Dichiarazione di legittimità di Dropbox Sign

FIRME ELETTRONICHE E LEGALITÀ

Dropbox Sign offre una soluzione di firma elettronica legalmente vincolante per soddisfare qualsivoglia esigenza contrattuale dell'utente. Dropbox Sign rispetta i requisiti previsti dalle leggi statunitensi Electronic Signature in Global and National Commerce Act del 2000 (ESIGN) e Uniform Electronic Transactions Act (UETA) e dal regolamento eIDAS dell'Unione Europea (UE n. 910/2014) in merito alle firme e alle relative trasmissioni elettroniche, per offrire un processo di firma elettronica rapido, semplice e legalmente vincolante.

In gran parte del mondo, le firme elettroniche costituiscono un mezzo valido e legalmente vincolante. Molti Paesi hanno ormai compreso gli svantaggi ricollegabili alla firma tradizionale: in un mondo sempre più rapido e diretto, le firme tradizionali rallentano i processi contrattuali e creano problemi di gestione correlati alla produzione di documenti cartacei.

Nella scelta di un fornitore di servizi di firma elettronica, è necessario considerare alcuni aspetti:‍‍

AUTENTICAZIONE MEDIANTE FIRMA

Dropbox Sign è in grado di autenticare i firmatari, in modo tale da garantirne l'identità. Un firmatario che utilizza Dropbox Sign deve essere munito di dati di login Dropbox Sign o avere ricevuto una richiesta di firma nel proprio account email. Al fine di proteggere gli account dei propri utenti, Dropbox Sign utilizza servizi di crittografia a 128 bit o di un Advanced Encryption Standard (AES) ancora maggiore per tutelare le informazioni relative a detti account, inclusi nome utente e password. Inoltre, Dropbox Sign impedisce l'accesso ad account di altri utenti limitando in modo automatico la durata delle sessioni di accesso e inviando un'e-mail ogni volta che l'utente invia, riceve o firma un documento utilizzando il proprio account

APPOSIZIONE DELLA FIRMA

Ogni firma su un documento è apposta su detto documento. Quando si richiede una firma, Dropbox Sign appone una pagina appartenente all'audit trail sul documento stesso. L'audit trail contiene un identificativo univoco universale, o GUID, che può essere utilizzato per cercare una determinata registrazione presente all'interno del database che mostra chi ha firmato un documento e quando.

AUTENTICITÀ DEI DOCUMENTI

I servizi Dropbox Sign proteggono i documenti e ne impediscono eventuali alterazioni durante e dopo la firma. Grazie all'hashing, Dropbox Sign è in grado di creare una registrazione unica del documento indicato prima che venga firmato da entrambe le parti. A firma avvenuta, crea una registrazione unica e separata del documento in questione completo di firme. Qualora venisse richiesta una prova che dimostri l'assenza di alterazioni del documento prima e dopo la firma, Dropbox Sign fornirà entrambe le registrazioni. Dropbox Sign utilizza questa stessa tecnologia per tutelare le firme elettroniche dei suoi utenti.

AUDIT TRAIL

Dropbox Sign crea un audit trail completo tra le parti firmatarie. Per fornire una cronologia delle transazioni, tracciamo e applichiamo data e ora su varie informazioni (come ad esempio l'indirizzo IP o informazioni relative all'utente), dal momento in cui il documento viene inviato per la firma fino a quando è completamente firmato e protetto. Per garantire la rilevabilità di eventuali alterazioni all'interno dell'audit trail, Dropbox Sign gestisce l'audit trail mediante hashing. Qualora l'utente dovesse prendere visione dell'audit trail, Dropbox Sign sarà disponibile e fornirà pronta assistenza.

DOCUMENTI DI SICUREZZA

Dropbox Sign riconosce l'importanza della sicurezza dei dati, motivo per cui protegge le comunicazioni di natura sensibile mediante crittografia SSL. Inoltre, codifica file statistici e informazioni relative alle firme appartenenti all'utente presenti nei server Amazon S3, conservati in un centro dati certificato ISO 27001, e ne limita l'accesso fisico e da parte dei dipendenti.

SOLUZIONE ACCESSIBILE

Dropbox Sign è una soluzione estremamente accessibile, in quanto per firmare un documento è sufficiente una connessione a Internet e uno dei browser web maggiormente conosciuti. Ciò significa che chiunque necessiti di una firma può accedere e firmare i documenti che gli vengono inviati. Inoltre, è possibile scaricare e accedere facilmente ai documenti elaborati utilizzando Dropbox Sign, in quanto vengono forniti in formato PDF.

Dropbox Sign è lieta di mettere a disposizione la propria piattaforma, tra le più disponibili e facili da utilizzare, e di fornire i relativi servizi di firma elettronica a essa collegati.