Cambio de imagen, pero ¡el mismo gran producto! HelloSign ahora es Dropbox Sign.
Con el trabajo y la dedicación que supone crear un negocio de éxito, ninguna empresa quiere que su información privilegiada caiga en manos equivocadas ni que se comprometa la privacidad de sus clientes. Es por eso por lo que suelen usar acuerdos de confidencialidad con los empleados, que son una forma efectiva de proteger su información más privada y valiosa.
Si estás barajando la posibilidad de usar acuerdos de confidencialidad con los empleados, es importante que conozcas sus beneficios y desventajas, lo que deben incluir y cómo facilitar su firma al máximo.
Te explicamos todo lo que necesitas saber.
¿En qué consiste un acuerdo de confidencialidad (NDA, por sus siglas en inglés) con los empleados?
Este tipo de acuerdo es un contrato legal que se celebra entre la empresa y los empleados, en el que estos últimos acuerdan no divulgar ningún tipo de información confidencial o de propiedad exclusiva de la empresa.
Su uso está ganando popularidad, ya que cada vez son más las empresas que tienen como prioridad proteger los datos que recopilan y los conceptos que crean de la competencia.
¿Con qué fines deberías usar un acuerdo de confidencialidad para empleados?
La respuesta corta es proteger la información privada o exclusiva de tu empresa. Sin embargo, también hay otros beneficios concretos que debes tener en cuenta.
Proteger la información privada de tu negocio
Un acuerdo de confidencialidad es el recurso más útil para proteger la información más confidencial de tu empresa (secretos comerciales, datos de clientes, registros financieros y mucho más), no solo de los competidores sino también de cualquier otra persona que no tenga acceso autorizado a tus datos privados o propiedad intelectual, como clientes, empleados no autorizados u otras organizaciones externas.
Al firmar un acuerdo de confidencialidad, los empleados se comprometen a abstenerse de divulgar información confidencial sin aprobación, especialmente de una manera que pueda ser perjudicial para la empresa. Sin embargo, ten en cuenta que un acuerdo de confidencialidad no es una defensa férrea contra las filtraciones de información: aun habiéndolo firmado, las personas pueden divulgar información privada a propósito o accidentalmente. Sea como sea, un acuerdo de confidencialidad es un buen recurso para que los empleados se lo piensen dos veces antes de compartir algo.
Evitar que la competencia conozca tus secretos
Si bien tus empleados aportan mucho valor a tu empresa, tú también inviertes mucho tiempo en ellos, en su formación. Perder estas inversiones, especialmente frente a los competidores, puede resultar en una decepción en el mejor de los casos y en pérdidas económicas en el peor.
Si alguna vez te ha preocupado que tus empleados se vayan y revelen tu información confidencial a una empresa de la competencia, usa acuerdos de confidencialidad, mediante los cuales los antiguos miembros del equipo se comprometerán a ser cautelosos con lo que divulgan. Independientemente de si renuncian a su puesto o si se les finaliza el contrato, los antiguos empleados que hayan firmado un acuerdo de confidencialidad no podrán compartir tu información de propiedad exclusiva con la competencia sin correr el riesgo de que se emprendan acciones legales contra ellos.
Asegurarse de que los empleados sepan qué información es confidencial
Aunque algunos tipos de información se reconocen más fácilmente como exclusivos (una receta secreta, un algoritmo lucrativo o una lista de clientes privados), en otros casos puede que su carácter exclusivo no sea tan fácil de reconocer.
En general, la mayoría de los empleados que comparten o usan información confidencial no lo hacen con mala intención, sino que simplemente puede que no sepan lo que se puede revelar y lo que no. Es por eso que firmar un acuerdo de confidencialidad con el empleado es una buena manera de ayudarle a comprender los límites y aclarar cualquier confusión sobre qué información debe permanecer en secreto.
¿Cuáles son las desventajas de usar un acuerdo de confidencialidad con los empleados?
Si bien existen más ventajas que desventajas, es importante tener en cuenta los riesgos que conlleva el uso de acuerdos de confidencialidad con los empleados.
Por un lado, puede resultar difícil hacerlos cumplir. Si un empleado viola el acuerdo de confidencialidad, dependiendo de la información que se haya divulgado, puede ser complicado demostrarlo ante un tribunal.
Además, los tribunales pueden fallar a favor del empleado infractor, si el acuerdo de confidencialidad se considera demasiado restrictivo. Además, incluso aunque ganes el juicio, los gastos legales pueden ser elevados.
Los acuerdos de confidencialidad, si se usan de manera inapropiada, también pueden crear sentimientos de desconfianza entre los empleados y la empresa. Si tus equipos se sienten presionados para firmar un acuerdo de confidencialidad a fin de mantener su puesto o lograr un ascenso, pueden mostrarse resentidos o incluso no querer compartir sus mejores ideas.
Un acuerdo de confidencialidad demasiado restrictivo también puede provocar que los nuevos posibles empleados sientan menos entusiasmo por unirse a la empresa.
Lo mejor es ser prudente y razonable con los detalles del acuerdo de confidencialidad, de modo que protejas tu negocio a la vez que fomentes un entorno colaborativo e innovador para tus empleados.
¿Valen la pena los acuerdos de confidencialidad?
Aunque tendrás que sopesar si los beneficios compensan los costes, usar este tipo acuerdo suele ser una buena idea si necesitas proteger la información confidencial de tu empresa.
Básicamente, un acuerdo de confidencialidad es una medida preventiva eficaz que es útil especialmente si has tenido problemas con filtraciones de datos alguna vez o si quieres reforzar la seguridad en torno a cualquier material altamente confidencial.
Obviamente, no todos los empleados estarán encantados de firmar un acuerdo de confidencialidad, pero hay algunos aspectos que debes tener en cuenta antes de pedírselo, para que el proceso transcurra sin problemas.
¿Cómo le pido a alguien que firme un acuerdo de confidencialidad?
La mejor manera de abordar la firma de un acuerdo de confidencialidad es simplemente explicarles a los empleados por qué les pides que lo firmen. Expon los motivos de forma honesta y transparente, y explícales en qué les beneficiará a ellos y a la empresa.
Una vez que les hayas comentado el tema, dales algo de tiempo para leer el contrato y estudiarlo antes de firmarlo. Y, si tienen alguna pregunta, asegúrate de responderla de forma sincera y detallada.
Si necesitas que los empleados firmen un acuerdo de confidencialidad antes de comenzar a trabajar, también puedes presentarles el acuerdo junto con el resto de los documentos de contratación.
¿Qué debería incluirse en un acuerdo de confidencialidad con un empleado?
A continuación, se presentan algunos elementos que debe tener cualquier acuerdo de confidencialidad para empleados. Aunque es posible que debas incluir información y cláusulas adicionales según las necesidades específicas de tu empresa. Por esa razón, antes de pedirles a los empleados que firmen el acuerdo de confidencialidad, asegúrate de consultar el tema con un abogado.
Partes interesadas
Aquí se incluye a la empresa (la parte divulgadora), al empleado (la parte destinataria) y a todos los demás representantes involucrados (responsables, directores, socios, gerentes, etc.).
Información confidencial
Se detallará de forma específica qué datos o propiedad intelectual se consideran confidenciales y quedan cubiertos por el acuerdo.
Obligaciones de confidencialidad
Se indican las disposiciones sobre la divulgación y lo que se considera una infracción del contrato. En el acuerdo de confidencialidad también se puede indicar que tu empresa será propietaria de todos los conceptos que haya producido el empleado una vez que este abandone la empresa.
Periodo de tiempo
Se especificará la fecha en la que el acuerdo entrará en vigor y la fecha en la que expirará.
Firmas
Todas las partes involucradas deberán firmar y fechar el acuerdo tras leerlo detenidamente.
¿Por qué las firmas electrónicas facilitan tanto la formalización de los acuerdos de confidencialidad?
Si buscas una manera de facilitarle al equipo la gestión de los acuerdos de confidencialidad, usa una solución de firmas electrónicas, como Dropbox Sign. Todo lo que necesitarás es conexión a Internet para firmar los documentos electrónicamente desde cualquier parte del mundo, lo que te resultará especialmente útil si cuentas con empleados que trabajan en remoto en el equipo.
Con Dropbox Sign, una vez que hayas determinado el lenguaje estándar del acuerdo de confidencialidad, podrás ahorrarte la mayor parte del trabajo manual creando una plantilla. Con una plantilla prediseñada, preparar un acuerdo de confidencialidad será tan simple como completar la información de contacto del empleado y pulsar "Enviar".
Además, podrás realizar un seguimiento de quién ha firmado el acuerdo y quién no, así como enviar recordatorios automáticos, lo que hará que el proceso avance sin problemas y que firmar el documento sea más fácil y rápido para los empleados.
Facilita y agiliza la formalización del acuerdo con las firmas electrónicas
En resumen, un acuerdo de confidencialidad puede ser una herramienta muy útil para proteger tu negocio, pero es importante tener en cuenta todo lo que implica antes de comenzar. Asegúrate de conocer qué aspectos cubre el acuerdo y consultar a un abogado las dudas que tengas.
Si buscas una herramienta que facilite la firma de los acuerdos de confidencialidad y que agilice tu proceso de contratación, recurre a Dropbox Sign, que ayudará a los nuevos empleados a completar el papeleo de incorporación hasta 3 veces más rápido.
No pierdas el hilo
Thank you!
Thank you for subscribing!
