Cómo potenciar la eficiencia: las ventajas desconocidas de la digitalización de documentos

Imagina un mundo donde las aprobaciones se realizan en cuestión de segundos, no de días. Donde los contratos se firman electrónicamente desde cualquier lugar, en cualquier momento, y donde la búsqueda de firmas pertenece al pasado.

Esta es la realidad de las firmas electrónicas, una poderosa herramienta que puede revolucionar la forma en que tu empresa gestiona los documentos.

Empieza a firmar con Dropbox Sign

En el actual panorama de los negocios digitales, en constante evolución, dominar el arte de la eficiencia no solo es un objetivo, es una necesidad. A medida que las empresas se adaptan a un mundo donde las decisiones se adoptan sobre la marcha y en el que se impone el trabajo remoto, la capacidad de ejecutar los acuerdos de manera rápida y segura resulta esencial.

Sumérgete en el mundo de las soluciones de firma electrónica: un cambio radical para las empresas que buscan optimizar los flujos de trabajo y potenciar su agilidad. Descubre de qué modo la integración de soluciones de firma electrónica puede revolucionar tus procesos, garantizando que las operaciones sean tan eficientes como innovadoras.

¿Por qué digitalizar los documentos? Ventajas que trascienden las cuestiones básicas

La digitalización de los documentos no solo es un paso hacia la eliminación del papel; es una estrategia integral orientada a aumentar la eficiencia, mejorar la seguridad y reducir los costes. Así pues, ¿por qué las empresas apuestan cada vez más por la digitalización de los documentos?

Eficiencia de costes

Un estudio de Record Nations reveló que las empresas pueden gastar hasta 8000 USD al año en documentos en papel. Además, el gasto en archivos y almacenamiento puede rondar los 8500 USD, a lo que cabe sumar unos 30 000 USD en costes laborales para administrar estos documentos.

Mejora de la productividad

McKinsey & Company indica en sus informes que los empleados pasan un promedio de 9,3 horas por semana buscando información en documentos físicos y en el procesamiento de documentos. La digitalización no solo permite realizar búsquedas en los datos y hacer que su recuperación sea instantánea, sino que también reduce significativamente el tiempo que los empleados dedican a las tareas administrativas.

Seguridad mejorada

A diferencia del uso de archivadores, los documentos electrónicos pueden protegerse con un cifrado avanzado y controles de acceso, lo que limita el riesgo de pérdida o un acceso no autorizado. Los formatos digitales permiten realizar registros de auditoría detallados, garantizando la protección de los datos confidenciales y el control de cualquier modificación y acceso.

Mayor accesibilidad

El acceso a las firmas electrónicas y la firma de documentos digitales se puede realizar desde cualquier dispositivo con conexión a Internet, lo que facilita una mayor flexibilidad para poder trabajar desde cualquier lugar. Esto es especialmente importante en los entornos de trabajo remotos e híbridos actuales.

Impacto ambiental

Reducir el uso de papel ayuda a las empresas a limitar su huella de carbono, contribuyendo así a los objetivos de sostenibilidad ambiental.

Modular y flexible

Las soluciones de firma electrónica, como las que ofrece Dropbox, proporcionan herramientas modulares que crecen al ritmo de tu negocio. Incluyen una amplia variedad de funciones, desde firmas de documentos simples hasta acuerdos complejos, lo que garantiza su versatilidad ante las distintas necesidades empresariales.

Aprobaciones más rápidas

Gracias a herramientas como el escáner de documentos, las empresas convierten rápidamente sus documentos físicos en PDF seguros y de alta calidad. Documentos que, posteriormente, se comparten y se firman sin problemas, agilizando los procesos de aprobación y mejorando la satisfacción del cliente.

Digitalizar tus documentos no consiste solo en ahorrar espacio

Digitalizar tus documentos no consiste solo en ahorrar espacio; se trata de crear un sistema de gestión de documentos más eficiente, seguro y preparado para el futuro. Descubre todo el potencial de tus documentos y haz que tu negocio prospere con el uso de las herramientas y las estrategias adecuadas. Esta transformación va más allá del simple almacenamiento de archivos digitales: revela el poder de las firmas electrónicas, las llamadas eSignatures.

Por ejemplo, imagina una agencia de marketing que intenta obtener rápidamente la aprobación del cliente para los materiales de una campaña. Si para las aprobaciones se requieren firmas físicas y pasos manuales, esto puede retrasar el calendario del proyecto e influir negativamente en la satisfacción del cliente.

Cómo digitalizar tus documento en tres sencillos pasos

En el camino hacia la transformación digital, el proceso de digitalización de los documentos y la integración de firmas electrónicas desempeñan un papel fundamental. Esta es la mejor forma de digitalizar los documento en tres sencillos pasos:

Paso 1: evalúa tu flujo de trabajo actual

El primer paso para lograr el éxito en la transformación digital es entender el estado actual. Identificar las ineficiencias y las áreas de mejora te ayudará a determinar el mejor enfoque para digitalizar los documentos. Aspectos clave que debes tener en cuenta:

Identifica los puntos débiles

Analiza las ineficiencias y los retos a los que se enfrentan los flujos de trabajo actuales de tus documentos. Esto incluye, entre otros procesos, las aprobaciones, las tareas de archivado manuales o los problemas relacionados con la seguridad. Plantéate algunas preguntas:

• ¿Cuánto tiempo dedicamos a imprimir, escanear y archivar documentos en papel?
• ¿Existen retrasos en las aprobaciones debidos a la ruta física que siguen los documentos?
• ¿Hasta qué punto resulta fácil acceder y recuperar un documento cuando es necesario?

Analiza los flujos de trabajo

Define los flujos de trabajo de tus documentos desde la creación hasta el almacenamiento y la recuperación. Identifica las áreas con procesos manuales susceptibles de sustituirse por soluciones digitales.

Fija los objetivos

Define claramente los objetivos de la digitalización como, por ejemplo, mejorar la eficiencia, reducir costes o potenciar la colaboración. Estos objetivos te servirán de guía en el proceso de digitalización.

Paso 2: elige las herramientas de digitalización

Una vez que hayas identificado el potencial para la transformación digital, es momento de seleccionar las herramientas adecuadas para optimizar los flujos de trabajo de los documentos. Ten en cuenta lo siguiente:

Dropbox Sign

Como herramienta de primer nivel para la digitalización de documentos y la integración de la firma electrónica, Dropbox Sign ofrece una interfaz fácil de usar provista de funciones avanzadas que permiten gestionar los documentos de manera muy sencilla. Sube documentos en distintos formatos, envíalos para su firma electrónica, realiza un seguimiento del progreso en tiempo real o usa la opción de automatización. Las posibilidades de envío a tu disposición son ilimitadas. Gracias a la interfaz intuitiva de Dropbox Sign, cualquier persona puede empezar a usarla sin problemas, independientemente de sus conocimientos técnicos.

Dropbox Sign API

Para las organizaciones que buscan integrar firmas electrónicas directamente en sus sistemas actuales, Sign API ofrece una solución ampliable. Sign API te permite personalizar los flujos de trabajo con firmas electrónicas, integrar aplicaciones de terceros y agilizar la gestión de los documentos en toda la organización. Y la integración de Sign API con los sistemas actuales no requiere amplios conocimientos de codificación.

Paso 3: implementa y adapta a tu medida

Tras elegir las herramientas de digitalización, es hora de implementarlas y ajustarlas según las necesidades de tu negocio:

• Implementación: colabora con el departamento informático o con tu proveedor de servicios de TI para integrar Dropbox Sign o Dropbox Sign API en tus sistemas actuales. Asegúrate de que tus empleados cuenten con la formación y la asistencia necesarias para facilitar una transición sin problemas.
• Personalización: adapta las funciones de Dropbox Sign o Dropbox Sign API para satisfacer las necesidades concretas de tu negocio. Personaliza los flujos de trabajo, los permisos de los usuarios y las configuraciones de seguridad para optimizar los procesos de gestión de los documentos.
• Escalabilidad: a medida que tu empresa crece, aprovecha las posibilidades de ampliación de Dropbox Sign o Dropbox Sign API para dar respuesta a un aumento en el volumen de documentos y a las necesidades cambiantes del negocio. Supervisa las métricas de rendimiento y recopila comentarios de los usuarios para mejorar continuamente tu estrategia vinculada a la gestión de los documentos digitales.

Las firmas electrónicas suponen un cambio revolucionario en la digitalización y gestión de documentos

Las firmas electrónicas ofrecen una potente solución al agilizar precisamente el proceso que la digitalización hace posible: la firma de documentos. Permiten que los usuarios firmen electrónicamente desde cualquier dispositivo con conexión a Internet, evitándoles la necesidad de imprimir, escanear y enviar copias físicas. Esta posibilidad simplifica los flujos de trabajo, ahorra tiempo y mejora la seguridad.

Acelera los flujos de trabajo y reduce los tiempos de respuesta

Las firmas electrónicas agilizan notablemente las operaciones de la empresa al eliminar la necesidad de manipular documentos físicos. Esta tecnología facilita la toma de decisiones y permite realizar transacciones más rápidas, ya que:

• Reduce el tiempo de procesamiento: las firmas electrónicas suprimen los cuellos de botella del procesamiento manual de los documentos, como la impresión, el envío por correo ordinario y el archivado manual. Son una excelente manera de acelerar los ciclos del flujo de trabajo.
• Mejora la tasa de respuesta: gracias a la posibilidad de firmar documentos desde cualquier dispositivo conectado a Internet, las partes interesadas pueden responder más rápidamente, independientemente de su ubicación.
• Automatiza el flujo de trabajo: las soluciones de firma electrónica suelen ir acompañadas de funciones que automatizan distintos pasos en el proceso de gestión de los documentos. Eso incluye tareas como, por ejemplo, el envío de recordatorios, el archivado de documentos finalizados y mucho más.
  

Mejora la seguridad y el cumplimiento normativo fácilmente

La integración de firmas electrónicas en tu sistema de gestión de documentos no solo simplifica las operaciones, sino que también refuerza la seguridad y el cumplimiento normativo de los documentos importantes.

• Cifrado potente: las plataformas de firma electrónica emplean tecnologías de cifrado avanzadas para mantener los registros y proteger los documentos del acceso no autorizado. Algunas incluso integran la verificación con identificación electrónica (identificación del firmante).
• Cumplimiento de la normativa: las soluciones de firma electrónica están diseñadas para cumplir con los estándares legales aplicables, como la Ley E-SIGN de EE. UU. y eIDAS de la UE. Esto garantiza el reconocimiento y la vinculación legal de los documentos firmados digitalmente.
• Registros de auditoría: las firmas digitales proporcionan registros detallados de todas las acciones que se realizan en un documento. Sin ir más lejos, quién lo ha firmado, cuándo y desde dónde, lo que ayuda a mantener el cumplimiento normativo y facilita las auditorías.
  

Consigue ahorrar en los costes asociados a la gestión de recursos

La transición a las soluciones de firma electrónica puede reducir significativamente los costes generales asociados con los procesos tradicionales basados en papel.

• Menores costes de material: eliminar la necesidad de papel, tinta y demás suministros puede suponer ahorros sustanciales.
• Menos espacio de almacenamiento: los documentos digitales no requieren almacenamiento físico, lo que libera espacio de oficina y reduce los costes vinculados al archivado de los documentos.
• Reducción de costes laborales: la automatización del proceso de firma disminuye las horas de trabajo que se necesitan para gestionar los flujos de trabajo de los documentos, desde la preparación hasta el almacenamiento.
  

Colaboración más sencilla entre equipos y departamentos

Las firmas digitales mejoran la colaboración al permitir una conexión perfecta entre los equipos, independientemente de sus ubicaciones físicas.

• Acceso y uso compartido instantáneos: los documentos se pueden firmar y compartir instantáneamente entre diferentes departamentos o ubicaciones geográficas, lo que facilita la colaboración en tiempo real.
• Integración con otras herramientas: la mayoría de las soluciones de firma electrónica se integran perfectamente con herramientas comerciales populares, como sistemas CRM, software de gestión de proyectos y plataformas de comunicación. Esta posibilidad también mejora la colaboración entre los distintos departamentos.
• Seguimiento y supervisión: las herramientas digitales permiten realizar un seguimiento en tiempo real del estado del documento. Gracias a esta función, los equipos se mantienen al corriente del progreso de las tareas y se reduce el tiempo dedicado al seguimiento.
  

Seguir el ritmo de la competencia significa adoptar herramientas que flexibilicen las operaciones. Las soluciones de firma electrónica no son simplemente una tecnología innovadora. Se trata de lograr que los procesos empresariales sean más ágiles, más seguros y ampliables hasta el infinito. Permiten que empresas de cualquier tamaño reduzcan los plazos de entrega y mejoren la seguridad, gracias a la libertad de poder actuar en cualquier momento y lugar.

Cómo Dropbox Sign puede ayudarte a digitalizar tu flujo de trabajo y tus documentos

Saber por dónde empezar con la digitalización de documentos puede ser el obstáculo más difícil de superar. El truco es tener las herramientas adecuadas a mano.

Con Dropbox Sign, puedes:

• integrar fácilmente las firmas electrónicas en tu flujo de trabajo
• mantener registros, documentos y registros de auditoría digitalizados
• garantizar la seguridad gracias a la autenticación OAuth, el cifrado y el cumplimiento normativo con el RGPD, ISO 27001 y SOC 2 Tipo II
• personalizar los flujos de trabajo de documentos con campos que se rellenan automáticamente, opciones de personalización de marca y mucho más
• agilizar los procesos con plantillas, solicitudes integradas y lógica condicional
• integrar perfectamente la digitalización en tus sistemas actuales gracias a nuestra API fácil de usar
  

Una vez implementado, Dropbox Sign puede ayudar a tu organización a reducir significativamente el tiempo y los costes asociados a los procesos manuales. ¿El resultado final? Documentos digitalizados y flujos de trabajo más eficientes y seguros que nunca.

Digitaliza los flujos de trabajo con firma gracias a Dropbox Sign

Con Dropbox Sign, el proceso de firma de los documentos resulta más sencillo y Dropbox Sign API se integra perfectamente en tus sistemas para mejorar las operaciones digitales.

Gracias a la integración de estas herramientas en la configuración actual, tu empresa reducirá significativamente el tiempo y los costes asociados a los procesos manuales, garantizando flujos de trabajo más eficientes y más seguros que nunca.

Descubre las funciones y las ventajas de nuestras soluciones de firma electrónica y encuentra la solución perfecta para las necesidades de tu negocio.