Gracias a los datos de BambooHR, se identifican claramente las tres causas principales de una rotación elevada: a las nuevas contrataciones no les gusta el personal de dirección, el trabajo en sí no es lo que esperaban o ha resultado que no les gusta lo que hacen.

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Sería interesante que hubiera algún tipo de proceso para que tanto tú como las nuevas incorporaciones pudierais poner en común más información sobre los responsables, la empresa y el papel de estas incorporaciones. Así, se evitaría desperdiciar cientos de horas reclutando a alguien para darse cuenta de que no encaja bien.

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Resulta que hay uno.

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Este proceso se llama incorporación, y las organizaciones que lo hacen bien mejoran la retención de nuevas incorporaciones en un 82 % y la productividad en un 70 %.

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Las nuevas incorporaciones quieren empezar a trabajar y sentirse productivas dentro de la empresa. Lo que no quieren es tener que buscar otro trabajo ni volver a empezar de nuevo.

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Imagina el potencial de tu lista de verificación para procesos de incorporación si cumpliera estas expectativas.

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En el primer día, las nuevas incorporaciones a la empresa llegan con unos vínculos sociales previos. Todo el mundo sabe que acaban de llegar y a qué se dedicarán. No solo están listos físicamente, sino que se han preparado mentalmente para empezar a trabajar junto a sus compañeros desde el primer momento.

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No hay ninguna necesidad de perder tiempo porque ya conocen su papel en la empresa, los asuntos de cumplimiento importantes y cómo empezar a trabajar lo más pronto posible.

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Las nuevas incorporaciones esperan encontrar reuniones ya planificadas con los responsables, sesiones de formación en el momento oportuno y varias sesiones de contacto con una persona designada para la incorporación con semanas de antelación.

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Estos empleados tienen todo lo que necesitan para trabajar bien —y para estar a la altura de las expectativas— simplemente porque la empresa pensó a largo plazo e incluyó unas prácticas recomendadas en una lista de verificación para procesos de incorporación eficaz.

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Empieza durante la contratación, no el primer día

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Una invitación al portal para empleados, un enlace al flujo de trabajo que has creado para automatizar y simplificar el papeleo —sí, eso existe— o incluso un correo electrónico; hagas lo que hagas, lo importante es que te pongas en contacto con las nuevas contrataciones de un modo u otro antes de su primer día de trabajo.

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Transmitirles a las nuevas incorporaciones lo mucho que valoras poder contar con ellas en tu equipo es algo que hay que hacer con arte, pero la ciencia respalda ampliamente su eficacia.

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Según un estudio de la Universidad de Iowa, los nuevos empleados que se consideran bienvenidos en su entorno de trabajo declaran que se sienten más satisfechos, rinden más y están más dispuestos a quedarse.

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Por desgracia, también ocurre al revés. Los empleados que no entienden a su empresa o que sienten que no van en la misma dirección presentaban más probabilidades de desconectar, ser menos productivos y estar insatisfechos a largo plazo. No te recomendamos que confíes en poder contar con empleados que se encuentren en esta situación durante mucho tiempo.

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En resumen, muestra interés y dales a entender que han elegido una buena empresa. Asegúrate de que se sientan bienvenidos y de que podrán trabajar sin preocuparse por una buena parte de las tareas de RR. HH. antes incluso de pisar la oficina.

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Dales la bienvenida pronto

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El primer día en un nuevo trabajo es muy importante. Por eso, muchos especialistas en RR. HH. y responsables piensan que es mejor no abrumar a los nuevos empleados con un sinfín de presentaciones.

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Sin embargo, parece que los datos indican lo contrario.

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Robert Half & Associates detectó que el 89 % de los nuevos empleados querían conocer a sus responsables, y que el 83 % querían que les presentaran formalmente a sus compañeros en el primer día. Curiosamente, solo un 44 % pensó que salir a comer el primer día fuera importante.

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Si, de todos modos, quieres organizar una comida para el primer día de alguien, es muy recomendable que lo sepa cuando empieces con la lista de verificación para procesos de incorporación, bastante antes de su primer día.

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Diseña la estructura de las primeras semanas

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Son muchas las personas que se han sentido completamente a la deriva en un trabajo nuevo, después de todas las presentaciones y quedarse a solas en su nuevo puesto de trabajo por primera vez.

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Ahí está la importancia de planear las cosas con tiempo. No dejes que las nuevas incorporaciones se queden sin saber qué hacer o con quién tienen que hablar durante sus primeras semanas.

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Insistimos en que esto es un aspecto cultural importante que transmite el mensaje de que es el lugar adecuado, de bienvenida y de tener las cosas claras.

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Adelántate a cuando empiecen a configurar su calendario digital, el sistema de incidencias, el flujo de trabajo de incorporación automatizado (está muy bien que tengas uno) o cualquier cosa que use la empresa para organizar el trabajo.

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Aligera el proceso de configurar el ordenador y reunirse con alguien de informática por los permisos cuando hayan pasado unas semanas, ya que será cuando empiecen a asumir más tareas propias de su puesto de trabajo.

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Reúne a un equipo de incorporación completo

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Un equipo polivalente es una idea muy interesante para las diferentes situaciones que surgen en una empresa. ¿Por qué no tener uno que se encargue de crear una lista de verificación para procesos de incorporación que funcione?

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Está claro que RR. HH. tiene todos los asuntos de cumplimiento controlados, pero el departamento informático sabe lo que necesitan las nuevas incorporaciones para preparar su espacio de trabajo; los veteranos de su departamento conocen las tareas diarias que tendrán que aprender a hacer, y el equipo de responsables sabe qué indicadores de rendimiento se deben tener en cuenta.

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Contar con el apoyo y los comentarios de los responsables ya en las primeras fases de la lista de verificación para procesos de incorporación es algo que se valora mucho.

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En un estudio publicado en la revista Academy of Management Journal, se llegó a la conclusión de que los nuevos empleados relacionaban el grado de apoyo de los responsables percibido con la claridad de las funciones, la satisfacción con el trabajo e incluso el salario. Por desgracia, la sensación general era que esta sensación, junto a la percepción del trabajo, iba disminuyendo a los seis meses de haber empezado en el trabajo.

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Al igual que los mapas, los equipos de incorporación personalizados —los que incluyen una persona designada o “compañeros de incorporación”— guían a las nuevas incorporaciones por la lista y les ayudan a empezar a trabajar de verdad más rápido que sin su apoyo.

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Desatasca el papeleo

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Según una encuesta de ADP hecha a 1500 empleados, responsables y profesionales de RR. HH., el 80 % de las empresas de RR. HH. siguen pidiendo que el papeleo de incorporación se cumplimente en persona. Menos del 12 % de los empleados pueden acceder a algún tipo de documento de incorporación desde un dispositivo móvil.

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Los documentos fiscales, manuales para empleados, contratos, formularios de nómina, acuerdos de confidencialidad y otros son necesarios para el proceso de incorporación…

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¿Hasta qué punto lo son?

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At Dropbox Sign, we’re all about making our clients more awesome and business more intelligent. We don’t think the answer to document-heavy workflows is just turning repetitive, overbuilt, 15-page healthcare enrollment packets into a repetitive, overbuilt, 15-page healthcare enrollment PDFs.

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Instead, products like Dropbox Sign allow new employees to complete their new hire documents online. If you want more automation, Dropbox Forms takes any series of documents and stitches them together with code to transforms them into a single, intelligent flow. Even hundreds of pages can be distilled into a short series of smart data fields. Human error and repetitive data entry are eliminated with conditional logic, data validation, and a mapping feature that makes sure that data goes right where you need it.

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Yes, collecting new hire data is an important box to check on your onboarding checklist—but who says you have to do it the way it’s always been done?

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Establece unas expectativas claras y sesiones de contacto periódicas

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“Tengo dos tipos de problema, los urgentes y los importantes. Los urgentes no son importantes, y los importantes nunca son urgentes”.

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Las palabras del presidente Eisenhower son muy acertadas.

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Entre las visitas sorpresa, la acumulación de correos electrónicos, y los “fuegos” de compañeros de trabajo y clientes que hay que apagar, sacar el trabajo que realmente hay que sacar puede ser muy complicado.

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Esto es así sobre todo si no tienes un plan al que atenerte desde el principio.

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La falta de precisión es el enemigo. Si no lo tienes todo preparado para ayudar a las nuevas incorporaciones a desarrollar objetivos SMART y planear varias sesiones de contacto con la persona correspondiente y otros miembros del equipo de incorporación, entonces serás igualmente responsable cuando no logren las métricas de rendimiento esperadas.

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No esperes recibir comentarios, pídelos

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¿No había ninguna mesa lista en el primer día? ¿Tardaste una semana en conseguir que funcionara todo el software que usáis?

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Por suerte, las nuevas incorporaciones no vendrán a decirte que lo estás haciendo mal, pero esto no significa que no lo piensen o que no vayan a hablar con reclutadores por si acaso.

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Un tercio de los empleados deciden quedarse en la empresa o irse durante su primer mes. ¿Sabías qué cuadra a la perfección con estos primeros 30 días? Sí, tu lista de verificación para procesos de incorporación.

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Si no quieres llevarte la sorpresa de que los empleados dejan la empresa durante los primeros días, debes encontrar la forma de conocer su opinión. No te quedes esperando y pregúntales qué piensan.

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Cerca del 40 % de los empleados afirman que, cuando sus superiores descartan las ideas que proponen, pierden el interés por seguir intentándolo. El simple hecho de pedir comentarios y escuchar las opiniones puede hacer que la productividad del equipo y de toda la empresa aumente.

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Aprovecha tu lista de verificación para procesos de incorporación para inculcar el hábito de pedir opiniones periódicamente, de modo que los empleados no se desmotiven ni haya que buscar a nuevos candidatos sin necesidad.

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Integra tu cultura siempre que puedas

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Cuando Harvard Business Review analizó los resultados de 70 estudios distintos, llegó a la conclusión de que la aceptación social en el trabajo es uno de los principales factores que determinan el éxito de las nuevas incorporaciones.

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Cuando los empleados sienten que forman parte de una red, se atreven a hacer preguntas, acceder a los recursos que necesitan y dar pasos importantes para que la empresa siga avanzando.

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Tu proceso de incorporación de nuevos empleados es la mejor oportunidad que tienes para contarles de dónde viene la empresa y cómo encajan en ella. Si quieres que todos los empleados remen en la misma dirección, tendrás que inculcar la cultura de la empresa a lo largo de la lista con coherencia.

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Una cultura que se comunica mal o de forma incoherente —o que, sencillamente, no se comunica— arruinará el progreso de una empresa que se proponga lograr sus objetivos estratégicos. Cuando cada empleado entiende los objetivos y el cometido de la empresa a su manera, es imposible que colabore con el resto para llegar a los mismos resultados.

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Si necesitas ayuda para integrar la cultura de tu empresa, encontrarás más información sobre ser transparente, transmitir determinación, comunicarse abiertamente y más en la guía para inculcar cultura empresarial de la lista de verificación para procesos de incorporación.

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No pares cuando haya pasado una semana

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La extensión de la lista de verificación para procesos de incorporación solo depende de ti, pero te recomendamos que empiece el primer día y que dure por lo menos seis meses.

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Estos pasos que empiezan a darse antes de ir a la oficina son verdaderamente importantes. No solo les das a las nuevas incorporaciones tiempo para conocer lo que se espera de ellas, sino que también os conceden a ti y a tu equipo un margen para prepararos como es debido para la incorporación.

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Si tu empresa tiene un periodo de prueba de 60 o 90 días, tanto el equipo de incorporación polivalente como la persona que las acompañe durante la incorporación deberían ofrecerles apoyo para cumplir las primeras expectativas.

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Aunque las tareas de incorporación sin duda irán a menos durante los próximos meses, hay que tener en cuenta otras posibles formaciones específicas para que conozcan mejor sus funciones, la empresa y las oportunidades de progreso.

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Además, es en este momento cuando departamentos ajenos a RR. HH., como los que se encargan de temas de rendimiento, pueden tomar las riendas de la incorporación.

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Aunque tu lista de incorporación no tenga en cuenta la posibilidad de que el proceso se alargue durante todo un año, la evaluación de cierre de año de los nuevos empleados debería incluir su primer año. Ese momento es en el que todas las preocupaciones que hayan surgido durante el año han podido terminar de definirse. Ofréceles la opción de opinar y asegúrate de que estén satisfechos con el estado de las cosas y sus indicadores de rendimiento.

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La mejor lista de verificación para procesos de incorporación

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Preparar una lista de verificación para procesos de incorporación siguiendo las prácticas recomendadas que hemos mencionado puede aumentar el rendimiento de las nuevas incorporaciones, fortalecer su compromiso con la empresa y hacer el trabajo más agradable, lo que ayuda a reducir la rotación de empleados y ahorrar tanto miles de euros como cientos de horas buscando sustitutos que se podrían haber conservado con una incorporación mejor pensada.

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Encara este proceso siendo consciente de que no será fácil y que los empleados no asumirán toda la carga. El objetivo de crear una lista de verificación para procesos de incorporación sólida es hacer el trabajo por adelantado. Así, las nuevas contrataciones, el departamento de RR. HH. y la empresa en conjunto podrán desarrollar todo su potencial sin complicaciones ni renuncias del personal.

Hemos elaborado la lista de verificación para procesos de incorporación definitiva con la ayuda de Betterteam y Process Street. Te animamos a personalizarla para crear un flujo de trabajo de incorporación adaptado a las características únicas de tu gran equipo.

Antes del primer día

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• Reunir a un equipo de incorporación polivalente y presentarles a la persona designada para la incorporación o “compañero/a” de incorporación.
• Asegurarte de que tanto tú como la persona que supervisa a la nueva incorporación estéis de acuerdo en sus funciones, objetivos y responsabilidades.
• Que se rellenen todos los formularios y documentos legales.
• Preparar el puesto de trabajo de los empleados.
• Dar acceso a cualquier herramienta, dispositivo, puerta, etc. que haga falta.
• Crearles cuentas en todo el software que vayan a necesitar para trabajar.
• Enviar manifiestos, manuales o artículos que las nuevas incorporaciones tienen que leer normalmente.
• Preparar el paquete de beneficios, incluido un resumen de las preguntas frecuentes.
• Proporcionar una copia de la descripción del puesto de trabajo en la que se incluyan las responsabilidades.
  
  

El primer día

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• Asegurarte de que el equipo sepa de su llegada y que los responsables de contratación estén listos para darles la bienvenida.
• Dar una bienvenida formal al equipo y hacer las presentaciones.
• Ver los distintos espacios de la oficina.
• Iniciar el flujo de trabajo de materiales de formación.
• Planificar una reunión con los responsables para revisar las expectativas.
• Revisar la cultura de la empresa.
• Asegurarse de que se reúnan en persona con su persona de contacto.
  
  

Durante la primera semana

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• Empezar con su primer proyecto real.
• Hablar de las expectativas del próximo mes.
• Planificar al menos una sesión de contacto para recopilar comentarios y responder a preguntas.
• Animarles a comunicarse con su persona de contacto.
  
  

Durante el primer mes

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• Tener planificadas varias sesiones de contacto contigo, los responsables y la persona designada para la incorporación.
• Explicar los objetivos a largo plazo y de rango superior de la empresa para alinearse con su dirección y cultura.
• Proporcionar materiales de lectura de desarrollo personal.
• Organizar algunos eventos sencillos para que se animen a interactuar socialmente con el equipo.
• Pedir opiniones sobre la lista de verificación para procesos de incorporación.

Después de tres meses

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• Planificar una evaluación de rendimiento informal.
• Revisar tareas pasadas y futuras para que todo esté en orden.
• Revisar los objetivos de rendimiento anteriores y definir nuevas expectativas.
• Volver a dar y pedir opiniones.
• Comprobar los avances de los empleados con la formación.
• Tratar el fin del periodo de prueba y lo que se espera más allá de él.
• Preguntarles qué piensan de la cultura de la empresa y cómo creen que encajan en ella.

Después de seis meses

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• Evaluar el rendimiento de los seis meses.
• Revisar los objetivos y el progreso hasta la fecha de los empleados.
• Definir los objetivos de los próximos seis meses.
• Asegurarse de que los empleados hayan recibido toda la formación necesaria.
• Dar pie a que se den opiniones sinceras.
• Asegurarse de que la conexión cultural siga siendo fuerte.

Después de un año

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• Evaluar el rendimiento anual.
• Darles reconocimiento por su primer año en la empresa y revisar cómo les ha ido con las expectativas.
• Tratar los objetivos, proyectos y planes del próximo año.
• Hablar de las políticas de remuneración y aumentos.
• Pedir opiniones sobre la lista de verificación para procesos de incorporación y la cultura de la empresa, además de tenerlas en cuenta.
• ¡Felicidades! Has terminado el primer año. Esperamos que el próximo año juntos sea igual de bueno.