Розблокування ефективності: недооцінені переваги оцифрування документів

Уявіть собі світ, де схвалення займає секунди, а не дні. Де договори підписуються електронними засобами будь-де та будь-коли, а переслідування людей із проханням підписати документи стає справою минулого.

Ця реальність доступна завдяки е-підписам — потужному інструменту, який може докорінно змінити спосіб керування документами у вашій компанії.

Почніть підписувати документи за допомогою Dropbox Sign

У цифровому бізнесі, який постійно розвивається, опанування мистецтва ефективності — це більше, ніж ціль. Це необхідність. Оскільки компанії адаптуються до світу, де рішення приймаються на ходу, а дистанційна робота стала нормою, здатність швидко й безпечно оформлювати угоди має першочергове значення.

Долучайтеся до світу рішень для е-підпису. Це революційна технологія для компаній, які прагнуть оптимізувати робочі процеси та збільшити гнучкість. Дізнайтеся, як інтеграція рішень для е-підпису може докорінно змінити ваші робочі процеси, забезпечивши відмінний баланс між ефективністю та інноваційністю операцій.

Навіщо оцифровувати документи? Переваги за межами стандартних можливостей

Оцифровування документів — це не просто крок до відмови від паперу; це комплексна стратегія для підвищення ефективності, посилення безпеки та зменшення витрат. Отже, чому компанії дедалі частіше впроваджують програми оцифровування документів?

Економічна ефективність

Дослідження Record Nations показало, що компанії можуть витрачати на паперові документи до 8000 дол. США на рік. Крім того, вони можуть витрачати приблизно 8500 дол. США на облік і зберігання та приблизно 30 000 дол. США на оплату праці персоналу, який керує цими документами.

Підвищення продуктивності

McKinsey & Company повідомляє, що працівники витрачають у середньому 9,3 години на тиждень на пошук інформації у фізичних документах та обробку документів. Оцифровування робить пошук даних миттєвим і доступним, значно скорочуючи час, який працівники витрачають на адміністративні завдання.

Enhanced security

Порівнюючи з використанням шаф для документів, електронні документи можна захистити за допомогою розширеного шифрування та контролю доступу, зменшивши ризик несанкціонованого доступу або втрати. Цифрові формати дають можливість вести докладні контрольні журнали, забезпечуючи реєстрацію кожної спроби доступу й редагування та захист конфіденційної інформації.

Підвищений рівень доступності

Доступ до електронних підписів і цифрових документів та можливість підписання доступні з будь-якого пристрою з підключенням до Інтернету, завдяки чому працювати можна з будь-якого місця. Це особливо важливо в сучасних віддалених і гібридних робочих середовищах.

Вплив на довкілля

Скорочення використання паперу допомагає компаніям зменшити викиди вуглекислого газу, сприяючи досягненню цілей, пов’язаних з екологічною стійкістю.

Масштабованість і гнучкість

Рішення для е-підпису, зокрема запропоновані Dropbox, надають інструменти, які можна масштабувати, що розширюються разом із вашою компанією. Вони підтримують низку функцій від підписання простих документів до складних угод, забезпечуючи гнучкість для різних потреб бізнесу.

Швидші схвалення

За допомогою інструментів на зразок сканера документів компанії можуть швидко конвертувати фізичні документи в безпечні високоякісні PDF-файли. Потім ці файли можна легко поширювати й підписувати, що спрощує процеси схвалення та підвищує рівень задоволеності клієнтів.

Оцифровування документів— це не лише заощадження простору

Оцифровування документів— це не лише заощадження простору; ідеться про створення ефективнішої і безпечнішої системи керування документами, що відповідає вимогам майбутнього. За допомогою правильних інструментів і стратегій ви можете розкрити весь потенціал своїх документів і забезпечити процвітання своєї компанії. Ця трансформація виходить за межі простого зберігання цифрових файлів. Вона відкриває можливості електронних підписів (е-підписів).

Наприклад, уявіть собі маркетингове агентство, яке намагається зробити так, щоб клієнт швидше затвердив матеріали рекламної кампанії. Якщо б для схвалення потрібно було фізично вручну підписувати документи й виконувати дії вручну, проєкт не вдалося б запустити вчасно і клієнт залишився б незадоволеним.

Три прості кроки для оцифровування документів

На шляху до цифрової трансформації процес оцифровування документів та інтеграції е-підписів відіграє ключову роль. Для оптимального оцифровування документів потрібно виконати три прості кроки.

Крок 1. Оцініть поточний робочий процес

Першим кроком до успішної цифрової трансформації є розуміння поточного стану. Визначення неефективних аспектів та сфер для покращення допоможе вам визначити найкращий підхід до оцифровування документів. Нижче наведено перелік ключових моментів, які потрібно розглянути.

Визначте больові точки

Оцініть труднощі й неефективні аспекти наявних процесів роботи з документами. Це, зокрема, затримки в отриманні схвалень, процеси ручного подання документів або уразливості системи безпеки. Деякі запитання, які варто собі поставити, наведено нижче.

• Скільки часу ми витрачаємо на друк, сканування та подання паперових документів?
• Чи трапляються затримки в отриманні схвалень через фізичне перенаправлення документів?
• Наскільки легко отримати доступ до документів і відновити їх у разі потреби?

Проаналізуйте робочі процеси

Сплануйте процеси роботи з документами від створення до зберігання та відновлення. Визначте сфери, де ручні процеси можна замінити цифровими рішеннями.

Установіть цілі

Визначте чіткі цілі для оцифровування, наприклад підвищення ефективності, зменшення витрат або поглиблення співпраці. Ці цілі слугуватимуть орієнтиром для вашої стратегії цифровізації.

Крок 2. Виберіть інструменти оцифровування

Визначивши області, де можна застосувати цифрові технології, виберіть правильні інструменти для оптимізації процесів роботи з документами. Розгляньте можливість використання зазначених нижче рішень.

Dropbox Sign

Як основний інструмент для оцифровування документів та інтеграції електронного підписання Dropbox Sign пропонує зручний інтерфейс і надійні функції для бездоганного керування документами. Передавайте документи в різних форматах, надсилайте їх для підписання електронними засобами, відстежуйте перебіг подій у режимі реального часу або використовуйте автоматизацією та користуйтеся необмеженими можливостями надсилання. Завдяки інтуїтивно зрозумілому інтерфейсу Dropbox Sign почати роботу легко зможе навіть людина від технічних навичок.

Dropbox Sign API

Для організацій, які хочуть інтегрувати е-підписи безпосередньо у свої наявні системи, Sign API надає рішення з можливістю масштабування. За допомогою Sign API ви можете налаштувати процеси роботи з е-підписами, інтегрувати їх зі сторонніми програмами й оптимізувати керування документами у вашій організації. Для інтеграції Sign API з наявними системами не потрібно глибоких знань у сфері програмування.

Крок 3. Упровадьте інструменти та масштабуйте їх

Після вибору інструментів оцифровування потрібно впровадити й масштабувати їх відповідно до потреб вашої компанії.

• Упровадження. Співпрацюйте зі своєю ІТ-командою або постачальником послуг, щоб інтегрувати Dropbox Sign чи Dropbox Sign API у ваші наявні системи. Переконайтеся, що працівники пройшли належну підготовку та забезпечте службу підтримки для сприяння плавному переходу.
• Налаштування. Налаштуйте функції Dropbox Sign або Dropbox Sign API відповідно до конкретних вимог компанії. Змініть робочі процеси, дозволи користувачів і параметри безпеки, щоб оптимізувати процеси керування документами.
• Масштабування. У міру зростання компанії використовуйте масштабованість Dropbox Sign або Dropbox Sign API, щоб працювати з дедалі більшими обсягами документів і задовольняти нові потреби компанії. Відстежуйте показники ефективності й збирайте відгуки від користувачів, щоб постійно вдосконалювати стратегію керування цифровими документами.

Е-підписи кардинально змінюють правила оцифровування документів і керування ними

Е-підписи спрощують основний процес, для якого виконується оцифровування — підписання документів. Вони дають людям змогу підписувати електронні документи з будь-якого пристрою з підключенням до Інтернету та усувають потребу роздруковувати, сканувати й надсилати фізичні копії. Це сприяє плавності робочих процесів, заощаджує час і підвищує рівень безпеки.

Оптимізація робочих процесів та скорочення часу виконання робіт

Е-підписи значно спрощують бізнес-процеси, усуваючи потребу у фізичній обробці документів. Ця технологія сприяє швидшому прийняттю рішень і швидшому здійсненню процесів завдяки наведеним нижче перевагам.

• Зменшення часу обробки. Електронні підписи усувають затримки, пов’язані з ручною обробкою документів, зокрема з друком, надсиланням поштою та ручним поданням. Це чудовий спосіб прискорити цикли робочого процесу.
• Збільшення швидкості реагування. Завдяки можливості підписувати документи з будь-якого пристрою, підключеного до Інтернету, зацікавлені сторони можуть відповідати швидше незалежно від свого місцеперебування.
• Автоматизація робочого процесу. Рішення для е-підписів часто мають функції, які автоматизують різні етапи процесу керування документами. Це, зокрема, надсилання нагадувань, архівування готових документів тощо.
  

Підвищення рівня безпеки та дотримання вимог без зайвих зусиль

Інтеграція е-підписів у вашу систему керування документами не лише спрощує операції, але й посилює безпеку та підвищує рівень дотримання вимог, що застосовуються до важливих документів.

• Надійне шифрування. На платформах електронного підписання використовуються просунуті технології шифрування для ведення записів і захисту документів від несанкціонованого доступу. На деяких платформах навіть перевіряється електронний ідентифікатор (особа підписувача).
• Відповідність нормативно-правовим актам. Рішення для е-підписів розроблено згідно з відповідними правовими стандартами, як-от закону США «Про електронні підписи в глобальній і національній торгівлі» (ESIGN) та «Регламенту ЄС про електронну ідентифікацію і посвідчувальні сервіси для електронних транзакцій на внутрішньому ринку» (eIDAS). Завдяки цьому документи, підписані цифровими засобами, є юридично зобов’язувальними і визнаними.
• Контрольні журнали. Цифрові підписи супроводжуються докладними журналами із записами про кожну дію, здійснену в документі. Це зокрема, інформація про те, хто підписав документ, коли й звідки, яка допомагає забезпечувати незмінне дотримання вимог і спрощує перевірки.
  

Зменшення витрат на керування ресурсами

Перехід до електронного підписання може суттєво зменшити накладні витрати, пов’язані з традиційним паперовим документообігом.

• Зменшення витрат на матеріали. Відсутність необхідності купувати папір, чорнило та інші витратні матеріали може означати значну економію.
• Звільнення місця для зберігання. Для зберігання цифрових документів не потрібне фізичне місце, тому в офісі стає просторішим, а також знижуються витрати на архівування документів.
• Зменшення витрат на робочу силу. Автоматизація процесу підписання зменшує кількість робочих годин, потрібних для керування процесами роботи з документами, починаючи від підготовки документів і закінчуючи їх зберіганням.
  

Поглиблення співпраці між командами й відділами

Цифрові підписи поглиблюють співпрацю, забезпечуючи безперебійний зв’язок між командами незалежно від їхнього фізичного розташування.

• Миттєвий спільний доступ. Документи можна підписувати й миттєво поширювати між різними відділами чи офісами, що спрощує співпрацю в реальному часі.
• Інтеграція з іншими інструментами. Більшість рішень для е-підписів легко інтегруються з популярними бізнес-інструментами, як-от системами CRM, програмним забезпеченням для керування проєктами та комунікаційними платформами. Це може доповнювати спільні зусилля в різних функціональних підрозділах.
• Відстеження та моніторинг. Цифрові інструменти дають змогу відстежувати статус документа в реальному часі. Це допомагає командам отримувати актуальну інформацію про хід виконання завдань і скорочує час, витрачений на подальші дії.
  

Не відставати від конкурентів означає опановувати інструменти, які забезпечують більшу гнучкість операцій. Рішення для е-підписів — це не лише використання нових технологій; вони роблять бізнес-процеси швидшими, підвищують рівень безпеки й забезпечують безкінечне масштабування. Завдяки ним компанії будь-якого розміру можуть скоротити час виконання робіт і посилити безпеку, надавши свободу працювати будь-де та будь-коли.

Як Dropbox Sign допомагає оцифрувати робочий процес і документи

Початок процесу оцифровування документів може стати найтяжчою перешкодою, яку потрібно подолати. Хитрість полягає в тому, щоб мати під рукою потрібні інструменти.

За допомогою Dropbox Sign ви можете:

• легко інтегрувати е-підписи в робочий процес;
• зберігати записи, документи й контрольні журнали в цифровому форматі;
• залишатися в безпеці завдяки автентифікації OAuth, шифруванню та дотриманню вимог Загального регламенту про захист даних (GDPR), ISO 27001 і SOC 2 типу II;
• адаптувати процеси роботи з документами завдяки автоматичному заповненню полів, параметрам фірмового стилю тощо;
• оптимізувати процеси за допомогою шаблонів, вбудованого надсилання запитів та умовної логіки;
• бездоганно інтегрувати рішення у ваші наявні системи й налаштовувати їх завдяки нашому простому у використанні інтерфейсу API
  .

Після налаштування Dropbox Sign може допомогти вашій організації суттєво скоротити час і витрати, пов’язані з ручними процесами. Що ви отримуєте в кінцевому підсумку? Оцифровані документи й робочі процеси, які стають ефективнішими та безпечнішими, ніж будь-коли раніше.

Оцифруйте свої процеси роботи з підписами за допомогою Dropbox Sign

Dropbox Sign може спростити процес підписання документів, тоді як Dropbox Sign API можна бездоганно інтегрувати у ваші системи для покращення цифрових процесів.

Інтегрувавши ці інструменти в систему, ваша організація може суттєво скоротити час і витрати, пов’язані з ручними процесами, забезпечивши не лише вищу ефективність робочих процесів, але й вищий рівень безпеки.

Ознайомтеся з функціями та перевагами наших рішень для е-підписів, щоб знайти ідеальний варіант для потреб вашої компанії.