Entrust riduce la durata del processo di firma da 2 settimane a 1 giorno con Dropbox Sign
Entrust Public Accounting Corporation offre servizi professionali nelle aree di garanzia, consulenza, contabilità, imposte, esternalizzazione di procedure di business e segreteria aziendale a una vasta gamma di imprese a Singapore.
Non supportiamo più Dropbox Forms
Risultati
I bilanci cartacei di 50 pagine sono stati trasferiti completamente online
Procedura di firma di 2 settimane ridotta a 1 solo giorno
Eliminazione dei costi per la stampa di 500 pagine per transazione
Profilo dell'azienda
Procedure di firma lente e manuali
Il 2020 ha introdotto un nuovo modo di lavorare per molte aziende in tutto il mondo. Il classico orario 08:30-17:30 è stato sostituito da orari di lavoro bizzarri, dalla stanza di casa che ha la connessione Internet migliore. Per rimanere al passo con questo cambiamento, le aziende hanno dovuto digitalizzare i propri flussi di lavoro il più rapidamente possibile.
Per stare al passo con la transizione verso lo smart working, Jason Lew, Direttore e Fondatore di Entrust Accounting Public Corporation, ha avviato il passaggio della sua azienda verso la digitalizzazione totale. Una delle parti più critiche di questa transizione è stata quella di allontanarsi da tutta la costosa burocrazia cartacea che il team doveva gestire quotidianamente. La stampa, la firma, la scansione e l'invio di documenti non erano più opzioni praticabili e dovevano evolversi per far proseguire il business.
Fortunatamente, Entrust era un passo avanti rispetto alla maggior parte delle società di contabilità in Asia. Usava già Dropbox per archiviare i documenti e i moduli dei clienti, quindi aggiungere Dropbox Sign all'insieme delle esigenze di firma elettronica ha rappresentato un passo avanti semplice e intuitivo a garanzia dell'ottimizzazione della loro attività in un mondo cambiato.
"Abituati ai processi tradizionali, gli avvocati, le società professionali e le agenzie governative con cui lavoriamo sono impressionati dalle firme elettroniche. Abbiamo ricevuto molti feedback positivi dai clienti, soprattutto durante questa pandemia, in cui il nostro modo di lavorare è cambiato."
Firma semplice e ottimizzata per i dispositivi mobili
Entrust era già un utente Dropbox, quindi conosceva la facilità d'uso e l'efficacia del prodotto come strumento di collaborazione. Jason era sicuro che Dropbox Sign non sarebbe stato tanto diverso e sarebbe stato altrettanto facile da imparare e adottare nella propria azienda. Ci sono voluti meno di 2 giorni per comprendere il sistema, assimilarlo completamente e implementarlo nei flussi di lavoro. Come primo progetto, Entrust ha integrato Dropbox Sign nella propria procedura di firma dei contratti per la fornitura di servizi. La firma elettronica facile ed efficiente ha fatto subito colpo sulle altre parti contrattuali.
Questi contratti di fornitura di servizi sono lunghi e possono richiedere fino a 10 serie di bilanci di 50 pagine per un totale di 500 fogli di carta, che devono essere firmati da entrambe le parti. Non solo il processo manuale di stampa e firma richiede molto tempo, ma il monitoraggio manuale delle diverse serie di contratti è estremamente laborioso. Per i documenti che devono essere firmati al di fuori di Singapore, l'intera procedura, con la fase aggiuntiva di invio internazionale di questi moduli, può impiegare più di due settimane! Con Dropbox Sign, l'azienda di Jason è riuscita a ridurre questa procedura a un solo giorno. Jason spiega:
"Dropbox Sign è una soluzione molto comoda per noi, poiché ci consente di firmare tutti i documenti su dispositivi mobili, ovunque e in qualsiasi momento. Permette a me e ai miei clienti di risparmiare parecchio tempo, soprattutto per i contratti che devono essere firmati al di fuori del Paese".
Considerando la rapida adozione e il feedback positivo per la firma elettronica, Jason ha deciso facilmente di implementarla anche per uso interno. Ora la procedura di assunzione e le lettere di accettazione sono supportate dalla firma elettronica per garantire un onboarding fluido e senza intoppi per i propri dipendenti. La cosa migliore? È stata accettata subito da tutto il team.
"È stato estremamente facile formare il team per l'uso di Dropbox Sign, anche se si trattava di persone che non necessariamente esperte dal punto di vista tecnico. Inoltre, i miei dipendenti sono entusiasti di usarlo".
Riduzione della procedura di firma da 2 giorni a 1
Il completamento della precedente procedura di stampa, firma e spedizione a livello internazionale richiedeva fino a 2 settimane. Grazie all'implementazione delle firme elettroniche e alla possibilità di firmare ovunque, in qualsiasi momento, l'azienda e i suoi clienti sono riusciti a ridurre notevolmente l'intera procedura a un solo giorno.
Eliminazione dei costi per la stampa di 500 pagine per transazione
Passando al metodo ecologico delle firme elettroniche e rimuovendo carta e penna dalla procedura di firma, Entrust è riuscita a ridurre i costi associati alla stampa. L'azienda ordinava carta e inchiostro una volta alla settimana per stare al passo con le proprie esigenze di stampa. Ora questi ordini sono stati ridotti a una volta al mese.
Verificabile al 100%, ancora più sicura
I moduli cartacei non sono solo un grattacapo da monitorare manualmente, ma un'impresa costosa e rischiosa quando vengono coinvolti servizi di corrieri di terze parti. Con la funzione completa di audit trail di Dropbox Sign, Jason e i suoi dipendenti sono in grado di monitorare i documenti firmati e sanno con certezza quando e chi li firma. "La nostra azienda utilizza moltissimo la funzionalità di audit trail. In questo modo possiamo verificare se la firma è autentica e quando viene apposta. Si tratta di un protocollo importante per la nostra azienda. Ancora più comodi sono i promemoria integrati, che avvisano le parti quando un documento è in attesa della loro firma". spiega Jason Lew, Direttore e Fondatore di Entrust.
Qual è il prossimo passo per Entrust
Utilizzando già Dropbox e Dropbox Sign in maniera massiccia, Entrust ha in programma di diventare in futuro completamente digitalizzata e spera di essere un esempio a fare altrettanto sia per i clienti che per il settore. Il ramo della contabilità è ancora impostato su modalità tradizionali, ma i metodi lungimiranti di Entrust possono influenzare altre aziende di Singapore a modernizzare e rendere i loro flussi di lavoro efficienti, convenienti e ancora più sicuri.
Vorresti raggiungere gli stessi risultati di Entrust?
Dropbox Sign offre alle aziende la migliore modalità di invio, ricezione e gestione di firme elettroniche legalmente vincolanti. Classificata al primo posto da G2 per facilità d'uso per due anni consecutivi, la nostra soluzione di firma elettronica può rendere i tuoi flussi di lavoro principali più rapidi, semplici e sicuri. Registrati subito per una prova gratuita per iniziare a digitalizzare il tuo business.
Contattaci
