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La decisión de renunciar a un puesto ha estado relacionada con una mala incorporación en al menos un 15 % de los casos.
Además, la asociación Society for Human Resource Management estima que las empresas gastan entre la mitad y tres cuartas partes del salario anual de un empleado en contratar y formar a un nuevo empleado para que ocupe su puesto.
Asimismo, los profesionales de contratación e incorporación de iCMIS descubrieron que la rotación es tres veces mayor en el caso de los empleados que se incorporan manualmente en comparación con aquellos que se incorporan de forma automatizada.
Y además... Que no, que es broma; ya no hay más malas noticias. De hecho te vamos a dar una buena: puedes cambiar radicalmente todos esos datos negativos con una incorporación estratégica.
De hecho, iCMIS también indica que un buen programa de incorporación de empleados puede reducir una rotación del 44 % a tan solo el 14 %, al mismo tiempo que hace que las nuevas contrataciones se pongan a trabajar un 33 % más rápido.
Además, del más del 80 % de los empleados que deciden en los primeros seis meses si están interesados en quedarse a largo plazo en la empresa, casi el 70 % eligen quedarse durante más de tres años si han experimentado una correcta incorporación.
El argumento comercial está claro: una correcta incorporación de los empleados puede cambiar el rumbo de toda tu organización para mejor. Y, por el contrario, una mala incorporación perjudicará al personal de RR. HH. y de otros departamentos que tenga que lidiar con montañas de papeleo redundante y procesos lentos y manuales de incorporación. En esos casos, será necesaria una transformación digital de RR. HH.
Revisa esta hoja de ruta táctica y aprende a automatizar una incorporación de empleados que se pagará sola, crecerá tan rápido como tu empresa, aliviará la sobrecarga administrativa, mejorará la velocidad y la transparencia, y no solo hará que las nuevas contrataciones sean productivas, sino que las mantendrá así en los años venideros.
¿Por qué ha llegado el momento de automatizar la incorporación y qué beneficios y ahorros te supondrá?
Lo entendemos: es muy fácil pensar en el coste y el esfuerzo que supone tener que revisar completamente tus procesos de RR. HH. Sin embargo, te diremos que resulta todavía más caro no revisarlo.
Veamos lo que una empresa mediana podría ahorrar si contratara a unos 100 empleados cada año utilizando un proceso de incorporación automatizado en lugar de papeleo manual obsoleto.
Si estimamos a la baja, una persona de RR. HH. que inicie la incorporación de nuevos empleados dedicará aproximadamente dos horas a personalizar e imprimir el papeleo de incorporación, solicitar (y, desafortunadamente, perseguir) que este se complete, volverlo a comprobar todo y especificar de nuevo toda la información en las bases de datos y sistemas de la compañía.
Sin embargo, con la automatización del flujo de trabajo de incorporación, ese mismo trabajador solo dedicaría 15 minutos a incorporar nuevas contrataciones gracias a las plantillas, las automatizaciones y la tecnología inteligente que permite el rellenado automático, el formato condicional y el enrutamiento de datos directamente de formularios a bases de datos, lo que elimina la necesidad de volver a introducir los datos manualmente.
Con un ahorro estimado de 1,75 horas por cada una de las 100 nuevas contrataciones, la incorporación automatizada puede ahorrar al equipo de RR. HH. 175 horas de trabajo al año. ¿Te imaginas todas las cosas asombrosas que tu equipo de RR. HH. puede lograr si se le devuelven 175 horas útiles al año?
Ahora, convirtamos esas horas que se han ahorrado en dinero.
Según Glassdoor, el salario base promedio de un técnico generalista de RR. HH. es de aproximadamente 56 000 USD al año en los EE. UU. 175 horas ahorradas a una tarifa de 28 USD por hora (56 000/2000 horas de trabajo y 2 semanas de vacaciones) suponen un ahorro de 4900 USD al año.
En general, hemos estimado a la baja lo que podrías estar ahorrando en RR. HH. Dependiendo de cuál sea tu negocio, es posible que estos ahorros sean mucho mayores, especialmente si la empresa está en crecimiento. Y seguirás viendo más ahorros cuando te des cuenta de que la incorporación automatizada puede reducir también el tiempo de inactividad y los costes derivados de las nuevas contrataciones.
¿Recuerdas el caso que hemos comentado del departamento de RR. HH. que tenía que procesar mucho papeleo físico y redundante? Pongamos que un nuevo empleado tarda unas dos horas en completarlo todo. Al igual que ocurre con RR. HH., la incorporación automatizada también reduce la finalización del papeleo de las nuevas contrataciones a solo 15 minutos.
Si tienes 100 empleados y cada uno de ellos dedica 1,75 horas menos en el proceso de incorporación, ahorrarás unas 175 horas cada año gracias a la automatización.
Hablemos de dinero una vez más. Si tus nuevos empleados cobran el salario promedio en los EE. UU. de 44 500 USD al año (22,25 USD por hora) e invierten 175 horas menos en el papeleo, te ahorrarás destinar 3893,75 USD a tareas no productivas.
Incluso estimando a la baja, una pequeña o mediana empresa que contrate unas 100 personas al año, ahorrará cerca de 10 000 dólares.
Si lo que te detiene son las dudas sobre si ahorrarás o no con la incorporación automatizada de empleados, te diremos que nunca se ha tenido tan claro que la opción más cara es no automatizar el proceso.
Además de todo lo que te ahorrarás, disfrutarás de muchísimos beneficios operativos al automatizar el proceso de incorporación de empleados.
Reduce los problemas y las renuncias en el proceso de incorporación de los empleados
Normalmente, no podrás permitirte el lujo de mantener una conversación cara a cara con un nuevo empleado o contratista si este se confunde durante el proceso de incorporación. Y esto puede hacer que surjan problemas que acaben conllevando que el empleado no esté satisfecho y se vaya.
Tienes que indicar de forma muy explícita qué información compartes con los empleados que se van a incorporar y cómo la compartes. Un flujo de trabajo automatizado te permite simplificar y agilizar el proceso de incorporación para que los nuevos empleados dediquen más tiempo a incorporarse y menos a agobiarse.
La automatización hace que la incorporación sea viable y escalable
Uno de los beneficios clave de automatizar casi cualquier cosa es que facilita mucho las operaciones sucesivas. Si tu empresa está en fase de crecimiento o depende de la frecuencia de la incorporación y desvinculación de los trabajadores, al automatizar la incorporación de los empleados, podrá crecer tan rápido y pronto como lo necesite sin aumentar la presión sobre su personal de RR. HH.
Mejora la transparencia y la velocidad en el proceso de incorporación de los empleados
Al centralizar los documentos de la incorporación de empleados en un solo flujo de trabajo, puedes ver de forma clara lo que ha completado cada nuevo empleado y lo que le falta por completar. Además, se garantiza una experiencia de incorporación coherente y completa para todos.
Además, el software automatizado de incorporación de empleados solicitará automáticamente a las personas que completen el siguiente paso en el flujo de trabajo e incluso les enviará recordatorios si no lo hacen, lo que acelerará muchísimo las cosas.
La incorporación automatizada de los empleados alivia los efectos de la costosa inflación
El atracón administrativo es comparable a la pesadez que sientes después de comerte dos bolsas de patatas fritas (no tiene sentido arrepentirse, lo hecho hecho está). Gestionar documentos a la antigua es principalmente lo que dificulta el trabajo sea cual sea el tamaño de la empresa. Automatiza la incorporación y ahorra instantáneamente el tiempo y el papel que se desperdician con las cartas de oferta, los informes de beneficios, los contratos de trabajo, los detalles bancarios, etc.
5 tácticas para crear un proceso de incorporación automatizado que represente tu cultura
El objetivo de la automatización no es eliminar por completo la esencia y la cultura de tu empresa. En realidad, todo lo contrario: está pensada para devolverte el tiempo y la energía que necesitas para mantener fuerte tu cultura. La cultura atrae y retiene el talento y, de ese modo, puedes cumplir con objetivos empresariales exigentes.
La Universidad de Iowa averiguó que los empleados que sienten que encajan en la cultura de la empresa están más satisfechos, rinden mejor y tienen más probabilidades de continuar en la organización. Además, los programas de incorporación efectivos que ponen énfasis en inculcar la cultura de la empresa aumentan las tasas de retención hasta un 25 % y mejoran la productividad un 11 %.
Así pues, ¿cómo se crea y se amplía un maravilloso proceso automatizado de incorporación de empleados manteniendo tu esencia y con sentido común? A continuación, te explicamos los cinco pasos clave que debes seguir.
1. Haz un estudio de tu situación actual y de lo que puedes (y no puedes) automatizar
Todo gran viaje tiene que empezar en alguna parte. Y este comienza estudiando lo que tienes, lo que no tienes y lo que puedes hacer al respecto.
Primero, documenta el proceso actual. ¿Qué partes manuales se pueden automatizar y cuáles no? ¿Hay pasos que tendría sentido eliminar o reorganizar? Para conocer el alcance que tendría la automatización o la gestión de cada tarea del proceso, y cómo se relacionarían entre sí todas ellas, asegúrate de hablarlo con las personas a las que afecte este cambio.
2 Desatasca el papeleo
Según una encuesta de ADP hecha a 1500 empleados, responsables y profesionales de RR. HH., el 80 % de las empresas de RR. HH. siguen pidiendo que el papeleo de incorporación se cumplimente en persona. Menos del 12 % de los empleados pueden acceder a la documentación de incorporación desde un dispositivo móvil; sin embargo, el 50 % de las personas usamos el móvil para completar las solicitudes.
Alguien tiene que ceder.
En Dropbox Sign, nos centramos en que nuestros clientes trabajen mejor y sus empresas sean más inteligentes. No creemos que, ante un flujo de trabajo que implica muchos documentos, la respuesta sea convertir paquetes de documentos de registro en servicios sanitarios de muchas páginas en lo mismo, pero en formato PDF. Por el contrario, los productos de flujo de trabajo como el nuestro permiten que los nuevos empleados completen sus nuevos documentos de contratación online.
Para una automatización aún mayor, Dropbox Forms une cualquier serie de documentos mediante código y los transforma en un único flujo inteligente. Puede convertir incluso cientos de páginas en unos pocos campos de datos avanzados. La lógica condicional, la validación de datos y una función de asignación para asegurarse de que los datos estén donde deben hacen que no se puedan cometer errores humanos y que no haya que introducir los datos una y otra vez.
Además de todo eso, hemos demostrado tener una seguridad de alto nivel, registros de auditoría detallados, una autenticación exhaustiva y protocolos de cumplimiento diligentes para maximizar el cumplimiento legal y la seguridad de tus flujos de trabajo online.
Yes, collecting new hire data is an important box to check on your onboarding checklist—but who says you have to do it the way it’s always been done?
3. Desarrolla módulos de formación digital
En 2017, EE. UU. gastó más de 90 mil millones de dólares en formación de empleados, según el informe 2017 Training Industry Report de Training Magazine. El coste promedio de la formación para las empresas grandes fue de 17 millones de dólares. Las empresas medianas desembolsaron un promedio de 1,5 millones de dólares, mientras que las pequeñas gastaron al menos 1 millón de dólares. Como era de esperar, el tiempo dedicado a la formación también aumentó de 2016 a 2017.
Se podría decir que la formación resulta un poco cara. No obstante, también es importante. Entonces, ¿qué puede hacer una empresa al respecto? Transformarla digitalmente.
Al igual que el papeleo de incorporación, los documentos de formación se pueden convertir en flujos de trabajo online. Además, el software creado específicamente para la formación de los empleados se puede personalizar para permitir que los nuevos empleados avancen a su propio ritmo. Digitaliza la formación durante el proceso de incorporación de los empleados y logra que estos se sientan cómodos a la vez que te ahorras un sinfín de horas en recursos de formación, así como el salario de los formadores. Cabe mencionar también que la formación digitalizada resulta especialmente útil en aquellos sectores en los que las obligaciones de cumplimiento requieren que la formación se documente minuciosamente.
4. Organiza todo el material en una lista de verificación para la incorporación universal
Si bien automatizar el papeleo de la incorporación de empleados ahorra mucho tiempo, esfuerzo y dinero, sigue habiendo muchas otras tareas online y offline que deben realizarse, en un orden determinado, para lograr los resultados óptimos.
Ya has hecho un balance de lo que tienes y de lo que puedes y no puedes automatizar, ¿verdad? Ahora ha llegado el momento de poner todos esos elementos importantes en una lista de verificación de incorporación que se aplicará a cada nueva contratación.
Aunque puede que necesites personalizar la lista, estos son los conceptos básicos por los que empezaríamos:
- Una vez que hayas decidido publicar una oferta, activa el "flujo de trabajo de bienvenida" que lo incluye todo, desde la carta de oferta hasta el papeleo de incorporación, pasando por una invitación al portal de empleados. Todo con formato condicional, por supuesto, para garantizar que las tareas se completen en el orden correcto.
- Pide al departamento informático que configure el software, los ordenadores y los permisos que necesitará el nuevo empleado.
- Cuando el departamento informático haya hecho su parte, asegúrate de que el escritorio del nuevo empleado esté listo y resulte acogedor. Tal vez puedes entrar en algunos de los programas que usará y configurar algunas tareas simples para ayudarle a comenzar.
- Planifica un recorrido por la oficina y las reuniones importantes el primer día. Si te preocupa agobiar al nuevo empleado, ten en cuenta que Robert Half & Associates averiguó que casi el 90 % de los nuevos empleados quieren conocer a su jefe el primer día. Más del 80 % también quiere que se le presente formalmente a sus compañeros el mismo día.
- Además de esas reuniones en persona, verifica con el supervisor del nuevo empleado que se han definido sus funciones, objetivos y responsabilidades, y que coincidan con las expectativas que se le indicaron en el momento de la contratación.
- Establece puntos de contacto continuos en momentos clave de la progresión del empleado en la empresa: semana 1, mes 1, mes 3, etc.
Estos son solo algunos consejos para crear una lista de verificación de incorporación completa. Para conocerlos todos, echa un vistazo a nuestra guía para crear la lista de verificación de incorporación definitiva con la que mantendrás una excelente cultura empresarial.
5. Recopila datos e información de la vida real
Si bien los formularios digitales son seguramente mejores para la eficiencia y la facilidad de uso, también son bastante útiles para recopilar una gran cantidad de datos en un lugar donde se puedan analizar. Este tipo de métricas te ayudan a conocer los datos demográficos de tu lugar de trabajo, vuestras mejores y peores destrezas, etc. Esta información puede ayudarte a planificarlo todo, desde la hoja de ruta estratégica hasta los pedidos de reabastecimiento.
Además de recopilar información mediante software, también te recomendamos que una de tus prioridades sea conocer los comentarios de los empleados. ¿Por qué? Porque un 40 % de los empleados afirman que, cuando sus superiores descartan las ideas que proponen, pierden el interés por seguir intentándolo. El simple hecho de pedir y escuchar su opinión puede contribuir en gran medida a aumentar la retención y la productividad.
Añade la recopilación de comentarios a tu lista de verificación de incorporación para adquirir el hábito de comunicarte con los empleados de forma regular.
3 formas de incorporar empleados con Dropbox Sign
Con Dropbox Sign, tienes todas las opciones que puedas necesitar, independientemente de si solo quieres probar la incorporación automatizada de los empleados o implementarla directamente.
1. Inicia y completa el papeleo de incorporación de empleados con Dropbox Sign
La forma más rápida de iniciar las incorporaciones online es registrarse en uno de nuestros asequibles y transparentes planes. En poco tiempo, estarás creando plantillas reutilizables para los documentos de incorporación (como declaraciones informativas, acuerdos de confidencialidad, contratos, manuales del empleado, etc.), distribuyendo información fácilmente entre los miembros del equipo y enviando documentos a los nuevos empleados para que los firmen.
2. Integra la incorporación automatizada de empleados con Dropbox Sign API
Integra flujos de incorporación personalizables y sin papel directamente en tu sitio web, tu aplicación y tus sistemas con Dropbox Sign API. Ajusta e integra de forma detallada nuestra funcionalidad para adaptarla a tus procesos más exclusivos y amplía la experiencia de la marca con nuestras funciones de marca blanca.
3. Crea una incorporación inteligente de empleados con Dropbox Forms
Con Dropbox Forms, los formularios de incorporación estándar en papel se transformarán en flujos de trabajo online inteligentes, sin archivos PDF diminutos y difíciles de leer. La información se completará automáticamente en cualquier campo duplicado, la lógica condicional cambiará las preguntas en función de las respuestas anteriores y las validaciones de datos garantizarán que la información sea precisa en tiempo real. Todos esos datos irán directamente a tus bases de datos de RR. HH. para que puedas acceder a ellos y compartirlos en cualquier momento sin tener que volver a especificarlos manualmente.
Integra Dropbox Forms e independientemente de los dispositivos o sistemas operativos que utilicen tus nuevos empleados o contratistas, reducirás los problemas y las renuncias, y a la vez pondrás a los trabajadores al día de forma rápida y sencilla.
Descubre cómo Instacart usó Dropbox Forms para integrar la incorporación en su flujo de trabajo y acelerar la finalización de las solicitudes de los contratistas en un 270 %.
Es hora de transformar el departamento de RR. HH. con una incorporación de empleados mejorada
La automatización no consiste en convertir tu oficina en un montón de robots que nunca hablan entre ellos. Se trata de eliminar las tareas manuales redundantes del día a día para que puedas mantener esas conversaciones importantes que conducen al verdadero crecimiento de la organización.
Independientemente de si eliges una de las avanzadas plataformas comerciales de Dropbox Sign u otro software de automatización del flujo de trabajo, sabemos que obtendrás muchos beneficios y aumentará los ahorros si sigues nuestras 5 tácticas para crear un proceso de incorporación perfectamente automatizado.
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