Impulsar la eficiencia: el beneficio subestimado de la digitalización de documentos

Imagina un mundo donde las aprobaciones tarden segundos, no días. Donde los contratos se firmen electrónicamente desde cualquier lugar, en cualquier momento, y donde la tarea de buscar firmas sea cosa del pasado.

Esta es la realidad de las firmas electrónicas, una poderosa herramienta que puede revolucionar la forma en que tu empresa gestiona los documentos.

Comienza a firmar con Dropbox Sign

En el panorama en constante evolución de los negocios digitales, dominar el arte de la eficiencia es más que un objetivo: es una necesidad. A medida que las empresas se adaptan a un mundo donde las decisiones se toman sobre la marcha y el trabajo remoto es la norma, la posibilidad de formalizar acuerdos de forma rápida y segura se vuelve primordial.

Ingresa al mundo de las soluciones de firma electrónica: un cambio radical para las empresas que buscan optimizar sus flujos de trabajo e impulsar la agilidad. Descubre cómo la integración de soluciones de firma electrónica puede revolucionar tus flujos de trabajo, al asegurar que tus operaciones sean tan eficientes como innovadoras.

¿Por qué digitalizar tus documentos? Beneficios más allá de lo básico

La digitalización de documentos no es solo un paso hacia la eliminación del papel, es una estrategia integral para aumentar la eficiencia, mejorar la seguridad y reducir costos. A continuación se detallan las principales razones por las que las empresas adoptan cada vez más la digitalización de documentos:

Eficiencia de costos

Un estudio de Record Nations reveló que las empresas pueden gastar hasta 8000 dólares al año en documentos impresos. Además, pueden gastar alrededor de 8500 dólares por concepto de archivo y almacenamiento, y aproximadamente 30 000 dólares en costos laborales para gestionar estos documentos.

Mejora de la productividad.

McKinsey & Company informa que los empleados pasan un promedio de 9,3 horas por semana buscando información en documentos físicos y en el procesamiento de documentos. Al permitir usar la función de búsqueda, la digitalización hace que la recuperación de datos sea instantánea, lo que reduce significativamente el tiempo que los empleados dedican a las tareas administrativas.

Enhanced security

En comparación con el uso de archivadores, los documentos electrónicos se pueden proteger con cifrado avanzado y controles de acceso, lo que reduce el riesgo de acceso no autorizado o pérdida. Los formatos digitales permiten contar con registros de auditoría detallados, lo que garantiza que cada acceso y edición se registre y que la información confidencial esté protegida.

Mayor accesibilidad

Las firmas electrónicas y los documentos digitales son accesibles y se pueden firmar desde cualquier dispositivo con conexión a Internet, lo que proporciona la flexibilidad de trabajar desde cualquier lugar. Esto es especialmente crucial en los actuales entornos de trabajo remotos e híbridos.

Impacto ambiental

Reducir el uso de papel ayuda a las empresas a reducir su huella de carbono, contribuyendo así a los objetivos de sostenibilidad ambiental.

Escalabilidad y flexibilidad

Las soluciones de firma electrónica, como las que ofrece Dropbox, proporcionan herramientas escalables que crecen con tu negocio. Admiten una variedad de funciones, desde la firma de documentos sencillos hasta acuerdos complejos, lo que garantiza flexibilidad ante diversas necesidades empresariales.

Aprobaciones más rápidas

Con herramientas como un escáner de documentos, las empresas pueden convertir rápidamente los documentos físicos en archivos PDF de alta calidad y seguros, que luego se pueden compartir y firmar fácilmente, lo que agiliza los procesos de aprobación y mejora la satisfacción del cliente.

Digitalizar tus documentos no es solo ahorrar espacio

Cuando digitalizas tus documentos, no solo ahorras espacio, sino que también creas un sistema de gestión de documentos más eficiente, seguro y preparado para el futuro. Con las herramientas y estrategias adecuadas, puedes aprovechar todo el potencial de tus documentos y permitir que tu negocio prospere. Esta transformación se extiende más allá del simple almacenamiento de archivos digitales, ya que, en realidad, permite acceder a todos los beneficios de las firmas electrónicas (eSignatures).

Por ejemplo, imaginemos una agencia de marketing que intenta obtener rápidamente la aprobación del cliente para los materiales de una campaña. Si las aprobaciones requieren firmas físicas y pasos manuales, esto es algo que puede retrasar las líneas de tiempo del proyecto y afectar la satisfacción del cliente.

Cómo digitalizar tus documentos en tres sencillos pasos

En el camino hacia la transformación digital, el proceso de digitalización de documentos y la integración de firmas electrónicas juegan un papel fundamental. La mejor forma de digitalizar tus documentos en tres sencillos pasos:

Paso 1: Evalúa tu flujo de trabajo actual

El primer paso para una transformación digital exitosa es comprender tu estado actual. Identificar ineficiencias y áreas susceptibles de mejora te ayudará a determinar el mejor enfoque para digitalizar tus documentos. Aspectos que debes tener en cuenta:

Identificar los puntos problemáticos

Toma nota de los desafíos y las ineficiencias en tus flujos de trabajo actuales de gestión de documentos. Esto podría incluir retrasos en las aprobaciones, procesos manuales de archivo o problemas de seguridad. Algunas preguntas que debes hacerte:

• ¿Cuánto tiempo pasamos imprimiendo, escaneando y archivando documentos impresos?
• ¿Hay retrasos en las aprobaciones debido al enrutamiento físico de los documentos?
• ¿Qué tan fácil resulta acceder a los documentos y recuperarlos cuando es necesario?

Analizar los flujos de trabajo

Mapea tus flujos de trabajo de gestión de documentos, desde la creación hasta el almacenamiento y la recuperación. Identifica áreas en las que los procesos manuales puedan reemplazarse por soluciones digitales.

Establecer objetivos

Define objetivos claros para la digitalización, como impulsar la eficiencia, reducir costos o mejorar la colaboración. Estos objetivos guiarán tu estrategia de digitalización.

Paso 2: Elige tus herramientas de digitalización

Una vez identificadas las oportunidades de transformación digital, es momento de seleccionar las herramientas adecuadas para optimizar tus flujos de trabajo de gestión de documentos. Considera lo siguiente:

Dropbox Sign

Como herramienta líder para la digitalización de documentos y la integración de firmas electrónicas, Dropbox Sign ofrece una interfaz fácil de usar y características robustas para una perfecta gestión de documentos. Carga documentos en diversos formatos, envíalos para su firma electrónica, sigue el progreso en tiempo real o usa la opción de automatización, y aprovecha las capacidades ilimitadas de envío. Gracias a la interfaz intuitiva de Dropbox Sign, cualquier persona puede comenzar a usarlo fácilmente, independientemente de su experiencia técnica.

API de Dropbox Sign

Para las organizaciones que buscan integrar firmas electrónicas directamente en sus sistemas actuales, Sign API proporciona una solución escalable. Con Sign API, puedes personalizar los flujos de trabajo de firma electrónica, integrarlos con aplicaciones de terceros y agilizar la gestión de documentos en toda tu organización. Para integrar Sign API con tus sistemas actuales, no se requieren amplios conocimientos de codificación.

Paso 3: Implementa y escala

Una vez elegidas las herramientas de digitalización, es momento de implementarlas y escalarlas según las necesidades de tu negocio:

• Implementación: trabaja con tu equipo de TI o con tu proveedor de servicios de TI para integrar Dropbox Sign o la Dropbox Sign API en tus sistemas actuales. Asegúrate de brindar capacitación y apoyo adecuados a los empleados para facilitar una transición sin problemas.
• Personalización: adapta las características de Dropbox Sign o la Dropbox Sign API para satisfacer los requisitos específicos de tu negocio. Personaliza los flujos de trabajo, los permisos de usuario y la configuración de seguridad para optimizar los procesos de gestión de documentos.
• Ampliación: a medida que tu negocio crezca, aprovecha la escalabilidad de Dropbox Sign o de la Dropbox Sign API para adaptarlos a los crecientes volúmenes de documentos y a las cambiantes necesidades del negocio. Monitorea las métricas de rendimiento y recopila comentarios de los usuarios para mejorar de forma continua tu estrategia de gestión de documentos digitales.

Las firmas electrónicas suponen un cambio radical en la digitalización y gestión de documentos

Las firmas electrónicas ofrecen una potente solución al agilizar precisamente el proceso que la digitalización hace posible: la firma de documentos. Permiten a las personas firmar electrónicamente desde cualquier dispositivo con conexión a Internet, eliminando así la necesidad de imprimir, escanear y enviar copias físicas. Esto hace que los flujos de trabajo sean más fluidos, a la vez que ahorra tiempo y mejora la seguridad.

Agilizan los flujos de trabajo y reducen los tiempos de respuesta

Las firmas electrónicas agilizan significativamente las operaciones comerciales al eliminar la necesidad de gestionar documentos físicos. Esta tecnología permite tomar decisiones y realizar transacciones con mayor rapidez al:

• Reducir el tiempo de procesamiento: las firmas electrónicas eliminan los cuellos de botella del procesamiento manual de documentos, como la impresión, el envío por correo y el proceso manual de archivo. Son una excelente manera de acelerar los ciclos de flujo de trabajo.
• Mejorar la velocidad de respuesta: con la posibilidad de firmar documentos desde cualquier dispositivo habilitado para Internet, las partes interesadas pueden responder más rápido, independientemente de su ubicación.
• Automatizar el flujo de trabajo: las soluciones de firma electrónica suelen incluir características que automatizan varios pasos en el proceso de gestión de documentos, como enviar recordatorios, archivar documentos completados y mucho más.
  

Mejoran la seguridad y el cumplimiento normativo sin mayor esfuerzo

La integración de firmas electrónicas en tu sistema de gestión de documentos no solo simplifica las operaciones, sino que también fortalece la seguridad y el cumplimiento de los documentos importantes con la normativa correspondiente.

• Cifrado robusto: las plataformas de firma electrónica utilizan tecnologías avanzadas de cifrado para el mantenimiento de registros y para proteger los documentos del acceso no autorizado. Algunas incluso cuentan con verificación de identificación electrónica (identidad del firmante).
• Cumplimiento normativo: las soluciones de firma electrónica están diseñadas para cumplir con las normas legales pertinentes, como la Ley E-SIGN de EE. UU. y el reglamento eIDAS de la UE. Esto garantiza que los documentos firmados digitalmente sean legalmente vinculantes y reconocidos.
• Registros de auditoría: las firmas digitales proporcionan registros detallados de cada acción realizada con respecto a un documento, incluyendo quién lo firmó, cuándo y desde dónde, lo que ayuda a asegurar el cumplimiento normativo y facilita las auditorías.
  

Impulsan el ahorro de costos en la gestión de recursos

La transición a las firmas electrónicas puede reducir significativamente los costos generales asociados con los procesos tradicionales basados en papel.

• Ahorro en costos de materiales: eliminar la necesidad de papel, tinta y otros suministros puede traducirse en ahorros sustanciales.
• Espacio de almacenamiento reducido: los documentos digitales no requieren almacenamiento físico, lo que libera espacio de oficina y reduce los costos asociados con el archivo de documentos.
• Reducción de los costos laborales: la automatización del proceso de firma reduce las horas de trabajo necesarias para gestionar los flujos de trabajo de gestión de documentos, desde la preparación hasta el almacenamiento.
  

Mejoran la colaboración entre los equipos y departamentos

Las firmas digitales mejoran la colaboración al permitir una conexión perfecta entre los equipos, independientemente de sus ubicaciones físicas.

• Acceso y uso compartido instantáneos: los documentos se pueden firmar y compartir al instante entre diferentes departamentos o ubicaciones geográficas, lo que facilita la colaboración en tiempo real.
• Integración con otras herramientas: la mayoría de las soluciones de firma electrónica se integran perfectamente con herramientas empresariales de uso común, como los sistemas CRM, las soluciones de software de gestión de proyectos y las plataformas de comunicación. Esto puede mejorar los esfuerzos de colaboración entre diversas funciones.
• Seguimiento y monitoreo: las herramientas digitales permiten hacer seguimiento en tiempo real al estado del documento. Esto ayuda a que los equipos se mantengan actualizados sobre el progreso de las tareas y reduce el tiempo dedicado al seguimiento.
  

Mantenerse a la altura de la competencia significa adoptar herramientas que flexibilicen las operaciones. Las soluciones de firma electrónica no consisten solo en utilizar nuevas tecnologías, sino también en agilizar los procesos empresariales, hacerlos más seguros e infinitamente escalables. Permiten a las empresas de todos los tamaños reducir los tiempos de respuesta y mejorar la seguridad, al brindarles la posibilidad de funcionar en cualquier lugar y en cualquier momento.

Maneras en que Dropbox Sign puede ayudarte a digitalizar tu flujo de trabajo y tus documentos

Saber por dónde empezar con la digitalización de documentos puede ser el obstáculo más difícil de superar. El truco es tener a mano las herramientas adecuadas que te ayuden a lograrlo.

Con Dropbox Sign, puedes hacer lo siguiente:

• Integrar fácilmente las firmas electrónicas en tu flujo de trabajo.
• Mantener registros generales, documentos y registros de auditoría digitalizados.
• Mantenerte seguro con la autenticación OAuth, el uso de cifrado y el cumplimiento del RGPD, ISO 27001 y SOC 2 Tipo II
• Personalizar los flujos de trabajo de gestión de documentos con campos rellenados automáticamente, opciones de personalización de marca y más.
• Agilizar los procesos con plantillas, solicitudes integradas y lógica condicional.
• Integrar perfectamente en tus sistemas y tu configuración actuales, gracias a nuestra API fácil de usar.
  

Una vez implementado, Dropbox Sign puede ayudar a tu organización a reducir significativamente el tiempo y los costos asociados con los procesos manuales. ¿El resultado final? Documentos digitalizados y flujos de trabajo más eficientes y seguros que nunca.

Digitaliza tus flujos de trabajo de gestión de firmas con Dropbox Sign

Dropbox Sign puede simplificar tu proceso de firma de documentos, mientras que la Dropbox Sign API puede integrarse perfectamente en tus sistemas para mejorar tus operaciones digitales.

Al integrar estas herramientas en tu configuración, tu organización puede reducir significativamente el tiempo y los costos asociados con los procesos manuales, lo que garantiza que tus flujos de trabajo no solo sean más eficientes sino también más seguros.

Explora las características y beneficios de nuestras soluciones de firma electrónica para encontrar la solución perfecta para las necesidades de tu negocio.