Améliorer l’efficacité : l’avantage négligé de la numérisation de documents

Imaginez un monde dans lequel les approbations ne prendraient que quelques secondes, et non des jours. Un monde dans lequel les contrats seraient signés par voie électronique, où que vous soyez, à tout moment, et dans lequel la chasse aux signatures ne serait plus qu’un lointain souvenir.

Telle est la réalité des signatures électroniques, un outil puissant susceptible de révolutionner la manière dont votre entreprise gère les documents.

Signez tous vos documents avec Dropbox Sign

Face à l’évolution constante des entreprises numériques, la maîtrise de l’art de l’efficacité est bien plus qu’un simple objectif : elle relève d’une nécessité. Alors que les entreprises s’adaptent à un monde dans lequel les décisions sont prises à la volée et dans lequel le travail à distance est devenu la norme, la capacité à signer des contrats rapidement et en toute sécurité revêt une importance capitale.

Entrez dans le monde des solutions de signature électronique, une véritable révolution pour les entreprises qui cherchent à optimiser leurs workflows et à gagner en agilité. Découvrez comment l’intégration de solutions de signature électronique peut révolutionner vos workflows, en veillant à ce que vos opérations soient aussi efficaces qu’innovantes.

Pourquoi numériser vos documents ? Des avantages qui vont au-delà de l’essentiel

La numérisation de documents n’est pas seulement une étape vers une démarche zéro papier, c’est une stratégie globale dont le but est d’accroître l’efficacité, d’améliorer la sécurité et de réduire les coûts. Pourquoi les entreprises adoptent-elles de plus en plus la numérisation de documents ?

Rentabilité

Une étude menée par Record Nations a révélé que les dépenses annuelles des entreprises en matière de documents papier peuvent s’élever jusqu’à 8 000 dollars. En outre, elles peuvent dépenser près de 8 500 dollars pour le classement et le stockage, et environ 30 000 dollars en frais de main-d’œuvre pour la gestion de ces documents.

Plus grande productivité

McKinsey & Company indique que les employés consacrent en moyenne 9,3 heures par semaine à la recherche d’informations dans des documents papier et au traitement de documents. La numérisation permet de retrouver instantanément les données et d’effectuer des recherches, ce qui réduit considérablement le temps que les employés consacrent aux tâches administratives.

Sécurité renforcée

Contrairement aux armoires de classement, les documents électroniques peuvent être sécurisés à l’aide d’un chiffrement avancé et de contrôles d’accès, réduisant ainsi le risque d’accès non autorisé ou de perte. Les formats numériques permettent de conserver des pistes d’audit détaillées, de sorte que chaque accès et chaque modification sont enregistrés, et que les informations sensibles sont protégées.

Accessibilité renforcée

Les signatures électroniques et les documents numériques peuvent être consultés et signés depuis n’importe quel appareil connecté à Internet, offrant ainsi la possibilité de travailler où que vous soyez. Cette flexibilité est particulièrement essentielle compte tenu des environnements de travail à distance et hybrides actuels.

Impact environnemental

En réduisant leur consommation de papier, les entreprises réduisent leur empreinte carbone et contribuent à la réalisation des objectifs du développement durable.

Évolutivité et flexibilité

Les solutions de signature électronique, à l’instar de celles proposées par Dropbox, offrent des outils évolutifs qui s’adaptent à la croissance de votre entreprise. Elles prennent en charge un large éventail de fonctionnalités, allant de la simple signature de documents à la signature d’accords complexes, offrant ainsi la flexibilité nécessaire pour répondre aux différents besoins de l’entreprise.

Approbations plus rapides

Grâce à des outils tels que la numérisation de documents, les entreprises peuvent rapidement convertir des documents papier en fichiers PDF sécurisés de haute qualité. Ces documents peuvent alors être facilement partagés et signés, ce qui permet de simplifier les processus d’approbation et d’améliorer la satisfaction des clients.

La numérisation de vos documents ne se limite pas à économiser de l’espace

La numérisation de vos documents n’est pas seulement un moyen de gagner de l’espace, c’est aussi un moyen de créer un système de gestion de documents plus efficace, plus sécurisé et plus durable. Avec les bons outils et les bonnes stratégies, vous pouvez exploiter tout le potentiel de vos documents et permettre à votre entreprise de prospérer. Cette transformation ne se limite pas au simple stockage de fichiers numériques, elle exploite la puissance des signatures électroniques.

Prenons l’exemple d’une agence de marketing qui essaye d’obtenir rapidement l’approbation d’un client sur des documents de campagne. Lorsque les approbations nécessitent des signatures physiques et des étapes manuelles, elles peuvent retarder les échéances du projet et compromettre la satisfaction du client.

La numérisation de vos documents en trois étapes simples

Dans le cadre de la transformation numérique, le processus de numérisation de documents et d’intégration des signatures électroniques revêt une importance cruciale. Voici la meilleure façon de numériser vos documents en trois étapes simples :

Étape 1 : évaluation de votre workflow actuel

La première étape d’une transformation numérique réussie consiste à comprendre votre situation actuelle. L’identification des inefficacités et des domaines à améliorer vous aidera à déterminer l’approche à adopter pour numériser vos documents. Voici les éléments clés à prendre en compte :

Identifiez les difficultés

Faites le point sur les défis et les inefficacités liés à vos workflows de documents actuels. Il peut s’agir de retards au niveau des approbations, de processus d’archivage manuel ou de problèmes de sécurité. Posez-vous ces quelques questions :

• Combien de temps passons-nous à imprimer, numériser et classer des documents papier ?
• Les approbations sont-elles retardées en raison de l’acheminement des documents physiques ?
• Est-il facile d’accéder aux documents et de les récupérer en cas de besoin ?

Analysez vos workflows

Planifiez vos workflows de documents, de la création au stockage et à la récupération. Identifiez les domaines dans lesquels les processus manuels peuvent être remplacés par des solutions numériques.

Définissez des objectifs

Déterminez des objectifs clairs en matière de numérisation, tels que l’amélioration de l’efficacité, la réduction des coûts ou encore le développement de la collaboration. Ces objectifs serviront à orienter votre stratégie de numérisation.

Étape 2 : choix de vos outils de numérisation

Une fois les possibilités de transformation numériques identifiées, il est temps de sélectionner les bons outils qui vous permettront d’optimiser vos workflows de documents. Tenez compte des éléments suivants :

Dropbox Sign

Outil de choix pour la numérisation de documents et l’intégration de signatures électroniques, Dropbox Sign offre une interface simple d’utilisation, ainsi que des fonctionnalités robustes assurant une gestion fluide des documents. Importez des documents dans différents formats, envoyez-les à des fins de signature électronique, suivez l’avancement en temps réel ou utilisez l’option d’automatisation, et bénéficiez de capacités d’envoi illimitées. L’interface intuitive de Dropbox Sign garantit une prise en main facile pour tous, indépendamment des compétences techniques de chacun.

Dropbox Sign API

Pour les entreprises qui souhaitent intégrer les signatures électroniques directement dans leurs systèmes existants, Sign API propose une solution évolutive. Avec Sign API, il est possible de personnaliser les workflows de signature électronique, d’intégrer des applications tierces et d’optimiser la gestion des documents dans l’ensemble de l’entreprise. L’intégration de Sign API aux systèmes existants ne nécessite aucune connaissance poussée en matière de codage.

Étape 3 : implémentation et adaptation

Une fois que vous avez choisi vos outils de numérisation, il est temps de procéder à l’implémentation et à l’adaptation en fonction des besoins de votre entreprise :

• Implémentation : collaborez avec votre équipe informatique ou votre fournisseur de services afin d’intégrer Dropbox Sign ou Dropbox Sign API à vos systèmes existants. Veillez à ce que les employés reçoivent une formation et un accompagnement adéquats afin de faciliter une transition en douceur.
• Personnalisation : adaptez les fonctionnalités de Dropbox Sign ou de Dropbox Sign API en fonction des besoins spécifiques de votre entreprise. Personnalisez les workflows, les autorisations des utilisateurs, ainsi que les paramètres de sécurité en vue d’optimiser les processus de gestion des documents.
• Adaptation : à mesure que votre entreprise se développe, tirez parti de l’évolutivité de Dropbox Sign ou de Dropbox Sign API pour répondre à la hausse des volumes de documents et à l’évolution des besoins de l’entreprise. Surveillez les indicateurs de performance et recueillez les commentaires des utilisateurs afin d’améliorer en permanence votre stratégie de gestion des documents numériques.

Les signatures électroniques révolutionnent la numérisation et la gestion des documents

Les signatures électroniques offrent une solution puissante en simplifiant le processus qui découle de la numérisation elle-même : la signature de documents. Elles permettent de signer par voie électronique à partir de n’importe quel appareil connecté à Internet, de sorte qu’il n’est plus nécessaire d’imprimer, de numériser et d’envoyer des copies physiques par courrier. Cela permet de rendre les workflows plus fluides, de gagner du temps et de renforcer la sécurité.

Simplification des workflows et réduction des délais d’exécution

Les signatures électroniques simplifient considérablement les activités des entreprises en les libérant de toute manipulation de documents physiques. Cette technologie favorise les prises de décisions et les transactions plus rapides grâce aux éléments suivants :

• Réduction des délais de traitement : les signatures électroniques éliminent les obstacles liés au traitement manuel des documents, tels que l’impression, l’envoi de courrier et l’archivage manuel. Elles constituent un excellent moyen d’accélérer les cycles de travail.
• Amélioration du taux de réponse : grâce à la possibilité de signer des documents à partir de n’importe quel appareil connecté à Internet, les collaborateurs peuvent répondre plus rapidement, quel que soit l’endroit où ils se trouvent.
• Automatisation du workflow : les solutions de signature électronique sont souvent associées à des fonctionnalités qui automatisent les différentes étapes du processus de gestion des documents. Cela inclut l’envoi de rappels, l’archivage de documents terminés, et bien plus encore.
  

Amélioration de la sécurité et de la conformité en toute simplicité

L’intégration des signatures électroniques dans votre système de gestion des documents ne se contente pas de simplifier les activités, elle renforce également la sécurité et la conformité des documents importants.

• Chiffrement renforcé : les plateformes de signature électronique ont recours à des technologies de chiffrement avancées pour la conservation et la protection des documents contre tout accès non autorisé. Certaines d’entre elles disposent même d’un système de vérification de l’identité électronique (identité du signataire).
• Conformité réglementaire : les solutions de signature électronique sont conçues de manière à respecter les normes juridiques en vigueur, telles que la loi américaine E-SIGN et la réglementation européenne eIDAS. Cela garantit que les documents signés par voie numérique sont juridiquement contraignants et reconnus.
• Pistes d’audit : les signatures numériques génèrent des journaux détaillés de chaque action effectuée sur un document. Ces informations comprennent le nom du signataire, la date et le lieu de signature, ce qui contribue au respect de la conformité et facilite les audits.
  

Réduction des coûts en matière de gestion des ressources

La transition vers les signatures électroniques peut considérablement réduire les frais généraux liés aux processus papier traditionnels.

• Réduction des coûts du matériel : la suppression du papier, de l’encre et d’autres fournitures peut se traduire par d’importantes économies.
• Réduction de l’espace de stockage : les documents numériques ne requièrent pas de stockage physique, ce qui permet de libérer de l’espace dans les bureaux et de réduire les coûts liés à l’archivage des documents.
• Réduction des coûts de main-d’œuvre : l’automatisation du processus de signature réduit les heures de travail nécessaires à la gestion des workflows de documents, de la préparation au stockage.
  

Amélioration de la collaboration entre les équipes et les services

Les signatures numériques améliorent la collaboration grâce à une connexion fluide entre les équipes, quel que soit le lieu où elles se trouvent.

• Accès et partage instantanés : les documents peuvent être signés et partagés instantanément entre différents services ou sites géographiques, facilitant ainsi la collaboration en temps réel.
• Intégration à d’autres outils : la plupart des solutions de signature électronique s’intègrent parfaitement aux outils de travail courants, tels que les systèmes CRM, les logiciels de gestion de projet ou encore les plateformes de communication. Ainsi, les efforts de collaboration entre les différentes fonctions s’en trouvent améliorés.
• Suivi et surveillance : les outils numériques permettent de suivre en temps réel l’état des documents. Les équipes peuvent ainsi se tenir informées de l’avancement des tâches et réduire le temps consacré au suivi.
  

Pour rester compétitif, il est indispensable de recourir à des outils qui rendent les opérations plus flexibles. Les solutions de signature électronique ne se limitent pas à l’utilisation d’une nouvelle technologie, elles permettent d’accélérer les processus de travail, de les rendre plus sûrs et indéfiniment modulables. Elles permettent aux entreprises de toutes tailles de réduire les délais d’exécution et de renforcer la sécurité, tout en leur offrant la liberté de travailler n’importe où et n’importe quand.

Comment Dropbox Sign peut vous aider à numériser votre workflow et vos documents

Le plus difficile est de savoir par où commencer lorsque l’on souhaite numériser des documents. Pour cela, il suffit d’avoir les bons outils à portée de main.

Avec Dropbox Sign, vous pouvez

• intégrer facilement les signatures électroniques dans votre workflow
• conserver les dossiers, les documents et les pistes d’audit numérisés
• préserver la sécurité grâce à l’authentification OAuth, au chiffrement et à la conformité au RGPD, à la norme ISO 27001 et à la norme SOC 2 Type II.
• personnaliser les workflows de documents à l’aide de champs à remplissage automatique, d’options d’identité de marque et bien plus encore
• simplifier les processus grâce aux modèles, aux demandes intégrées et à la logique conditionnelle
• facilement l’intégrer à vos systèmes et installations existants, grâce à notre API simple d’utilisation
  

Une fois implanté, Dropbox Sign peut aider votre entreprise à réduire considérablement le temps et les coûts liés aux processus manuels. Le résultat final ? Des documents numérisés et des workflows plus efficaces et plus sécurisés que jamais.

Numérisez vos workflows de signature avec Dropbox Sign

Dropbox Sign permet de simplifier vos processus de signature de documents, tandis que Dropbox Sign API s’intègre parfaitement à vos systèmes afin d’améliorer vos opérations numériques.

En intégrant ces outils à votre configuration, votre entreprise peut considérablement réduire le temps et les coûts liés aux processus manuels, en veillant à ce que vos workflows soient non seulement plus efficaces, mais également plus sécurisés.

Découvrez les fonctionnalités et les avantages de nos solutions de signature électronique pour trouver la solution idéale pour répondre aux besoins de votre entreprise.