How Daiichi Jitsugyo Asia accelerated international signing with Dropbox Sign
Daiichi Jitsugyo Asia Group (DJKA-koncernen) är ett dotterbolag till det japanska handelsföretaget Daiichi Jitsugyo Co. Ltd., och har sitt asiatiska huvudkontor i Singapore (Daiichi Jitsugyo Asia Pte. Ltd).
Som ett expanderande försäljnings- och serviceföretag fokuserar det på leveranser till industrianläggningar och utrustning till industrin, kompletterat med enastående service och ett globalt välutvecklat nätverk.
Vi har inte längre stöd för produkten Dropbox Forms
Att få påskrifter internationellt gick långsamt
För Daiichi Jitsugyo Asia var det en utdragen och långsam process att skicka kundofferter, kontrakt, slutrapporter och leveransordrar över internationella gränser.
Men det var inte bara försäljningsdokument som gjorde det hela långsamt. Känsliga interna AGM-dokument krävde även påskrifter från ledare i flera länder – Japan, Thailand med flera. Det kunde ta dagar för att få dessa dokument undertecknade och tillbakaskickade. Yohei Takahashi, direktör på Daiichi Jitsugyo Asia berättar:
”Vårt huvudsakliga problem var snabbheten. DJK Group har kontor över hela värden så det tog lång tid att få en handskriven underskrift. Till exempel finns vårt huvudkontor i Japan så vi måste skicka dokumenten i original dit och sedan vänta på att personen skriver under dem och skickar tillbaka dem. Och även när vi gjort det så arbetar mottagarna ofta hemifrån eller så befinner de sig på en inrikes affärsresa. Detta innebar att vi behövde vänta mycket länge innan vi fick tillbaka ett undertecknat dokument.”
Den här traditionella metoden med papper och penna var inte bara långsam utan det kostade även Daiichi Jitsugyo Asia en mindre förmögenhet att skicka dokument fram och tillbaka. Som Yohei säger:
”När vi ber om underskrifter är dokumenten ofta väldig viktiga. Vi behövde använda ett specialistbudföretag som DHL eller OCS men det var mycket dyrt.”
Daiichi Jitsugyo Asia needed a faster, more cost-effective way to send and receive internal and customer-facing documents that suited its international operations. That’s when they turned to Dropbox Sign.
“Before we started using HelloSign [now Dropbox Sign], we compared how many envelopes we used monthly, how many documents we printed, and how much we spent sending them overseas. We concluded that HelloSign [now Dropbox Sign] was worth the subscription cost.”
Snabba och gränslösa digitala signaturer
To reduce the time for customers and employees to send and sign documents internationally, Daiichi Jitsugyo Asia implemented Dropbox Sign.
Med e-signaturtekniken i drift behövde teamet inte längre vänta på att dokument i pappersform skulle anlända från ett annat land, ordna med leverans av dokumenten till ett företag för att sedan vänta på att någon skulle underteckna dem och skicka tillbaka dem med en annan budtjänst. Nu kan de som ska underteckna få ett e-postmeddelande och omedelbart använda sin dator eller enhet till att skriva på, något som sparar tid för båda parter.
Utöver detta så har Daiichi Jitsugyo Asia gjort enorma kostnadsbesparingar för hela processen med dokumentunderskrifter. HR-chefen Hiroki Koumura berättar:
“When we sent paper documents, we’d use DHL instead of standard airmail because it was more secure. But it was also very expensive. Now we have cut delivery costs by substituting paper documents for digital HelloSign [now Dropbox Sign] documents. We compared HelloSign [now Dropbox Sign] to two or three other products. HelloSign's [now Dropbox Sign] price and ease-of-use were the best.”
Och att det var ”användarvänligt” var särskilt viktigt för att Daiichi Jitsugyo Asia skulle kunna implementera e-signaturer utan problem. Det var viktigt att de som skulle underteckna för Daiichi Jitsugyo Asia snabbt kunde förstå hur de skulle svara på begäran om underskrift utan att Daiichi Jitsugyo Asia-teamet var behjälpliga. Tan Ming Wei, HR-ledare förklarar:
“Sometimes when we would ask somebody to sign a document, we need to explain how the digital signing process works. This would cause anxiety and take time to explain. But with HelloSign [now Dropbox Sign], we don't have this challenge because it is a user-friendly product and everyone easily understands how to use it.”
Dropbox Sign has made life easier on the Daiichi Jitsugyo Asia’s team, too. Now they can track documents in real-time, so they know who has signed and who they are still waiting on.
What’s more, because Daiichi Jitsugyo Asia was already a Dropbox customer, the integration between Dropbox Sign and Dropbox took ease-of-use to a whole new level. The Dropbox Sign-Dropbox integration means documents are automatically secured and stored in Daiichi Jitsugyo Asia’s existing folders, so there’s no need to spend time moving documents between the two tools. Hiroki Koumura says,
”Med Dropbox sparas våra undertecknade dokument automatiskt i lättåtkomliga mappar. Det gör det väldigt smidigt för vår personal att hitta undertecknade avtal.”
Snabbare internationella underskrifter
Den tidigare processen med att skriva ut, underteckna och skicka dokument via utrikespost tog många dagar. Implementeringen av e-signaturer gjorde att ledare och kunder kunde skriva under överallt, när som helst. Daiichi Jitsugyo Asia minskade drastiskt hela den tid det tog att skriva under AGM- och försäljningsdokument. Yohei Takahashi, ledare på Daiichi Jitsugyo Asia berättar:
"Vi kan enkelt spåra förloppet och identifiera vem som ännu inte skrivit under för alla dokument. Även om undertecknaren befinner sig på resa eller har lämnat kontoret kan vi ändå be om en underskrift."
Eliminerade dokumentleveranskostnader
Genom att ta bort penna och papper från undertecknandeprocessen har Daiichi Jitsugyo Asia minskat de tillhörande utskrifts- och leveranskostnaderna som uppstår när känsliga dokument transporteras över internationella gränser.
Dropbox Sign-Dropbox integration for automatic document storage
With Dropbox Sign and Dropbox integration, Daiichi Jitsugyo Asia automatically and securely stores every document in its company Dropbox account after it’s been signed — making every document easy to find and saving its team hours of administrative work transferring documents between different systems.
Vad kommer härnäst för Daiichi Jitsugyo Asia?
Already using Dropbox company-wide and Dropbox Sign in its Singapore offices, Daiichi Jitsugyo Asia’s next move is to roll out Dropbox Sign internationally, making the signing processes streamlined across the entire business.
Vill du uppnå samma resultat som Daiichi Jitsugyo Asia?
Dropbox Sign är det enklaste sättet att skicka, ta emot och hantera juridiskt bindande e-signaturer för företag. Vår e-signaturlösning har två år i rad röstats fram som den mest användarvänliga i G2 och kan göra dina viktigaste arbetsflöden snabbare, enklare och säkrare. Registrera dig för en kostnadsfri provperiod i dag för att börja digitalisera din verksamhet.
Kontakta oss
