Nouveau look, mais toujours le même produit d’exception ! HelloSign s’appelle maintenant Dropbox Sign.
Concentrez-vous sur la relation avec les prospects, Dropbox Sign + HubSpot se chargent de la paperasse
Lorsque l’on débute dans le milieu de la vente, le temps passé à rédiger, corriger, modifier et faire signer des contrats peut être déroutant. Certes, une grande partie de votre journée consiste à appeler ou à rencontrer des prospects, à répondre à des demandes de renseignements et à essayer d’atteindre les objectifs fixés, mais bien souvent, conclure un contrat ne se résume pas à demander à un client de remplir un formulaire de paiement.
De nombreuses entreprises modernes, en particulier celles qui fournissent des services SaaS, ont recours aux ventes contractuelles : c’est‑à‑dire que le client doit signer un contrat pour commencer à utiliser le produit et qu’il s’engage par ce biais à le payer. Seulement, les commerciaux n’étant pas des avocats spécialisés en droit des contrats, la gestion de ceux‑ci et des documents clients peut s’avérer plutôt fastidieuse et déroutante, surtout en début de carrière.
Les commerciaux des entreprises SaaS ne sont pas les seuls à gérer des contrats. Il s’agit d’un aspect important de toutes sortes d’entreprises, qu’il s’agisse de soutenir des artistes musicaux, de travailler sur des projets de conception graphique ou de gérer une équipe RH.
En fournissant à vos équipes en charge des relations clients les meilleurs outils de gestion des contrats, vous accélérez le processus, et vous aidez vos commerciaux et chargés de clientèle à se concentrer sur leur cœur de métier : contacter le plus de personnes et conclure le plus de contrats possible, plutôt que de se débattre avec la paperasse.
Dropbox Sign et HubSpot peuvent vous y aider.
Dropbox Sign est une plateforme simple d’utilisation qui permet aux entreprises d’envoyer, de recevoir et de gérer des signatures électroniques juridiquement contraignantes.
HubSpot est une plateforme CRM tout‑en‑un qui stocke l’ensemble des informations prospects et clients dont votre entreprise a besoin pour ses activités de vente, de marketing et de service à la clientèle.
Nous allons voir comment les équipes commerciales, opérationnelles et RH peuvent utiliser Dropbox Sign + HubSpot pour générer plus de ventes et améliorer l’expérience client en matière de contrats.
Comment une société de distribution musicale a simplifié ses workflows contractuels et automatisé la gestion de ses documents grâce à Dropbox Sign pour HubSpot
La société de distribution musicale Symphonic utilise désormais Dropbox Sign pour intégrer facilement et rapidement de nouveaux artistes. Avant cela, l’équipe faisait signer les contrats manuellement, ce qui ralentissait les négociations et l’ensemble du processus d’intégration.
Désormais, grâce à Dropbox Sign et HubSpot, elle peut envoyer automatiquement des centaines de documents par mois. En améliorant ses systèmes de gestion des contrats et des contacts, l’équipe Symphonic a pu accélérer ses workflows contractuels, créer des modèles de contrats réutilisables et conformes à son identité de marque, et améliorer l’expérience client.
“Grâce à l’intégration entre Dropbox Sign et HubSpot, nos négociateurs peuvent accéder aux contrats et les envoyer au bon moment, et les artistes peuvent les signer immédiatement avec Dropbox Sign”, explique Rebecca Graff, directrice des opérations chez Symphonic.
Quatre façons d’utiliser Dropbox Sign et HubSpot pour simplifier les workflows contractuels des équipes commerciales
Ensemble, Dropbox Sign et HubSpot accélèrent la création des contrats grâce à des modèles simples d’utilisation et à la saisie automatique des données HubSpot. L’avantage est double : les utilisateurs peuvent signer les contrats en ligne depuis la plateforme, tandis que les équipes commerciales peuvent suivre leur progression en temps réel, sans passer d’une application à l’autre.
1. Accélérez la création des contrats grâce aux modèles et à la saisie automatique
Avec l’intégration Dropbox Sign pour HubSpot, les équipes de vente et de gestion des comptes peuvent créer, enregistrer et envoyer des contrats plus rapidement. Elles ont la possibilité de créer des modèles avec identité de marque réutilisables, qu’elles peuvent ensuite envoyer à leurs clients en quelques secondes. De plus, la saisie automatique des données HubSpot dans ces contrats accélère encore le processus tout en réduisant les erreurs. Oublié le temps où vous deviez demander à un client d’épeler son adresse e‑mail.
La création manuelle d’un contrat peut prendre des heures, voire des jours, en fonction de sa complexité. Dropbox Sign libère les équipes de ce processus fastidieux en leur offrant la possibilité de créer différents modèles adaptés à leurs divers besoins, qu’elles peuvent ensuite mettre à jour, modifier, remplir et envoyer depuis HubSpot.
Imaginons, par exemple, une agence de conception graphique de taille moyenne qui travaille avec une gamme de clients variés. Elle propose différents services, du simple logo à l’identité de marque complète, ainsi que des offres groupées pour les entreprises qui souhaitent réaliser plusieurs projets à la fois. Pour chaque projet et chaque offre groupée, l’agence dispose d’un modèle de contrat préétabli qui décrit les conditions générales du projet, les frais, le calendrier et le champ d’application.
Lorsqu’un client opte pour un service, un chargé de compte accède à HubSpot, affiche le profil dudit client, puis choisit, modifie et remplit automatiquement le contrat, sans jamais quitter HubSpot. Ensuite, il l’envoie au client et en surveille chaque étape : ouverture, signature, renvoi. L’équipe n’a alors plus qu’à se mettre au travail !
2. Envoyez et signez vos contrats en ligne
Vous souvenez‑vous de l’époque où les coursiers apportaient à vos clients potentiels une enveloppe géante remplie de papiers à signer ? Heureusement, ce processus coûteux utilisé pendant des décennies a aujourd’hui été abandonné.
La signature de contrats en ligne est maintenant la norme dans tous les secteurs d’activité. Et grâce à Dropbox Sign pour HubSpot, les équipes peuvent gérer la signature de contrats depuis le CRM qu’elles ont l’habitude d’utiliser.
Par exemple, lorsque le commercial d’une entreprise qui vend des logiciels SaaS de gestion d’inventaire est en discussion avec un prospect prêt à acheter, il se rend dans HubSpot, trouve ce prospect et crée un nouveau contrat à partir d’un modèle. Les systèmes se synchronisent pour remplir automatiquement les champs du contrat, évitant ainsi au client et au commercial de renseigner chaque information. Le commercial peut cependant modifier des éléments au besoin, le tout depuis HubSpot.
Une fois le contrat finalisé, le commercial l’envoie au client par voie sécurisée et peut en suivre la progression. S’il voit que le client hésite, car il a ouvert le document, mais ne l’a pas encore signé, il peut le contacter pour le rassurer et faire avancer la transaction. Et lorsque le client signe enfin, le contrat est automatiquement ajouté à son dossier HubSpot, et le commercial peut alors se réjouir de cette affaire rondement menée !
3. Suivez l’avancée de vos transactions dans HubSpot
Dropbox Sign pour HubSpot est tout simplement l’atout efficacité des équipes commerciales. Elles peuvent suivre dans HubSpot l’avancement de chaque document (envoi, consultation, signature et renvoi), mais aussi configurer des rappels en cas d’oubli. Enfin, les contrats signés sont automatiquement enregistrés dans l’enregistrement HubSpot approprié pour y accéder ultérieurement.
Lorsque vous n’avez plus besoin d’alterner entre HubSpot et Dropbox Sign, vous organiser et assurer le suivi des contrats en souffrance devient on ne peut plus simple.
Votre cycle de vente s’en retrouve globalement accéléré. Lorsque vous n’êtes plus freiné par les erreurs causées par l’élaboration manuelle des contrats, que vous n’avez plus à rédiger de nouveau contrat pour chaque transaction et que vous n’avez plus à rappeler vous‑même aux clients de signer les documents, le processus contractuel et les transactions sont significativement plus rapides.
Ainsi, un directeur commercial peut vérifier l’avancement de toutes les opportunités de son équipe et savoir quand intervenir pour accélérer une vente ou résoudre un problème en cas de retard.
4. Automatisez le suivi et les rappels relatifs aux contrats avec HubSpot
En automatisant vos workflows pour le marketing par e‑mail, vous épargnez de nombreuses heures de suivi à vos équipes commerciales, marketing, RH et juridique. Configurez dans HubSpot des e‑mails à envoyer automatiquement aux prospects qui n’ont pas encore signé leur contrat, et incluez‑y un lien Dropbox Sign pour leur faciliter la tâche.
Adoptez un rythme de rappels raisonnable qui vous permettra de faire signer votre contrat, sans pour autant encombrer la boîte de réception des destinataires.
Ne perdez plus votre temps à rédiger des contrats, et concentrez‑vous plutôt sur la relation avec vos clients
Dropbox Sign + HubSpot est le partenariat idéal pour les équipes qui cherchent à intensifier leurs efforts de vente. Lorsque l’on sait qu’une erreur dans un contrat peut faire échouer une affaire qu’on pensait conclue, connecter votre plateforme de gestion des contrats à votre CRM apparaît comme une évidence.
Menez à terme toutes vos transactions et profitez du temps autrefois consacré à la rédaction des contrats pour conquérir de nouveaux prospects et développer votre entreprise.
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