Så använder Ingenique Dropbox Sign för att förenkla signaturprocesser och öka säkerheten
Ingenique Solutions levererar kraftfulla lösningar för penningtvättsbekämpning och företagsgranskning som hjälper företag att uppfylla efterlevnadsbestämmelser och bättre hantera risker.
Vi har inte längre stöd för produkten Dropbox Forms
Resultat
75 %
Förnyelseformulär skickas tillbaka 75 % snabbare
2 minuter
Försäljnings- och förnyelseavtal skickas på mindre än två minuter
Över 1 000
Mallar hjälper till att skapa över 1 000 årliga kontrakt
Företagsprofil
När du skapar mjukvara avsedd att hjälpa företag med penningtvättsbekämpning och företagsgranskning är ditt rykte din säkerhet. Och ingen vet detta bättre än Martin Lim, grundare och chef för Ingenique Solutions, ett företag som utvecklar mjukvara för penningtvättsbekämpning och företagsgranskning. "Jag säger alltid till mina teknikkillar: 'Om något går fel med våra kunders data kan vi slå igen butiken i morgon eftersom ingen kommer att lita på oss längre.'"
Ingenique strävar efter att göra den komplicerade världen av efterlevnad så enkel som möjligt för sina kunder. Men att balansera säkra och tillförlitliga processer med att hålla kunduppgifter säkra – och göra det effektivt – är aldrig lätt.
Ingenique identifierade ett område som kunde förbättras både vad gäller säkerhet och enkelhet – deras arbetsflöden för HR och försäljning som innefattade stora mängder dokument.
I ena änden gick det långsamt att skapa kontrakt eftersom varje skräddarsytt kontrakt tog upp en stor del av personalens tid. Det blir mycket tid när du hanterar över 60 kontrakt varje månad.
I den andra änden av den långdragna skapandeprocessen var det en förvirrande och frustrerande administrativ process för säljteamet på Ingenique att få ett kontrakt på åtta sidor undertecknat och returnerat, och det hela kantades av många risker för fel. “En del [kunder] kunde skriva under på den första sidan och glömma den sista sidan. En del kunde skriva under bara på den sista sidan. En del kunde skanna och skicka en fin PDF-fil, och en del kunde ta ett foto med telefonen och skicka tillbaka det. Dokument kunde komma i alla former och storlekar. Allt detta staplades ovanpå säljteamets arbetsbörda. De höll inte riktigt på med försäljning," säger Martin.
Ineffektiviteten hade också spridit sig till HR-processerna. Prestationsutvärderingar vartannat år, samtyckesformulär för de jobbsökandes personuppgifter, sekretessavtal och anställningskontrakt – företaget satt fast i processen av att skriva ut, skanna och skicka tillbaka dokument, vilket ledde till en massa pappersarbete.
För Ingenique var lösningen självklar: digitalisera. Men i en sådan säkerhetsinriktad bransch var e-post inte det perfekta sättet att skicka kontrakt eller personlig information. Företaget började därför leta efter ett säkert och pålitligt e-signaturverktyg för att skydda sitt rykte och behålla kundernas förtroende. Efter en omfattande jakt blev valet Dropbox Sign.
"Dropbox Sign har gjort arbetet mycket snabbare för försäljningsteamet. De ägnar inte lika mycket tid åt att jaga kontrakt längre. Antalet formulär som kommer tillbaka för förnyelse har ökat med ungefär 75 %."
För att komma bort från pappersformulär och e-postade PDF-filer drog Ingenique full nytta av alla Dropbox Sign-funktioner.
För det första har företaget försökt förbättra sin upphandlingsprocess. Med hjälp av Dropbox Sign-mallar skapade Ingenique en serie formulär som var skräddarsydda för specifika branscher. På detta sätt behövde säljarna bara ange grundläggande kunduppgifter för alla försäljningskontrakt, beställningsformulär för tjänster och förnyelser, och sedan trycka på Skicka. "Vi loggar bara in på Dropbox Sign, väljer mallen och klickar på Skicka. Det är en ganska fantastisk upplevelse att skicka inköpsorder till kunder. Det går väldigt snabbt. Det tar inte mer än två minuter," säger Tan Lee Kiau, försäljningschef på Ingenique.
Dropbox Sign har även förbättrat signeringsupplevelsen för kunden.
"Det har verkligen snabbat på processen med att få tillbaka kontrakt. Vi har en del klienter som inte är så tekniskt kunniga, och de kan skriva under och returnera kontrakt väldigt enkelt," säger Tan Lee Kiau.
Signering är enklare eftersom Dropbox Sign lägger till obligatoriska undertecknarfält i varje dokument, så att undertecknarna kan se exakt vad de behöver slutföra. De kan inte returnera ett kontrakt utan att fylla i dessa fält, så inga uppgifter missas någonsin. "Dropbox Sign har gjort arbetet mycket snabbare för försäljningsteamet. De ägnar inte lika mycket tid åt att jaga kontrakt längre. Vi har sett en ökning med cirka 75 % för formulär som skickas tillbaka för förnyelse," säger Martin.
Resultatet var inte begränsat till Ingeniques säljteam. Personalen drar nu nytta av snabbare dokumentförberedelser inför prestationsgranskningar. Blanketter kan fyllas i digitalt och returneras till HR på bara några minuter – så det behöver inte längre bli någon kapplöpning till skrivaren.
När det gäller anställning – att få samtycke till att samla in en nyanställds uppgifter, att underteckna sekretessöverenskommelser och att skriva anställningskontrakt – görs allt snabbare och säkrare genom att använda ett ISO-certifierat e-signaturverktyg.
Och bäst av allt? Med omfattande granskningsspårning, kryptering och integration är varje dokument skyddat, spårat och tidsstämplat – från det ögonblick det skickas tills det är helt signerat och säkrat – så säkerheten är snyggt inbäddad i signeringsupplevelsen, varje gång. För Ingenique gör detta under för dess säkerhetsmedvetna image. ”När vi använder Dropbox Sign signalerar vi till våra kunder att vi gör allt vi kan för bästa säkerhet,” säger Martin.
Förnyelseformulär skickas tillbaka 75 % snabbare
Efter att ha börjat använda Dropbox Sign säger Ingenique att kunderna inte bara undertecknar överallt de behöver i ett försäljningskontrakt eller en förnyelse, utan de skriver också under och returnerar dem cirka 75 % snabbare.
En tidsbesparande mall för varje tillfälle
Att manuellt upprätta över 1 000 kontrakt per år var inte särskilt praktiskt. Med dokumentmallarna i Dropbox Sign har Ingenique tillgång till ett stort bibliotek med anpassade kontrakt, försäljningsavtal och orderformulär för alla branscher. Säljteamet skickar nu ut kontrakt på mindre än två minuter, vilket ger dem mer tid att fokusera på försäljning.
Ett tillförlitligt verktyg för att stärka Ingeniques säkerhetsrykte
Ingenique har ett rykte om sig att vara en säker och pålitlig verksamhet. Som ISO-certifierad leverantör bidrar Dropbox Sign till att stärka säkerheten. Med fullständig dokumentuppföljning genom en omfattande granskningslogg kan Ingenique nu enkelt följa kraven i ISO 27001 och samtidigt garantera säkerheten för sina kunders data hela tiden.
Vad är nästa steg för Ingenique?
Efter att ha upplevt de omfattande affärsfördelarna med Dropbox Sign förespråkar Ingenique nu dess användning med en ständigt växande kundbas. Ingenique planerar att i framtiden anpassa e-signaturer till sina befintliga dokumentarbetsflöden, för att koppla samman alla aspekter av HR- och försäljningsarbetsflöden och ge en ännu mer tätt integrerad upplevelse för både nyanställda och kunder.
Är du intresserad av att få liknande resultat som Ingenique?
Dropbox Sign är det enklaste sättet att skicka, ta emot och hantera juridiskt bindande e-signaturer för företag. Vår e-signaturlösning har två år i rad röstats fram av G2 som den mest användarvänliga och kan göra dina viktigaste arbetsflöden snabbare, enklare och säkrare. Registrera dig för en kostnadsfri provperiod i dag för att börja digitalisera din verksamhet.
Kontakta oss
