Så använder EqualTo e-signaturer för att rekrytera och nå avslut snabbare
EqualTo är ett Berlin-baserat startup-företag som hjälper programvaruteam att integrera kalkylbladsteknik i sina produkter.
Vi har inte längre stöd för produkten Dropbox Forms
Manuella avtalsunderskrifter tar all luft ur anställning och affärer
EqualTo-teamet har utvecklat kalkylbladsteknik för programvarutekniker. Den gör att teknikerna enkelt kan lägga till kalkylbladsfunktioner i sina produkter.
Men som programvaruföretag är EqualTo alltid på jakt efter sätt att automatisera och optimera sina processer. Ett område där EqualTo var ineffektiva var anställningar. På en arbetsmarknad med så mycket konkurrens kan det kosta att inte föra processen framåt och du kan förlora kandidater, tid och pengar. För EqualTo kunde rekryteringsprocessen försenas inte bara av kravet på att få underskrifter i bläck utan också av de extra stegen i att posta fyra olika dokument. Det rör sig om ett anställningsavtal, ett sekretessavtal, ett avtal om privat internetanvändning och ett aktieavtal, för att inte nämna eventuella extra dokument om det skulle behövas ett visum.
”Tänk dig att du anlitar fyra till fem personer på en månad. Då finns det redan så många dokument som behöver undertecknas. Gör du det pappersvägen är det ett slöseri med tid och bara ineffektivt”, säger Dmitri Kemenev, vice VD för ekonomi och drift på EqualTo. Och de extra dagarna som ägnas åt att skicka ut och vänta på dokument kan innebära att de nya medarbetarna tackar nej till anställningen hos EqualTo efter att ha fått ett erbjudande från ett annat företag eller efter att ha ändrat sig.
Utöver att anställa de bästa talangerna är det också avgörande för EqualTo att fånga upp de bästa affärserbjudandena så fort som möjligt. I sitt arbete med kunder och tredjepartsleverantörer behöver EqualTo få flera slags dokument undertecknade, bland annat försäljningskontrakt, sekretessavtal, leverantörsformulär och leverantörsavtal. Men processen kan ta tid när dokumenten behöver skickas via post. När ett dokument väl har skickats kan det ta ett par dagar (eller mer) innan det kommer fram. Personen som tar emot dokumentet (som kanske inte är den avsedda mottagaren) måste ta kontrakten till undertecknaren. ”Du vill få dokumenten undertecknade snabbt. Du vill definitivt inte ödsla tid på att skriva ut, gå till posten och skicka dokumenten med posten. Vem vet om dokumenten har tagits emot?” säger Dmitri.
E-signaturerna har spelat en viktig roll i EqualTos anställnings- och allmänna företagsframgångar och därför vände sig företaget till Dropbox Sign.
”Med e-signaturer kan vi spara 3–5 dagar i rekryteringsprocessen. Vi kan anlita bra kandidater eftersom vi är snabbare än andra företag, och vi är snabbare tack vare Dropbox Sign.”
E-signaturer ger effektivare anställning och avtalssignering
Dmitri och grundarna av EqualTo använde Dropbox Sign på sitt tidigare företag. De förlitade sig på att Dropbox Sign skulle ge den effektivitet det nya startup-företaget behövde och därför började de använda e-signaturer redan i tidigt skede.
Enligt tysk lag måste anställningsavtal skrivas under med bläck, men EqualTo använder Dropbox Sign för att skriva under avtalen elektroniskt först, i god tro. Det gör att EqualTo kan hålla fast vid kandidaterna under tiden de nyanställda väntar på att officiellt underteckna det hela med fysiska kontrakt.
För andra dokument under nyanställningsprocessen, som sekretessavtal, avtal om privat internetanvändning och aktieavtal, kan EqualTo använda sig helt av e-signaturer och få en snabbare introduktionsprocess och effektivare anställningsprocess.
”Med e-signaturer kan vi spara tre till fem dagar i rekryteringsprocessen”, säger Dmitri. ”Det är kritiskt för anställningsprocessen. Vi kan anlita bra kandidaters eftersom vi är snabbare än andra företag, och vi är snabbare tack vare Dropbox Sign.”
Att få dokument undertecknade av kunder och leverantörer är dessutom en mycket smidigare process. Istället för att posta dokument och hoppas att de kommer fram till rätt person i god tid kan EqualTo tack vare e-signaturer snabbt skicka dokument direkt till personen med behörighet att skriva under och det snabbar upp försäljningsavtalen och leverantörsavtalen.
Dessutom innebär realtidsstatistiken för dokument i Dropbox Sign att EqualTo har full inblick i avtalens status. Personalen vet om en undertecknare har tagit emot eller sett ett avtal och när det är dags för uppföljning. ”Istället för att skicka avtal med posten, särskilt i en värld präglad av distansarbete, har Dropbox Sign gjort så att vi kan få våra underskrifter i got tid. Med Dropbox Sign kan vi se statusen för underskrifterna, vilka som redan har skrivit under och vilka som inte har det, och även ställa in automatiska påminnelser. Jag tror den största fördelen är att det sparar så mycket tid”, förklarar Dmitri.
Den smidiga processen har sparat EqualTo-personalen tid som de kan ägna åt viktigare saker. Tidigare ansvarade kontorscheferna för att skicka, ta emot och hålla koll på alla avtal och tillhörande dokument. Genom att automatisera de här administrativa uppgifterna med hjälp av e-signaturer slipper EqualTo anlita personal för det här rutinarbetet.
Dropbox Sign gör det enklare att göra affärer
Minskar rekryteringsprocessen med 3–5 dagar
Genom att skicka merparten av anställningsdokumenten via Dropbox Sign har bidragit till en snabbare anställningsprocessen och minskat risken att kandidaterna tackar ja till ett annat erbjudande.
Mindre pappersarbete
EqualTo undvek att behöva anlita en kontorsarbetare för att skicka ut och samla in underskrifter via post.
Begäran om underskrift skickas på distans, direkt till undertecknare
Med e-signaturer kan EqualTo skicka och ta emot begäranden om underskrifter direkt till och från rätt personer och hoppa över onödiga steg och slippa bortkastad tid med att vänta på att dokument tas emot.
Vad kommer härnäst för EqualTo?
Som ett två år gammalt företag är EqualTo fortfarande i seed-stadiet. Nästa steg är att skaffa serie A-kapital – något de hoppas uppnå år 2024 eller tidigare. Dmitri förklarar, ”Det beror på marknadssituationen. Just nu är det ganska tyst på investeringssidan, men vi är optimistiska över framtiden. När vi ger oss in i serie A kommer vi nog att skala upp och anlita en hel del.”
E-signaturerna fortsätter att utgöra en viktig del av hela EqualTos verksamhet. ”De kommer inte att försvinna. Vi kommer att använda elektroniska signaturer överallt där det går”, förklarar Dmitri. ”Så jag kan föreställa mig att antalet elektroniska signaturer ökar i takt med att vi växer. Det finns ingen anledning att tro att det kommer vara detsamma eller minska.”
Vill du uppnå samma resultat som EqualTo?
Dropbox Sign är det enklaste sättet att skicka, ta emot och hantera juridiskt bindande e-signaturer för företag. Vår e-signaturlösning har två år i rad röstats fram av G2 som den mest användarvänliga och kan göra dina viktigaste arbetsflöden snabbare, enklare och säkrare. Registrera dig för en kostnadsfri provperiod i dag för att börja digitalisera din verksamhet.
Kontakta oss
