Révolutionnez votre travail : Les avantages considérables de la numérisation des documents.

Imaginez un monde où les approbations se font en quelques secondes, et non en plusieurs jours. Un monde où les contrats peuvent être signés électroniquement à tout moment, de partout et où la quête de signatures appartient désormais au passé.

Telle est la promesse des solutions de signature électronique. Ces outils robustes et révolutionnaires vous permettront de transformer la gestion des documents de votre organisation.

Commencez à signer vos documents avec Dropbox Sign

Dans l’univers du numérique en perpétuel changement, l’efficacité n’est plus un but à atteindre, mais une exigence incontournable. Dans un contexte où les entreprises s’adaptent à un monde où les décisions sont prises à la volée et le travail à distance est généralisé, conclure des accords rapidement et de façon sécuritaire devient crucial.

Explorez les possibilités offertes par les solutions de signature électronique : des outils révolutionnaires pour les entreprises souhaitant optimiser leurs processus et accroître leur flexibilité. Découvrez comment l’intégration de solutions de signature électronique peut révolutionner vos flux de travail et rendre vos opérations aussi efficientes qu’innovantes.

Pourquoi opter pour la numérisation de vos documents? Bien plus que les avantages de base

La numérisation des documents ne permet pas seulement de dire adieu à la paperasse, mais constitue également une stratégie globale visant à améliorer l’efficacité, à renforcer la sécurité et à réduire les coûts. Pourquoi donc les entreprises se tournent-elles de plus en plus vers la numérisation des documents?

Rentabilité

D’après une étude de Record Nations, les entreprises peuvent dépenser jusqu’à 8 000 $ par an en documents papier. De même, elles peuvent dépenser environ 8 500 $ pour le classement et le stockage et environ 30 000 $ en frais de main-d’œuvre pour la gestion de ces documents.

Augmentation de la productivité

Selon McKinsey & Company, les employés consacrent en moyenne 9,3  heures par semaine à rechercher de l’information dans des documents papier et à traiter des documents. La numérisation permet d’accéder aux données instantanément et d’y effectuer des recherches, réduisant considérablement le temps que les employés consacrent aux tâches administratives.

Enhanced security

Contrairement aux classeurs, les documents électroniques peuvent être sécurisés grâce à un chiffrement avancé et des contrôles d’accès, réduisant ainsi le risque d’accès non autorisé ou de perte. Les formats numériques permettent d’établir des pistes d’audit détaillées, ce qui permet de sauvegarder tous les accès et modifications, mais aussi de protéger les renseignements sensibles.

Accessibilité accrue

Les signatures électroniques et les documents numériques peuvent être consultés et signés à partir de n’importe quel appareil connecté à Internet, offrant ainsi la flexibilité de travailler depuis n’importe où. C’est d’autant plus essentiel dans le contexte actuel du travail à distance et des modèles hybrides.

Impact environnemental

En réduisant l’utilisation du papier, les entreprises peuvent diminuer leur empreinte carbone, ce qui contribue au respect de leurs objectifs de développement durable.

Évolutivité et flexibilité

Les solutions de signature électronique, telles que celles proposées par Dropbox, offrent des outils évolutifs qui vous accompagnent dans la croissance de votre entreprise. Ces solutions couvrent un large éventail de fonctionnalités, des signatures simples aux contrats élaborés, offrant ainsi la souplesse nécessaire pour répondre aux multiples exigences professionnelles.

Processus d’approbation plus rapides

Grâce à des outils, tels que les numériseurs de documents, les entreprises peuvent convertir rapidement des documents physiques en PDF sécurisés et de haute qualité. Diffuser et signer ces documents deviennent un jeu d’enfant, ce qui accélère les processus d’approbation et accroît la satisfaction de la clientèle.

La numérisation de vos documents ne se résume pas simplement à économiser de l’espace,

mais plutôt une stratégie globale visant à créer un système de gestion de documents plus efficace, plus sécurisé et plus évolutif. L’utilisation judicieuse des ressources et stratégies appropriées vous aidera à maximiser l'efficacité de vos documents et propulser votre entreprise vers le succès. Cette transformation ne se limite pas au simple stockage de fichiers numériques; elle permet de tirer pleinement parti des signatures électroniques.

Imaginez, par exemple, une agence de marketing souhaitant obtenir une approbation rapide des supports de campagne de la part des clients. Si les approbations nécessitent des signatures physiques et des étapes manuelles, cela peut retarder les échéanciers du projet et affecter la satisfaction des clients.

Comment numériser vos documents en trois étapes simples

Dans la transition vers la transformation numérique, le processus de numérisation des documents et d’intégration des signatures électroniques joue un rôle crucial. La meilleure façon de numériser vos documents en trois étapes simples :

Étape 1 : Évaluer votre processus actuel

La première étape vers une transformation numérique réussie est de comprendre votre état actuel. Recenser les points faibles et les points à améliorer vous aidera à déterminer la meilleure méthode pour numériser vos documents. Éléments clés à prendre en compte :

Recenser les défis

Passez en revue les défis et les points faibles dans vos méthodes de gestion de documents. Il s’agit notamment des retards d’approbation, des processus manuels de gestion documentaire ou des problèmes de sécurité. Quelques questions à vous poser :

• Combien de temps passons-nous à imprimer, numériser et classer des documents papier?
• Y a-t-il des retards dans les approbations en raison des différentes étapes auxquelles les documents papier sont soumis?
• Est-il facile d’accéder à des documents ou de les récupérer en cas de besoin?

Analyser les processus

Dresser un schéma de vos processus de gestion de documents, de leur création en passant par leur stockage jusqu'à leur récupération. Recenser les domaines où les processus manuels peuvent être remplacés par des solutions numériques.

Fixer des objectifs

Définir des objectifs clairs pour la numérisation, tels que l’amélioration de l’efficacité, la réduction des coûts ou l’amélioration de la collaboration. Ces objectifs vous aideront à structurer votre stratégie de numérisation.

Étape 2 : Choisir vos outils de numérisation

Une fois que vous avez repéré des occasions de transformation numérique, il est temps de sélectionner les bons outils pour simplifier vos processus de gestion de documents. Voici les points à prendre en considération :

Dropbox Sign

En tant qu’outil de premier plan pour la numérisation des documents et l’intégration des signatures électroniques, Dropbox Sign offre une interface conviviale et des fonctionnalités robustes pour une gestion transparente des documents. Téléversez des documents dans différents formats, envoyez-les pour signatures électroniques, suivez l’avancement en temps réel ou utilisez l’option d’automatisation, et bénéficiez de capacités d’envoi illimitées. L’interface intuitive de Dropbox Sign permet à tous les utilisateurs de s’y mettre sans difficulté, indépendamment de leurs connaissances techniques.

Dropbox Sign API

Pour les organisations souhaitant intégrer des signatures électroniques directement dans leurs systèmes existants, l’outil Sign API offre une solution évolutive. Il vous permet de personnaliser les processus de signature électronique, d’intégrer des applications tierces et de rationaliser la gestion des documents dans toute votre organisation. L’intégration de Sign API à vos systèmes existants ne nécessite pas de connaissances approfondies en programmation.

Étape 3 : Mettre en œuvre et développer

Une fois que vous avez choisi vos outils de numérisation, il est temps de les mettre en œuvre et de les développer en fonction de vos besoins opérationnels.

• Mise en œuvre: Travaillez avec votre équipe informatique ou votre fournisseur de services pour intégrer Dropbox Sign ou Dropbox Sign API dans vos systèmes existants. Assurez-vous que des formations et un soutien appropriés sont fournis aux employés afin de simplifier le processus de transition.
• Personnalisation : Adaptez les fonctionnalités de Dropbox Sign ou de l’API Dropbox Sign pour répondre à vos besoins particuliers. Personnalisez les processus, les autorisations utilisateur et les paramètres de sécurité pour optimiser les processus de gestion des documents.
• Développement : À mesure que votre entreprise se développe, tirez parti de l’évolutivité de Dropbox Sign ou de Dropbox Sign API pour répondre à l’augmentation du volume de documents et aux besoins changeants de votre entreprise. Surveillez les mesures de rendement et recueillez les commentaires des utilisateurs afin d’améliorer continuellement votre stratégie de gestion des documents numériques.

Les signatures électroniques changent la donne en matière de numérisation et la gestion des documents.

Elles offrent une solution innovante en rationalisant le processus de signature de documents grâce à la numérisation. De même, elles permettent aux utilisateurs de signer électroniquement à partir de n’importe quel appareil connecté à Internet, ce qui élimine la nécessité d’imprimer, de numériser et d’envoyer des copies papier par la poste. Les processus deviennent ainsi plus fluides, ce qui permet non seulement de gagner du temps, mais aussi de renforcer la sécurité.

Rationalise les processus et réduit les délais d’exécution

Les signatures électroniques simplifient considérablement les processus opérationnels en éliminant la nécessité de traiter les documents physiques. Cette technologie facilite une prise de décision et des opérations plus rapides en offrant les avantages ci-dessous.

• Réduction du temps de traitement : Les signatures électroniques éliminent les obstacles du traitement manuel des documents, tels que l’impression, l’envoi postal et le classement manuel. Elles sont un excellent moyen d’accélérer les processus.
• Amélioration du taux de réponse : Grâce à la possibilité de signer des documents depuis n’importe quel appareil connecté à Internet, les parties prenantes peuvent répondre plus rapidement, indépendamment de leur emplacement.
• Automatisation des processus : Les solutions de signature électronique sont souvent accompagnées de fonctionnalités qui automatisent diverses étapes du processus de gestion des documents, telles que l’envoi de rappels, l’archivage des documents terminés et bien plus encore.
  

Améliore la sécurité et la conformité sans effort

L’intégration de signatures électroniques dans votre système de gestion des documents simplifie non seulement les opérations, mais renforce également la sécurité et la conformité des documents importants.

• Chiffrement robuste : Les plateformes de signature électronique utilisent des technologies de chiffrement avancées pour la tenue de dossiers et la protection des documents contre l’accès non autorisé. Certaines disposent même d’une fonction de vérification d’identité électronique (identité du signataire) intégrée.
• Conformité aux réglementations : Les solutions de signature électronique sont conçues pour être conformes aux normes juridiques pertinentes, telles que la loi des États-Unis sur les signatures électroniques (E-SIGN Act) et le règlement eIDAS (electronic IDentification Authentication and trust Services – Identification électronique, Authentification et Services de confiance) de l’Union européenne (UE). Cette conformité permet de s’assurer que les documents signés numériquement sont juridiquement contraignants et acceptés.
• Pistes d’audit : Les signatures numériques fournissent des journaux détaillés de toutes les opérations effectuées sur un document, telles que le nom du signataire, la date et le lieu de la signature, ce qui aide à assurer la conformité et simplifie les audits.
  

Permet de réaliser des économies dans la gestion des ressources.

Remplacer les processus traditionnels de signatures papier par des signatures électroniques permet de réduire significativement les frais généraux.

• Baisse des coûts en matériel : La réduction de la dépendance au papier, à l’encre et aux autres consommables peut générer des économies considérables.
• Espace de stockage réduit : Les documents numériques ne nécessitent pas de stockage physique, ce qui permet de libérer non seulement de l’espace de bureau, mais aussi de réduire les coûts d’archivage de documents.
• Réduction des coûts de main-d’œuvre : l’automatisation du processus de signature réduit le nombre d’heures de travail nécessaires pour gérer les processus de gestion de documents, de la création à l’archivage.
  

Améliore la collaboration entre les équipes et les services

Les signatures numériques permettent une collaboration plus fluide entre les équipes, quel que soit leur lieu géographique.

• Partage et accès instantanés : Les documents peuvent être signés et partagés instantanément entre différents services ou lieux géographiques, facilitant ainsi la collaboration en temps réel.
• Intégration avec d’autres outils : La plupart des solutions de signature électronique s’intègrent parfaitement à des outils professionnels populaires, tels que les systèmes de gestion de la relation client, les logiciels de gestion de projets et les plateformes de communication. Cela favorise une meilleure collaboration entre plusieurs services.
• Suivi et contrôle : Les outils numériques permettent le suivi en temps réel de l’état des documents. Cela aide les équipes à rester informées de l’avancement des tâches et réduit le temps consacré aux suivis.
  

Pour rester compétitif, il faut adopter des outils qui rendent les opérations plus souples. Les solutions de signature électronique ne sont pas seulement une question de technologie; elles permettent d’accélérer, de sécuriser et de développer les processus opérationnels à l’infini. De même, elles permettent aux entreprises de toutes tailles de réduire les délais d’exécution et d’améliorer la sécurité, offrant ainsi la liberté d’agir à tout moment et en tout lieu.

Comment Dropbox Sign peut vous aider à numériser vos processus et vos documents

Savoir par où commencer la numérisation des documents peut être le plus grand obstacle à franchir. Le défi est d’avoir les bons outils disponibles pour vous aider dans votre quotidien.

Dropbox Sign vous offre les options suivantes :

• intégrer facilement les signatures électroniques à votre processus;
• conserver des enregistrements, des documents et des pistes d’audit numérisés;
• rester protégé grâce à l’authentification OAuth, au chiffrement et à la conformité avec le Règlement général sur la protection des données (RGPD), la norme ISO 27001 et le cadre SOC 2 Type II;
• adapter les processus de gestion des documents avec des champs remplis automatiquement, des options d’identité de marque et plus encore;
• rationaliser les processus grâce à des modèles, des demandes intégrées et une logique conditionnelle;
• s’intégrer de manière transparente dans vos systèmes existants et configurer le tout, grâce à notre API facile à utiliser
  

Une fois en place, Dropbox Sign peut aider votre organisation à réduire considérablement le temps et les coûts associés aux processus manuels. Le résultat final? Documents numérisés et processus plus efficaces et plus sécurisés que jamais.

Numérisez vos processus de signature avec Dropbox Sign

Dropbox Sign peut simplifier votre processus de signature de documents, tandis que Dropbox Sign API peut s’intégrer de manière transparente dans vos systèmes pour améliorer vos opérations numériques.

L’intégration de ces outils dans votre configuration permet à votre organisation de réduire considérablement le temps et les coûts liés aux processus manuels, rendant vos processus plus efficaces et plus sûrs.

Découvrez les fonctionnalités et les avantages de nos solutions de signature électronique pour trouver l’option idéale qui répond à vos besoins professionnels.