Cambio de imagen, pero ¡el mismo gran producto! HelloSign ahora es Dropbox Sign.
Céntrate en conectar con los clientes potenciales; Dropbox Sign y HubSpot se encargarán del papeleo
Cuando una persona comienza en el mundo de las ventas, puede resultarle algo sorprendente descubrir la cantidad de tiempo que se invierte en redactar, corregir, editar y conseguir que se firmen los contratos. Lógicamente, gran parte del día se dedica a llamar o visitar a los clientes potenciales, además de responder consultas y, por lo general, tratar de alcanzar los objetivos. Pero en la mayoría de las empresas con equipos de ventas, cerrar un acuerdo es mucho más complejo que hacer que un cliente complete un formulario de pago.
Muchas empresas actuales, especialmente las empresas de software como servicio, trabajan en ventas que se formalizan con contratos, que los clientes deben firmar para comenzar a usar el producto y comprometerse a pagar por él. Pero los representantes de ventas no son abogados especialistas en contratos, y tener que gestionar no solo estos documentos, sino también el papeleo de los clientes, puede resultarles pesado y lioso, especialmente al principio a medida que se va incrementando el volumen de trabajo.
Y no son solo los representantes de ventas de software como servicio los que terminan peleándose con los contratos. Los contratos ocupan una gran parte de la gestión empresarial de agencias de todo tipo, desde las de talento musical hasta las de diseño gráfico, y se utilizan constantemente en los equipos de RR. HH. de cualquier tipo de empresa.
Por lo tanto, si nos aseguramos de que todos los equipos de atención al cliente estén equipados con las mejores herramientas de administración de contratos, aceleraremos el proceso, lo que ayudará a que los representantes de ventas y los gestores de clientes se centren en llegar a más personas y en cerrar más acuerdos en lugar de agobiarse con el papeleo.
Usar Dropbox Sign y HubSpot puede resultar de lo más útil.
Dropbox Sign es una plataforma fácil de usar que sirve para enviar, recibir y gestionar firmas electrónicas legalmente vinculantes para el ámbito empresarial.
HubSpot es una plataforma de gestión de relaciones con el cliente integral que almacena toda la información de los clientes existentes y potenciales que tu empresa necesita para realizar todas sus actividades de ventas, marketing y atención al cliente.
Revisaremos cómo los equipos de ventas, operaciones y RR. HH. pueden recurrir a la combinación de Dropbox Sign y HubSpot para generar más ventas y mejorar la experiencia general del cliente con los contratos.
Cómo una empresa de distribución musical mejoró los flujos de trabajo relativos a los contratos y la gestión automatizada de los documentos con Dropbox Sign for HubSpot
La empresa de distribución musical Symphonic ahora usa Dropbox Sign para incorporar a nuevos artistas de forma rápida y sencilla. Antes de implementar Dropbox Sign, usaban contratos que debían firmarse de forma manual, lo que ralentizaba las negociaciones y todo el proceso de incorporación.
Ahora, con Dropbox Sign y HubSpot, pueden enviar sin problemas cientos de documentos automatizados cada mes. Al actualizar sus sistemas de gestión de contratos y contactos, el equipo de Symphonic agilizó los flujos de trabajo relativos a los contratos, creó plantillas de contratos con personalización de marca reutilizables y mejoró la experiencia del cliente.
"Tener Dropbox Sign integrado en HubSpot da al personal encargado de cerrar acuerdos acceso a contratos que pueden enviar cuando las negociaciones se encuentran en el momento oportuno, y Dropbox Sign permite a los artistas firmar inmediatamente", afirma Rebecca Graff, directora de operaciones de Symphonic.
Cuatro formas en las que los equipos de ventas pueden usar Dropbox Sign y HubSpot para mejorar los flujos de trabajo de los contratos comerciales
Dropbox Sign y HubSpot ayudan a acelerar la creación de contratos con plantillas fáciles de usar y el rellenado automático de HubSpot, permiten a los usuarios firmar contratos en la propia plataforma online y facilitan que los equipos comerciales realicen un seguimiento del progreso de sus acuerdos en tiempo real sin cambiar de aplicación.
1. Acelera la creación de contratos con las plantillas y el rellenado automático
Con la integración de Dropbox Sign y HubSpot, los equipos de ventas y administración de cuentas podrán crear, guardar y enviar contratos más rápido. Permite crear plantillas prediseñadas, con la aprobación de la marca y reutilizables para enviarlas a los clientes en cuestión de segundos. También ofrece la posibilidad de rellenar automáticamente los datos de esos contratos en HubSpot, para formalizar acuerdos rápidos y sin errores. Ya no necesitarás volver a preguntarle al cliente cómo se escribe su correo electrónico.
Crear contratos manualmente puede llevar horas, o incluso días, según la complejidad del acuerdo, pero Dropbox Sign permite que los equipos adelanten el trabajo creando varias plantillas para las diferentes necesidades relativas a los contratos, que podrán simplemente actualizar, editar, rellenar y enviar cuando lo necesiten. Y todo ello desde HubSpot.
Por ejemplo, imaginemos una agencia mediana de diseño gráfico que trabaja con una amplia cartera de clientes. Su oferta es variada e incluye desde el diseño de logotipos simples hasta la creación de identidades de marca completas, y también cuentan con paquetes de servicios para empresas que buscan hacer más de un proyecto a la vez. Para cada proyecto y cada paquete, la agencia tiene una plantilla de contrato prediseñada que describe los términos del proyecto, las tarifas, el cronograma y el compromiso.
Cuando un cliente elija un servicio, el administrador de cuentas podrá entrar en HubSpot, abrir su perfil, y elegir, editar y rellenar automáticamente un contrato sin necesidad de salir de HubSpot. Podrá enviárselo al cliente, comprobar que se entregue, se abra, se firme y se devuelva, y reanudar el trabajo más rápido.
2. Firma y envía contratos online
Atrás quedaron los días en los que los mensajeros traían un sobre gigante lleno de papeles que un cliente existente o potencial debía firmar a mano por todas partes. Durante décadas, fue un proceso muy típico. En cambio, ahora, ese largo flujo de trabajo está pasado de moda y sale caro.
La firma de contratos online es la nueva normalidad en todos los sectores, y Dropbox Sign for HubSpot permite a los equipos gestionar la firma de contratos desde la herramienta de gestión de relaciones con el cliente que están acostumbrados a usar.
Por ejemplo, si un representante de ventas de una empresa que vende software de inventario tiene un cliente potencial que está listo para comprar, el representante de ventas en cuestión entrará en HubSpot, buscará el cliente potencial y creará un contrato para él a partir de una plantilla prediseñada. Los sistemas se sincronizarán para rellenar automáticamente los campos del contrato, lo que ahorrará la molestia de tener que completarlos al cliente y al representante de ventas. Además, este último podrá modificar lo que necesite sin salir de HubSpot.
Una vez que el contrato esté listo, podrá enviárselo al cliente de forma segura y seguir su progreso. Si el cliente tiene dudas y ha abierto el documento, pero aún no lo ha firmado, el representante de ventas puede comunicarse con él, disipar cualquier inquietud y mantener el proceso en marcha. Cuando el cliente finalmente firme, el contrato podrá encontrarse en su archivo de HubSpot, y el representante de ventas podrá cantar victoria por haber cerrado otro acuerdo con éxito.
3. Haz un seguimiento de cómo avanzan los acuerdos desde HubSpot
Dropbox Sign for HubSpot ayuda a los equipos de ventas a mantenerse organizados y al tanto de los acuerdos que tienen en curso. Permite realizar un seguimiento del estado de cada documento, ya sea que se haya enviado, visto, firmado o devuelto (todo desde HubSpot), así como configurar el envío de recordatorios automáticos sobre los contratos sin firmar. Los contratos firmados se guardan automáticamente en el registro de HubSpot para facilitar el acceso y las consultas.
Mantenerlo todo organizado y hacer un seguimiento de los contratos que estén en el limbo te resultará fácil y fluido. No hará falta que vayas cambiado entre HubSpot y Dropbox Sign.
De este modo, se acelera el ciclo comercial en general, lo que lleva a cerrar las ventas más rápido. Al eliminar los errores de la creación manual de los contratos, así como la necesidad de redactar nuevos cada vez que se necesite y de recordar de forma manual a los clientes potenciales que los firmen, hay muchos menos problemas en el proceso y los acuerdos se pueden cerrar más rápido.
Por ejemplo, un gerente de ventas puede comprobar el progreso de todos los acuerdos en la canalización de su equipo, saber cuándo puede ayudar a acelerar el cierre de un acuerdo e intervenir si hay algún problema que ha retrasado una firma.
4. Automatiza los seguimientos y recordatorios sobre los contratos con HubSpot
Con los flujos de trabajo de marketing automatizados por correo electrónico, los equipos jurídicos, de ventas, de marketing y de RR. HH. pueden ahorrarse horas de seguimiento. Configura el envío de correos electrónicos automatizados en HubSpot a los clientes potenciales que aún no hayan firmado su contrato, e incluye el enlace a Dropbox Sign para que puedan firmarlo fácilmente en ese mismo momento.
Envía los recordatorios con una frecuencia razonable, pero no inundes de correos la bandeja de entrada de esos clientes potenciales.
Deja de perder tiempo en crear contratos y comienza a conectar con más clientes
Dropbox Sign y HubSpot son la combinación perfecta para los equipos que buscan mejorar sus resultados de ventas. Un error en un contrato puede provocar que una venta casi cerrada se convierta en un caos, por lo que conectar tu plataforma de gestión de contratos con tu herramienta de gestión de relaciones con el cliente te facilitará mucho las cosas.
Mantén el ritmo del proceso comercial y emplea el tiempo que antes dedicabas a redactar contratos en encontrar nuevos clientes y hacer crecer el negocio.
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