for all signing-related tasks,” says Edmund.
Intresserad av att få liknande resultat som ISCA?
Dropbox Sign är det enklaste sättet att skicka, ta emot och hantera juridiskt bindande e-signaturer för företag. Vår e-signaturlösning har två år i rad röstats fram som den mest användarvänliga i G2 och kan göra dina viktigaste arbetsflöden snabbare, enklare och säkrare. Registrera dig för en kostnadsfri provperiod i dag för att börja digitalisera din verksamhet.
Kontakta oss
