Entrust förkortar signaturprocessen från 2 veckor till 1 dag med Dropbox Sign
Entrust Public Accounting Corporation erbjuder professionella tjänster inom områdena försäkring, rådgivning, redovisning, skatt, sekreterartjänster och affärsprocessoutsourcing till ett brett spektrum av företag i Singapore.
Vi har inte längre stöd för produkten Dropbox Forms
Resultat
Finansiell dokumentation på upp till 50 sidor som undertecknades med penna och papper är nu helt online
En 2-veckors signaturprocess nu kortad till 1 dag
Kostnader för 500 pappersutskrifter per transaktion insparade
Företagsprofil
Långsamma och manuella signeringsprocesser
Med 2020 introducerades ett nytt sätt att arbeta för många företag runt om i världen. Det traditionella arbetet mellan 9 och 17 ersattes med udda arbetstider, från det rum i hemmet som råkade ha starkast internetuppkoppling. För att ligga steget före i denna omvandling var företag tvungna att digitalisera sina arbetsflöden snabbare än någonsin.
För att hålla jämna steg med övergången till distansarbete satte Jason Lew, direktör och grundare av Entrust Accounting Public Corporation, igång sitt företags utvecklingsarbete mot 100 % digitala lösningar. En av de viktigaste bitarna i denna övergång var att ta sig bort från allt det kostsamma, fysiska pappersarbete som teamet hanterade dagligen. Att skriva ut, signera, skanna och skicka dokument var inte längre ett gångbart alternativ, och det behövde utvecklas för att verksamheten skulle kunna fortsätta.
Lyckligtvis var Entrust steget före de flesta revisionsbyråer i Asien. De använde redan Dropbox för att lagra sina kunders dokument och formulär, så att lägga till Dropbox Sign för e-signaturbehoven var ett enkelt, intuitivt steg för att hålla verksamheten enkel och smidig i en föränderlig värld.
”Advokater, konsultbolag och myndigheter vi arbetar med som är vana vid traditionella processer imponeras av e-signaturer. Vi har fått mycket positiv feedback från våra kunder, särskilt under denna pandemi där våra arbetssätt har förändrats.”
Enkla och mobilvänliga signaturer
Entrust var redan Dropbox-användare och kände till produktens användarvänlighet och effektivitet som ett samarbetsverktyg. Jason var säker på att Dropbox Sign inte skulle skilja sig i detta avseende, och att lösningen skulle vara lika lätt att lära sig och implementera på företaget. Det tog företaget mindre än två dagar att förstå systemet, smälta det till fullo och implementera det i sina arbetsflöden. Det första projektet Entrust arbetade med var att integrera Dropbox Sign i signaturprocessen för kundserviceavtal. Parterna de arbetar med blev snabbt imponerade av de enkla och effektiva elektroniska signaturerna.
Dessa kundserviceavtal är långa och kan kräva upp till 10 uppsättningar med 50-sidiga dokument och totalt 500 papper som måste undertecknas av båda parter. Den manuella processen att skriva ut och signera är inte bara tidskrävande, utan det är extremt mödosamt att hålla koll på varje avtalsuppsättning manuellt. För dokument som behöver undertecknas utanför Singapore kunde hela processen, med det extra steget att skicka dessa formulär internationellt, ta mer än två veckor! Med Dropbox Sign har Jasons företag kunnat förkorta denna process till en enda dag. Jason förklarar:
Dropbox Sign är supersmidigt för oss att använda eftersom allt kan signeras på en mobil enhet var som helst och när som helst. Lösningen sparar massor av tid åt mig och mina klienter, särskilt om ett avtal måste tecknas utanför landets gränser.”
Efter att ha sett den snabba implementeringen och positiva feedbacken på e-signaturerna var det ett enkelt beslut för Jason att också implementera lösningen internt. Rekryteringsprocesser och antagningsbrev hanteras nu med e-signaturer vilket säkerställer en supersmidig onboarding för personalen. Och bäst av allt? Det var superenkelt att sälja in förändringen i teamet.
”Det var extremt lätt att utbilda teamet i Dropbox Sign även för personer som inte nödvändigtvis är tekniskt kunniga. Dessutom älskar mina medarbetare att använda lösningen.”
2 veckors signaturprocess förkortad till 1 dag
Den tidigare processen med att skriva ut, signera och skicka via internationell post tog upp till två veckor att slutföra. Genom att implementera e-signaturer och signera var som helst, när som helst, har företaget och deras kunder kunnat minska processens tidsåtgång drastiskt till bara en dag.
Kostnader för 500 pappersutskrifter per transaktion insparade
Genom att gå över till miljövänliga e-signaturer och ta bort penna och papper från signeringsprocessen har Entrust kunnat minska utskriftskostnaderna. Företaget beställde papper och bläck en gång i veckan för att hålla jämna steg med utskriftsbehoven. Nu har det sjunkit till en gång i månaden.
100 % granskningsbart, ännu säkrare
Pappersformulär innebär inte bara massor av krångel med manuell övervakning, utan medför också dyrare och mer riskabel hantering när tredje parts budtjänster måste involveras. Med Dropbox Signs fullständiga granskningslogg har Jason och hans medarbetare kunnat övervaka sina undertecknade dokument och har fullständig kontroll över när och vem de signeras av. ”Vårt företag använder granskningsloggsfunktionen massor. Med den kan vi kontrollera om signaturen är äkta och när den har gjorts. Detta är ett viktigt protokoll för vår verksamhet. Ännu bekvämare är de inbyggda påminnelserna som meddelar parterna när ett dokument väntar på deras underskrift.” förklarar Jason Lew, chef och grundare av Entrust.
Vad kommer härnäst för Entrust
Entrust använder Dropbox och Dropbox Sign mycket och planerar att gå mot en 100 % digital verksamhet i framtiden, och hoppas också kunna påverka både kunderna och branschen i stort att bli digital. Redovisningsbranschen är fortfarande traditionell, men Entrusts framsynta metoder kan påverka andra företag i Singapore att modernisera och göra sina arbetsflöden mer effektiva, bekväma och ännu säkrare.
Vill ni uppnå samma resultat som Entrust?
Dropbox Sign är det enklaste sättet att skicka, ta emot och hantera juridiskt bindande e-signaturer för företag. Vår e-signaturlösning har två år i rad röstats fram som den mest användarvänliga i G2 och kan göra dina viktigaste arbetsflöden snabbare, enklare och säkrare. Registrera dig för en kostnadsfri provperiod i dag för att börja digitalisera din verksamhet.
Kontakta oss
