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¿Eres autónomo o propietario de una pequeña empresa? Si es así, necesitas saber cómo crear una factura. Una factura es uno de los documentos más importantes que tú o tu empresa crearéis. Pero si acabas de comenzar, es difícil saber por dónde empezar a crear una.
Si las haces bien, tus facturas puede servir como contrato comercial y recibo. Una vez que te familiarices con el proceso, pueden ser una gran herramienta para optimizar tus operaciones. Además, podrás utilizarlas como un único punto de contacto, para facilitar los pagos con los clientes.
Por lo tanto, hemos recopilado todo lo que necesitas saber sobre cómo crear una factura digital profesional para poder recibir el pago lo más rápido posible.
¿Qué es una factura y cuándo se requiere?
Una factura es un documento formal que se envía al cliente después de la compra de bienes o servicios. Las facturas sirven tanto para solicitar el pago como para registrar la venta que se ha realizado. En ellas, se declara por escrito exactamente lo que un cliente ha comprado, la fecha en que lo compró y lo que pagó por él.
Deberás redactar una factura cada vez que necesites cobrar un pago de un cliente, y cuanto antes se envíe y se devuelva, antes se te pagará. Es importante tener en cuenta que las facturas son legalmente vinculantes si ambas partes han acordado la venta y, por lo tanto, las facturas son documentos no negociables.
Qué incluir en una factura
Hacer una factura no tiene mucha ciencia. Una vez que hayas aprendido la fórmula básica y sepas qué incluir, será una tarea fácil.
Te contamos lo que debes incluir en una factura:
- Tu nombre o el nombre de tu empresa
- Tu información de contacto
- Nombre y dirección de la empresa del cliente
- Fecha en la que se proporcionaron los bienes o servicios
- Fecha de la factura
- Desglose de costes en el que se muestren los precios, las horas o las cantidades de los bienes y servicios prestados
- Subtotal de los costes netos
- Descuentos aplicables
- Impuestos adicionales
- Importe total de la deuda
- Fecha de vencimiento del pago
- Método de pago
Puede parecer mucho, pero es toda la información básica que deberías poder incluir con bastante rapidez. Este es el aspecto de una factura típica:
Cómo aplicar una estructura y un formato a tu factura
Ahora que conoces los elementos esenciales de una factura, te indicamos cómo puedes estructurar y dar formato a la tuya de una manera clara y profesional.
1. Incluye la personalización de marca en el encabezado
Añadir personalización de marca a tus facturas es una excelente manera de mostrar tu profesionalidad y crearte una reputación. El logotipo de la empresa, colores distintivos y fuentes especiales pueden ayudarte a destacar y aumentar el reconocimiento de tu marca.
Si trabajas por cuenta propia, es posible que no tengas un logotipo, por lo que puede que tu personalización de marca se limite a tu nombre únicamente. Aun así, vale la pena darles un toque personal a las facturas para diferenciarte de tus competidores y que te recuerden con mayor facilidad.
2. Indica tus datos de contacto y empresa
A continuación, deberás añadir el nombre de tu empresa (o el tuyo personal) y cualquier información de contacto relevante, como la dirección y el número de teléfono, en la parte superior del documento, para que los destinatarios siempre sepan exactamente quién envió la factura.
También es una buena práctica hacer lo mismo con la empresa a la que envías la factura, para que sepan que la factura es para ellos.
3. Añade todas las fechas relevantes
Las fechas añaden un contexto a tu factura y proporcionan un punto de referencia por si tienes que reclamar pagos. Las fechas clave que debes incluir en cualquier factura son las siguientes:
- Fecha del envío de la factura
- Fecha en la que prestaste tus bienes y servicios
- Fecha de vencimiento del pago
4. Incluye un desglose de costes y totales
Un desglose de costes les permite a tus clientes entender exactamente lo que van a pagar. Para realizar este desglose, enumera los bienes o servicios prestados, la cantidad o el tiempo dedicado, la tasa o coste unitarios y la suma total de esos bienes o servicios.
A continuación, necesitarás calcular los totales. Aquí, deberás incluir lo siguiente:
- El total bruto: el total de todos los bienes y servicios antes de cualquier impuesto o descuento.
- Impuestos
- Descuentos aplicables
- El total neto que se debe pagar, incluidos los impuestos o descuentos.
Incluye la información exacta. Un pequeño error en este sentido puede resultar costoso, no solo para tus clientes, sino también para tus posibilidades de mantenerlos, así que comprueba las cifras varias veces.
5. Indica cómo quieres que te paguen
En este apartado, describe el método más adecuado para que tu cliente te pague lo que te debe. Decide si prefieres que el pago se realice en efectivo, con tarjeta, por transferencia bancaria, por PayPal o incluso con criptomonedas.
Recuerda que siempre debes indicar un margen de tiempo en el que esperas que se realice el pago, para que tu cliente esté al tanto de sus obligaciones.
6. Envía tu factura con un correo electrónico complementario
Es una buena práctica incluir un breve correo electrónico como complemento a la factura. Luego, puedes adjuntar tu factura en formato PDF, para que la información importante no pueda editarse ni manipularse.
En el correo electrónico, escribe una línea de asunto clara con el nombre de tu empresa y la palabra "factura", para que no haya confusión sobre la procedencia del correo electrónico o su propósito. Luego, explica brevemente los servicios que prestaste.
La desventaja de enviar tu factura por correo electrónico es que sigue siendo difícil hacer un seguimiento del progreso: no sabes si se ha recibido, si se ha abierto o si se ha iniciado el pago. Lo bueno es que, en la siguiente sección, te detallamos cómo puedes lograr que la creación, el envío y el seguimiento de las facturas sean mucho más fáciles.
Consejos para crear una factura
En el pasado, las facturas se hacían en papel. Las facturas impresas en formato físico se solían enviar por correo a los clientes a merced de los proveedores postales, sin una forma fácil de realizarles un seguimiento. Hoy en día, casi todas las facturas se envían digitalmente, lo que hace que crearlas, supervisarlas y enviarlas sea mucho más fácil.
A continuación, te damos un par de consejos para que puedas sacar el máximo provecho de tu proceso de facturación.
Use invoice templates
Las plantillas de documentos hacen que solo necesites preparar tus facturas y aplicarles formato una vez; luego, podrás completarlas y reutilizarlas en segundos.
Solo tendrás que adjuntar el documento, añadir y guardar el formato, y listo. Ahora, cada vez que necesites enviar una factura, ya tendrás hecho el trabajo pesado.
FreshBooks e Invoicehome tienen plantillas de facturas gratuitas que puedes usar en Word, hojas de cálculo de Google o simplemente como PDF. Simplemente tendrás que personalizarlas con tu propia marca y, luego, añadirlas a tus flujos de trabajo.
Haz un seguimiento de todas tus facturas desde un mismo lugar
Si tú o tu empresa enviáis un gran volumen de facturas, llevar el control de todas ellas puede ser una pesadilla.
Recomendamos usar un sistema de gestión de documentos para mantener tus facturas organizadas y accesibles; así podrás almacenarlas y enviarlas desde un mismo lugar. Dropbox, por ejemplo, sincroniza automáticamente todos tus documentos y los guarda de forma segura en la nube.
Integra las facturas en tus flujos de trabajo
Una excelente manera de optimizar tu ciclo de ventas es conectar el proceso de contratos y el de facturación. Por ejemplo, la solución de pago y facturación AdvicePay solía necesitar varias herramientas para enviar y firmar contratos, documentos y facturas.
Ahora, al usar Dropbox Sign API, cuando un usuario crea una factura en AdvicePay, el sistema crea un contrato y extrae automáticamente el importe de la factura y otros campos de datos clave. Como todo está en perfecta sincronía, la empresa puede gestionar los contratos un 50 % más rápido, lo que mejora enormemente la experiencia general del usuario.
Crea facturas de forma profesional
Ya conoces todo lo que necesitas para crear una factura profesional siempre que lo requieras. La facturación es solo una parte de un ciclo de ventas eficaz; para mejorar el proceso por completo, deberás examinarlo en su totalidad.
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