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Sei un libero professionista o un piccolo imprenditore? Se la risposta è affermativa, devi sapere come scrivere una fattura. Una fattura rappresenta uno dei documenti più importanti che la tua azienda si troverà mai a creare. Ma se sei alle prime armi, sarà difficile capire da dove iniziare per crearne una.
Se fatta bene, la tua fattura potrà fungere da contratto di vendita e ricevuta. Una volta acquisita sicurezza con la loro stesura, potranno essere un ottimo strumento per semplificare i tuoi processi. Inoltre, potranno essere utilizzate come unico punto di contatto, per semplificare i pagamenti per i clienti.
Per questo motivo, abbiamo raccolto tutto ciò che è necessario sapere su come scrivere una fattura professionale e digitale, in modo da essere pagati il più rapidamente possibile.
Cos'è una fattura e quando è necessaria?
Una fattura è un documento formale che viene inviato al cliente in seguito al suo acquisto di beni o servizi da te. Le fatture agiscono sia come mezzo per richiedere un pagamento sia come strumento di registrazione della vendita avvenuta. Le fatture dichiarano per iscritto esattamente ciò che è stato acquistato dal cliente, la data di acquisto e il prezzo pagato.
Dovrai preparare una fattura ogni volta in cui sarà necessario riscuotere un pagamento da un cliente e prima verrà spedita e restituita, prima riceverai il pagamento. Tieni presente che le fatture sono legalmente vincolanti se entrambe le parti hanno accettato la vendita e per questo motivo sono documenti non negoziabili.
Cosa includere in una fattura
Scrivere una fattura non è fantascienza. Una volta imparata la struttura di base e cosa includere... è fatta.
Gli elementi da includere in una fattura:
- Il tuo nome o il nome aziendale
- Le tue informazioni di contatto
- Il nome aziendale e l'indirizzo del cliente
- La data in cui i beni o i servizi sono stati forniti
- La data della fattura
- Una scomposizione dei costi con i relativi prezzi, le ore o le quantità dei beni e dei servizi offerti
- Un subtotale dei costi netti
- Eventuali sconti
- Eventuali tasse aggiuntive
- L'importo totale dovuto
- La data di scadenza del pagamento
- Il metodo di pagamento
Sembra molto, ma sono tutte informazioni di base che dovresti essere in grado di compilare abbastanza rapidamente. Ecco una tipica fattura:
Come strutturare e formattare una fattura
Ora conosci tutti gli elementi fondamentali di una fattura, ecco come puoi progettare e formattare le tue in modo chiaro e professionale.
1. Includi il branding nell'intestazione
Personalizzare le fatture con il proprio branding è fondamentale per mettere in mostra la tua professionalità e costruire la tua reputazione. Un logo aziendale, colori precisi e caratteri speciali possono aiutarti a emergere rispetto alla concorrenza ed aumentare la tua riconoscibilità pubblica.
Se sei un libero professionista e non hai un logo, puoi limitarti a riportare il tuo nome. Vale comunque la pena dare un tocco personale alle fatture, per distinguerti dalla concorrenza e farti ricordare.
2. Riporta i dati di contatto e l'azienda
Quindi, dovrai aggiungere il nome aziendale (o personale) e qualsiasi informazione di contatto pertinente, come indirizzo e numero di telefono nella parte superiore del documento, così che i destinatari sappiano sempre chi ha inviato la fattura.
È prassi fare lo stesso anche per l'azienda a cui invii la fattura, in modo che sappia che la fattura è destinata a loro.
3. Aggiungi tutte le date pertinenti
Le date forniscono un contesto alla fattura e un punto di riferimento nell'ambito della ricerca dei pagamenti. Le date fondamentali da includere nella fattura sono:
- La data di invio della fattura
- La data in cui hai reso i servizi o fornito i beni
- La data di scadenza del pagamento
4. Includi una scomposizione dei costi e i totali
Una scomposizione dei costi consente al cliente di comprendere esattamente per cosa sta pagando. Per prepararla, elenca i beni o i servizi forniti, la quantità o il tempo, il costo unitario o la tariffa e la somma totale dei beni o servizi.
Quindi dovrai calcolare i totali e includere:
- Il totale lordo: il totale di tutti i beni e i servizi tasse e imposte escluse
- Tutte le eventuali imposte applicabili
- Eventuali sconti
- Il totale netto da saldare, inclusi sconti e tasse
Crea documenti accurati. Un piccolo errore potrebbe costare caro, non solo ai tuoi clienti, ma anche in termini di fidelizzazione del cliente, quindi verifica le cifre più e più volte.
5. Stabilisci il metodo di pagamento
Qui, indica il metodo migliore per il cliente per saldare la fattura. Scegli tra contanti, carta, bonifico bancario, PayPal o persino criptovaluta.
Ricorda: elenca sempre un intervallo tempora entro cui ti aspetti che venga eseguito il pagamento, così che il cliente sia consapevole dei propri obblighi.
6. Invia la tua fattura con un'email di accompagnamento
È buona norma allegare alla fattura una breve email di accompagnamento. Puoi allegare la fattura in formato PDF, in modo che le informazioni importanti non possano essere modificate o manipolate da chi la riceve.
Nell'email, scrivi un oggetto chiaro con il nome aziendale e la dicitura "Fattura", per non creare confusione in merito allo scopo dell'email. Quindi, spiega brevemente i servizi forniti.
Lo svantaggio di inviare la fattura via email è che può essere difficile monitorare il suo avanzamento: non sapere se il cliente l'ha ricevuta, se l'ha aperta o se ha avviato il pagamento. Per fortuna, nella prossima sezione, ti spieghiamo come creare, inviare e monitorare le fatture in modo molto più semplice.
Suggerimenti per creare una fattura
In passato, le fatture erano cartacee. Le fatture fisiche stampate spesso venivano inviate per posta alla mercé dei fornitori dei servizi postali, senza poterle monitorare. Oggi, quasi tutte le fatture vengono inviate digitalmente, quindi i processi di creazione, monitoraggio e invio sono decisamente più semplici.
Ecco un paio di suggerimenti per ottenere il massimo dal tuo processo di fatturazione.
Use invoice templates
I modelli di documenti consentono di preparare e formattare le fatture una sola volta, per poi poterle compilare e riutilizzare in pochi secondi.
Sarà sufficiente caricare il documento, aggiungere e salvare la formattazione. Ora, ogni volta in cui dovrai inviare una fattura, il grosso del lavoro sarà già stato fatto.
FreshBooks e Invoicehome hanno ottimi modelli di fattura gratuiti da poter usare in Word, Fogli Google, o semplicemente come PDF. È sufficiente personalizzarli con il proprio marchio e aggiungerli ai flussi di lavoro.
Tieni monitorate tutte le fatture in un'unica posizione
Se tu o la tua azienda inviate molte fatture, tenerle tutte monitorate può essere un incubo.
Consigliamo di usare un sistema di gestione dei documenti per mantenere le fatture organizzate e accessibili e poterle memorizzare in un'unica posizione centralizzata. Dropbox, ad esempio, sincronizza automaticamente tutti i documenti e li mantiene ben nascosti e al sicuro nel cloud.
Integrare le fatture nei tuoi flussi di lavoro
Collegare il contratto e il processo di fatturazione è un ottimo modo per snellire il ciclo di vendita. Ad esempio, la soluzione di fatturazione e pagamento AdvicePay necessitava di più strumenti per inviare e firmare contratti, documenti e fatture.
Ora, usando Dropbox Sign API, quando un utente prepara una fattura in AdvicePay, il sistema crea un contratto ed estrae automaticamente l'importo della fattura e altri campi di dati chiave. Dato che tutto è perfettamente sincronizzato, la società è in grado di gestire i contratti più velocemente del 50%, con una conseguente ottimizzazione dell'esperienza cliente complessiva.
Creare fatture professionali
Ora conosci tutti gli elementi essenziali per creare fatture professionali. La fatturazione rappresenta solo una parte di un ciclo di vendita efficace e per migliorarlo è bene esaminare il processo di vendita nel complesso.
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