So füllen Sie Rechnungen richtig aus und was Rechnungen enthalten müssen

Sie sind Freiberufler oder Kleinunternehmer? Dann müssen Sie wissen, wie man Rechnungen schreibt. Rechnungen gehören zu den wichtigsten Dokumenten, die Sie bzw. Ihr Unternehmen erstellen. Am Anfang Ihrer unternehmerischen Tätigkeit sind Sie vielleicht aber unsicher, wie Sie eine erstellen sollen.  

Wenn Sie es richtig machen, kann Ihre Rechnung sowohl als Kaufvertrag als auch als Quittung fungieren. Sobald Sie mit diesem Prozess vertraut sind, können Sie Ihre Verwaltung damit sehr rationalisieren. Rechnungen können auch als zentrale Anlaufstelle für einfachere Zahlungsprozesse mit Ihren Kunden dienen.

Daher haben wir Ihnen in diesem Artikel alles Wissenswerte über die Erstellung professioneller, digitaler Rechnungen zusammengestellt – damit Sie den Lohn für Ihre Leistungen möglichst schnell erhalten.

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Was ist eine Rechnung und wann wird sie benötigt?

Eine Rechnung ist ein formelles Dokument, das Sie Ihrem Kunden zusenden, nachdem er Waren oder Dienstleistungen von Ihnen gekauft hat. Rechnungen sind somit nicht nur ein Mittel der Zahlungsaufforderung, sondern auch ein Kaufnachweis. Rechnungen geben schriftlich exakt wieder, was ein Kunde an welchem Datum gekauft und was er dafür bezahlt hat.

Eine Rechnung schreiben Sie immer dann, wenn Sie eine Zahlung von einem Klienten oder Kunden einziehen müssen – und je früher Sie die Rechnung versenden, desto eher erhalten Sie die Zahlung. Wichtig zu wissen ist auch, dass Rechnungen rechtsgültig sind, sofern beide Parteien dem Verkauf zugestimmt haben. Bei Rechnungen handelt es sich daher um nicht verhandelbare Dokumente.

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Diese Angaben müssen Rechnungen enthalten

Das Schreiben einer Rechnung ist keine Wissenschaft. Sobald Sie die grundlegende Formel kennen und wissen, was Ihre Rechnung enthalten soll, ist es ganz einfach.

Folgende Angaben müssen auf einer Rechnung enthalten sein:

• Ihren Namen oder den Namen Ihres Unternehmens
• Ihre Kontaktinformationen
• Den Unternehmensnamen und die Adresse Ihres Kunden
• Das Datum, an dem die Waren oder Dienstleistungen bereitgestellt wurden
• Das Rechnungsdatum
• Eine Aufschlüsselung der Kosten mit einer Aufstellung der Preise, Stunden oder Mengen der gelieferten Waren oder Dienstleistungen
• Eine Zwischensumme der Nettokosten
• Rabatte
• Anzuwendende Steuern
• Der insgesamt geschuldete Betrag
• Das Fälligkeitsdatum der Zahlung
• Die Zahlungsweise

Das erscheint auf den ersten Blick sehr viel. Es handelt sich jedoch um grundlegende Informationen, die Sie sehr schnell zusammengestellt haben. So sieht nun eine typische Rechnung aus:

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So strukturieren und formatieren Sie Ihre Rechnung

Sie kennen nun die wesentlichen Elemente einer Rechnung. Und so strukturieren und formatieren Sie Ihre Rechnung übersichtlich und professionell:

1. Fügen Sie dem Briefkopf Ihr Firmenlogo bzw. Branding hinzu

Rechnungen mit dem eigenen Branding zu versehen, ist eine gute Möglichkeit, sich professionell zu zeigen und eine Reputation aufzubauen. Durch Ihr Firmenlogo, besondere Farben und spezielle Schriftarten können Sie sich vom Wettbewerb abheben und die Bekanntheit Ihrer Marke steigern.

Als Freiberufler haben Sie vermutlich kein Logo. In diesem Fall beschränkt sich Ihr Branding auf Ihren Namen. Dennoch lohnt es sich, Ihren Rechnungen Ihren persönlichen Touch zu verleihen. Sie heben sich dadurch von Ihren Mitbewerbern ab und sorgen für Wiedererkennbarkeit.

2. Geben Sie Ihre Kontaktdaten bzw. die Daten Ihres Unternehmens an

Oben im Dokument geben Sie auch Ihren Namen bzw. den Namen Ihres Unternehmens sowie alle relevanten Kontaktinformationen wie Adresse und Telefonnummer an. Der Empfänger sieht so auf den ersten Blick, von wem die Rechnung stammt.

Zweckmäßig ist hier auch die Angabe des Rechnungsempfängers. Er sieht dann sofort, dass die Rechnung für ihn bestimmt ist.

3. Fügen Sie alle relevanten Datumsangaben hinzu

Datumsangaben setzen Ihre Rechnung in einen Kontext und geben Ihnen einen Anhaltspunkt, wenn Sie die Zahlung einfordern müssen. Diese Daten sollten auf Ihrer Rechnung angegeben sein:

• Das Datum, an dem die Rechnung versendet wurde
• Das Datum, an dem die Waren oder Dienstleistungen erbracht wurden
• Das Datum, an dem die Zahlung fällig ist
  

4. Schlüsseln Sie die Kosten und den Gesamtbetrag auf

Eine gute Kostenaufschlüsselung zeigt Ihren Kunden, wofür sie zahlen. Listen Sie dazu die erbrachten Waren oder Dienstleistungen, die Mengen oder Arbeitsstunden, die Stückkosten oder den Stundensatz sowie die Gesamtbeträge für die einzelnen Waren oder Dienstleistungen auf.

Darauf folgt die Berechnung des Gesamtbetrags. Diese sollte Folgendes enthalten:

• Die Bruttosumme – die Summe aller Waren und Dienstleistungen vor Steuern oder Rabatten
• Steuern
• Rabatte
• Der zu zahlende Nettobetrag – einschließlich aller Steuern oder Rabatte
  

Arbeiten Sie hier sehr sorgfältig. Ein kleiner Fehler kann kostspielig sein – nicht nur für Ihre Kunden, sondern auch für Sie in punkto weiterer Geschäfte mit diesem Kunden. Prüfen Sie Ihre Zahlen daher genau.

5. Geben Sie die Zahlungsweise an

Geben Sie hier an, wie Ihr Kunde den Rechnungsbetrag zahlen soll. Es gibt verschiedene Möglichkeiten: bar, Kartenzahlung, Überweisung, PayPal oder sogar in Kryptowährung.

Und vergessen Sie nicht, das Fälligkeitsdatum anzugeben, zu dem Sie die Zahlung spätestens erwarten. Ihr Kunde kennt seine Verpflichtung dann genau.

6. Senden Sie Ihre Rechnung mit einem Begleitschreiben per E-Mail

Es ist guter Ton, einer Rechnung, wenn sie per E-Mail versendet wird, ein kurzes Anschreiben beizufügen. Die Rechnung selbst können Sie dann als PDF-Datei – einem nicht bearbeitbaren Dateiformat – anhängen.

Geben Sie in der Betreffzeile der E-Mail Ihren Firmennamen und das Wort „Rechnung“ an. Über Absender und Zweck der E-Mail besteht dann kein Zweifel. Nennen Sie die erbrachten Leistungen danach in einem kurzen Satz.

Der Nachteil des E-Mail-Versands ist die schwierige Nachverfolgbarkeit. Sie wissen nicht, ob der Empfänger die Rechnung erhalten, geöffnet und die Zahlung veranlasst hat. Jedoch gibt es glücklicherweise einen Weg, der Ihnen das Erstellen, Versenden und Verfolgen von Rechnungen erheblich vereinfacht. Mehr hierzu erfahren Sie im nächsten Abschnitt.

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Bewährte Methoden für eine schnelle Rechnungserstellung

Es ist gar nicht so lange her, da war das Rechnungsverfahren noch papiergebunden. Gedruckte Rechnungen wurden in einem Briefumschlag zur Post gebracht, wobei auch die Postzustellung nicht immer zuverlässig und nicht nachverfolgbar war. Heute werden nahezu alle Rechnungen digital versendet. Dadurch vereinfachen sich Erstellung, Verfolgung und Versand erheblich.

Mit den folgenden bewährten Verfahren können Sie Ihren Rechnungsprozess optimieren.

Use invoice templates

Dokumentvorlagen haben den Vorteil, dass sie nach der einmaligen Erstellung und Formatierung wiederverwendbar und in Sekundenschnelle ausgefüllt sind.

Sie müssen lediglich Ihr Dokument hochladen, es formatieren und speichern, und schon sind Sie fertig. Wenn Sie nun eine Rechnung versenden möchten, haben Sie den größten Teil der Arbeit bereits erledigt.

FreshBooks und Invoicehome bieten ausgezeichnete kostenlose Rechnungsvorlagen, die Sie in Word, Google Sheets oder einfach als PDF verwenden können. Sie versehen diese Vorlagen lediglich mit Ihrem Branding – schon können Sie sie Ihren Workflows hinzufügen.

Verfolgen Sie alle Ihre Rechnungen an einem zentralen Ort

Wenn Sie als Freiberufler oder Unternehmer sehr viele Rechnungen stellen, kann deren Verfolgung ein Albtraum sein.

Wir empfehlen die Verwendung eines Dokumentenmanagement-Systems, in dem Ihre Rechnungen organisiert und auffindbar bleiben. Dort können Sie Ihre Rechnungen zentral speichern und auch daraus versenden. Dropbox beispielsweise synchronisiert alle Ihre Dokumente automatisch mit der Cloud und bewahrt sie dort sicher auf, damit Sie jederzeit darauf zurückgreifen können.

Integrieren Sie Rechnungen in Ihre Workflows

Ihren Vertriebszyklus können Sie insbesondere rationalisieren, indem Sie Ihren Vertrags- und Ihren Rechnungsprozess verknüpfen. Bei der Fakturierungs- und Zahlungslösung AdvicePay beispielsweise waren früher für Versand und Unterzeichnung von Verträgen, Dokumenten und Rechnungen mehrere Tools erforderlich.

Wenn ein Benutzer heute mit der Dropbox Sign-API eine Rechnung in AdvicePay erstellt, generiert das System einen Vertrag, in dem es den Rechnungsbetrag und weitere wichtige Datenfelder automatisch ausfüllt. Dank der perfekten Synchronisierung verwaltet das Unternehmen Verträge heute zur großen Zufriedenheit der Benutzer in der Hälfte der Zeit.

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Erstellen Sie Rechnungen wie ein Profi

Sie wissen nun, wie Sie professionelle Rechnungen erstellen. Die Rechnungsstellung ist jedoch nur ein Teil eines effizienten Vertriebszyklus. Für eine umfassende Optimierung Ihres Vertriebsprozesses sollten Sie dessen Bestandteile genau unter die Lupe nehmen.