Så kan Dropbox Sign spara tid och minska fel i HR och försäljning
Process Street hjälper företag att hantera återkommande arbete, förenkla processer och öka den övergripande effektiviteten genom kodfri programvara för automatisering av arbetsflöden.
Vi har inte längre stöd för produkten Dropbox Forms
Resultat
Tillhandahåller funktion för e-signatur till mer än 5 000 Process Street-kundappar
30 min
Sparar 30 minuter per mall
Färre fel vid inmatning av data
Företagsprofil
Ta automatisering av arbetsflöden till nästa nivå
När världen började använda digitala verktyg för att ersätta traditionella pappersprocesser som onboarding av nya medarbetare och försäljningsförslag, hände något oväntat: många team blev tvungna att hantera ett växande antal verktyg för att slutföra dessa processer.
Att växla mellan olika verktyg var inte bara tidskrävande för medarbetarna, det ökade också risken för att fel skulle uppstå när de kopierade och klistrade in information som personnummer, clearingnummer och adresser mellan verktygen.
Process Street skapade därför sin kodfria plattform för automatisering av arbetsflöden för att hjälpa företag att effektivisera sina vardagsprocesser. ”Varje företag har en återkommande process som kan göras mer effektiv. Det är precis det Process Street gör”, säger Ashley Chain, Director of People and Operations på Process Street.
Ett stort antal av dessa processer – som att onboarda nya medarbetare och förbereda försäljningsförslag – innebär dock att fylla i information och begära signaturer. Det var inte helt nytt för Process Street att använda e-signaturer för dessa uppgifter, men företagets tidigare e-signaturverktyg hade ett dåligt gränssnitt och saknade möjlighet att integreras med Process Streets interna arbetsflöden. Det innebar att Process Street var tvunget att använda ett helt fristående verktyg för att skriva under dokument, och företagets kunder stod inför samma dilemma.
På HR-sidan leder denna ineffektivitet till fördröjningar i jobberbjudanden, onboarding och befordringar, vilket kan leda till att bra kandidater tappas bort.
På säljsidan kan det dra ut på tiden att få in offerter och avsluta affärer, vilket skapar frustration hos de potentiella kunderna och riskerar att äventyra försäljningen.
För att lösa problemet började Process Street leta efter en e-signaturlösning som skulle ge deras team och kunder den funktion som krävdes för att bygga kompletta arbetsflöden.
Och det dröjde inte länge förrän Process Street upptäckte Dropbox Sign.
”Genom att automatisera processen för avtalsskrivning sparar jag minst 30 minuter varje gång jag skickar ett anställningserbjudande till en nyanställd med Dropbox Sign.”
Dropbox Sign tillför friktionsfri underskriftsfunktionalitet till Process Street
Process Street erbjuder Dropbox Signs underskriftsfunktion för arbetsflöden genom Zapier-automatisering.
På så sätt kan Process Street och dess kunder dra nytta av företagets över 800 arbetsflödesmallar eller skapa egna arbetsflöden för att utföra uppgifter som kräver underskrifter, inklusive att onboarda anställda, utföra bakgrundskontroller eller underteckna säljavtal. När användare skickar ut begäranden om underskrift kan de enkelt ansluta Process Street till sina Dropbox Sign-konton via Zapier för att skapa automatiserade arbetsflöden för signering.
Process Street använder Dropbox Sign-integreringen för e-signaturer i sina egna interna processer, vilket är ett bevis på att produkten fungerar. På Process Streets HR-avdelning använder Ashley Dropbox Sign Zapier-automatiseringen för att skriva och skicka anställningserbjudanden till nyanställda. När en nyanställd muntligen accepterar ett erbjudande startar Ashley ett automatiserat arbetsflöde i Process Street. Den nya medarbetarens uppgifter hämtas sedan från systemet och fylls i i rätt fält i Dropbox Sign-mallen för anställningserbjudanden. Tack vare den förifyllda informationen kan Ashley skicka ett officiellt anställningserbjudande till kandidaten för underskrift inom några minuter. ”Genom att automatisera processen för avtalsskrivning sparar jag minst 30 minuter varje gång jag skickar ett anställningserbjudande till en nyanställd med Dropbox Sign”, säger Ashley.
Att slippa dubbelhantering och manuell överföring av information mellan olika verktyg har varit värdefullt för Process Street, inte bara när det gäller rekrytering. HR- och säljteamen har minskat antalet fel i datainmatningen avsevärt.
”Det finns ingen risk att vi behöver gå tillbaka och säga: ’Jag skojade bara, det var fel nummer’. Så internt sparar vi tid och behöver inte känna oss stressade över om något har matats in felaktigt”, säger Ashley.
Att få igång integreringen var dessutom enkelt och smidigt för Process Street. Ashley kunde själv konfigurera integreringen på första försöket, och när hon hade frågor var Dropbox Signs supportteam redo att hjälpa till. ”Jag hade en fråga om hur min underskrift visades och supportteamet var till stor hjälp. Deras representanter gick igenom allt med mig, de var tillmötesgående och löste problemet snabbt”, säger Ashley. ”Försäljningsavdelningen sa samma sak när de konfigurerade Zapier för sina försäljningsförslag. Våra erfarenheter av supportteamet har varit mycket positiva.”
Tack vare Zapier-integreringen har Process Street sluppit lägga tid och kraft på att bygga ett eget e-signaturverktyg. ”Att skapa något liknande själva för att ha på vår plattform skulle vara ett enormt åtagande”, säger Ashley. ”Det har varit en stor fördel att kunna visa våra kunder att vi har infört denna integrering med våra produkter och att det är enkelt att konfigurera via Zapier.”
Dropbox Sign gör arbetsflöden för signering smidiga
En uppsjö av signeringsmöjligheter för Process Streets kunder
Process Streets kunder kan lägga till e-signaturbegäranden i sina arbetsflöden genom att ansluta Dropbox Sign och Process Street-plattformen via Zapier. Det innebär att Dropbox Sign kan användas i Process Streets arbetsflöden med över 5 000 appar, inklusive Salesforce, vilket skapar nya flexibla användningsområden.
30 minuter sparade per avtal
Tack vare Dropbox Sign kan dokument som anställningserbjudanden eller försäljningsförslag skapas, fyllas i och skickas på bara några minuter.
Färre fel vid inmatning av data
Automatiskt ifyllda uppgifter i avtal innebär att Process Streets personal och kunder inte behöver oroa sig för att göra misstag när de skapar dokument.
Vad händer härnäst för Process Street?
Framöver planerar Process Street att lansera nya och förbättra befintliga funktioner baserat på feedback från kunderna. Med varje uppdatering hoppas företaget kunna göra processerna mer anpassade till vad kunderna behöver. ”Vi arbetar med att förbättra vår funktion för villkorssats och införa saker som vi har hört att våra kunder verkligen vill ha, som formulärdatauppsättningar. Saker som kan djupdyka i vissa processer och göra det möjligt för kunderna att anpassa ännu mer, vilket är väldigt spännande och väldigt nördigt. Men vi är riktigt exalterade över det.”
Redo att uppnå samma resultat som StaffUpApp?
Dropbox Sign är det enklaste sättet att skicka, ta emot och hantera juridiskt bindande e-signaturer för företag. Vår e-signaturlösning har två år i rad röstats fram av G2 som den mest användarvänliga, och den kan göra dina viktigaste arbetsflöden snabbare, enklare och säkrare. Registrera dig för en kostnadsfri provperiod i dag för att börja digitalisera din verksamhet.
Kontakta oss
