Una herramienta de firma electrónica nativa para Dropbox con la tecnología de Dropbox Sign

Es posible que tu proceso a la hora de enviar y firmar documentos esté afectando negativamente a la empresa y a las relaciones con los clientes.  

Piensa en cuánto tiempo y esfuerzo dedican a firmar en estas situaciones:

• Imprimir documentos, buscar un sobre y un sello e ir a la oficina de correos.
• Adjuntar documentos a los correos y suponer que el cliente tiene una impresora o software de firma.
• Subir documentos a una herramienta de firma electrónica, corregir los errores de formato y enviar los documentos.

Estos procesos de firma no solo te hacen perder el tiempo, sino que también son frustrantes para los clientes.

Cada vez que le pides a un cliente que firme un documento, tiene que imprimirlo, firmarlo y enviártelo por correo; imprimirlo, firmarlo, escanearlo y enviártelo por correo, o bien crear una cuenta y usar un software de terceros bastante aparatoso. Lo más probable es que se pierdan documentos, que haya retrasos y que sea un proceso tedioso.

La solución de firma electrónica de Dropbox, que cuenta con tecnología de Dropbox Sign, facilita el proceso de firma para ambas partes. Por ejemplo, puedes usar la firma electrónica directamente desde la interfaz de Dropbox. También es posible seguir un proceso de firma de documentos completo —preparación, envío, firma, seguimiento y almacenamiento— en Dropbox sin tener que cambiar en ningún momento de plataforma, pestaña o herramienta. Será como tu espacio de trabajo único para cualquier documento.

Todo esto es muy bueno para los clientes, además de tu productividad y seguridad. A continuación, te explicamos de qué manera la herramienta de firma electrónica de Dropbox puede ayudarte a trabajar de forma más eficiente, rápida y segura.

‍

Está pensada para los clientes

Si haces que los clientes descarguen archivos adjuntos de los correos o impriman documentos para firmarlos y escanearlos, les estás poniendo trabas, por no hablar de que estás provocando que los documentos te lleguen más tarde.

Al enviar un documento para que se firme directamente desde tu cuenta de Dropbox, los firmantes no tienen que usar ninguna otra herramienta; seguirán un proceso intuitivo en el que se les guiará para que firmen y te devuelvan el documento en muy poco tiempo, en cualquier lugar y desde el dispositivo que quieran usar. Y, por si todo esto fueran pocas facilidades, los clientes no tienen por qué crear una cuenta de Dropbox para firmar los documentos: basta con que sigan las instrucciones.

‍

Aumenta la productividad

Hoy en día, los usuarios tienen que manejar más herramientas, aplicaciones y programas que nunca, y eso no es bueno: el 37 % de los trabajadores piensa que usa demasiadas herramientas digitales. 

Como la firma electrónica ahora forma parte de Dropbox, puedes aprovechar todas las funciones de productividad de Dropbox Sign sin cambiar de herramientas, pestañas o ventanas. Tanto tú como tu equipo podéis encargaros de muchas tareas diferentes:

• Crear y editar plantillas reutilizables para preparar y enviar documentos al momento.
• Hacer un seguimiento de los documentos durante todo el proceso de firma y configurar correos de seguimiento automáticos para no perder la pista de ningún documento.
• Guardar y organizar automáticamente los documentos firmados en Dropbox para eliminar tareas manuales y tediosas. 

Con Dropbox Sign, los contratos se firman hasta un 80 % más rápido que siguiendo un proceso tradicional en papel. Por otro lado, los equipos de ventas que usan la firma electrónica ven que su rendimiento aumenta un 45 % en comparación con la media.

‍

Refuerza la seguridad

Está claro que tus documentos son importantes, y por eso te ayudamos a proteger la información confidencial. Al usar la firma electrónica directamente desde Dropbox, el proceso de firma es más seguro que ir pasando archivos de una herramienta a otra.

Como gestionarás la preparación, el envío, la firma, el seguimiento y el almacenamiento de los documentos por completo en un solo flujo de Dropbox, tus documentos confidenciales nunca dejarán de estar protegidos por el almacenamiento cifrado de documentos a distintos niveles que ofrecemos. Será imposible que acaben donde no deban.

Además, la firma electrónica de Dropbox cuenta con la tecnología de Dropbox Sign; toda solicitud de firma incluye un registro de auditoría completo y protegido entre las partes firmantes, por lo que sabrás quiénes han recibido una solicitud y en qué momento ha firmado cada firmante.

‍

Dropbox como firma personal

No hay motivo para añadir herramientas, aplicaciones y programas de más si lo que ya usas y te gusta te ofrece todas las funciones de firma electrónica que necesitas. Con la firma electrónica de Dropbox, que incorpora la tecnología de Dropbox Sign, puedes firmar, enviar, monitorizar y guardar tus documentos más preciados.