Neues Aussehen, gleiches tolles Produkt! HelloSign heißt jetzt Dropbox Sign.
Konzentrieren Sie sich auf neue Kundenkontakte – Dropbox Sign und HubSpot kümmern sich um die Dokumente
Vertriebliche Neueinsteiger sind oft überrascht über den zeitlichen Aufwand der Vertragserstellung sowie deren Korrektur, Bearbeitung und letztlich Unterzeichnung. Natürlich besteht ein großer Teil des Vertriebsalltags aus Telefonaten, Kundenbesuchen, der Beantwortung von Kundenfragen und ganz generell der Erfüllung der vorgegebenen Ziele. In den meisten Unternehmen, die ein eigenes Vertriebsteam beschäftigen, besteht der Abschluss eines Geschäfts jedoch aus mehr als nur dem Ausfüllen eines Zahlungsformulars.
Viele und gerade SaaS-Unternehmen leben von vertragsbasierten Verkäufen, d. h. der Kunde verpflichtet sich durch Unterzeichnung eines Vertrags zur Zahlung und kann das Produkt erst danach nutzen. Vertriebsmitarbeiter sind jedoch keine Vertragsanwälte. Zudem können Vertragsverwaltung und Verwaltung der Kundendokumente insbesondere für neue Mitarbeiter mühsam und fehleranfällig sein.
Aber nicht nur SaaS-Vertriebsmitarbeiter handeln Verträge aus. Sie sind in Agenturen jeder Art – von der Anwerbung musikalischer Talente bis hin zum Grafikdesign – ein wichtiges Zahnrad der Geschäftsverwaltung und sie werden in jeder Art von Unternehmen gerne von Personalabteilungen hinzugezogen.
Wenn Sie also alle Ihre mit Kunden arbeitenden Teams mit den besten aller Vertragsverwaltungstools ausstatten, beschleunigen Sie nicht nur die Vertragsverwaltung, sondern unterstützen Ihre Vertriebsmitarbeiter und Kundenmanager auch dabei, mehr Menschen zu erreichen und mehr Geschäfte abzuschließen – statt in Papierarbeit zu ertrinken.
Hier können Dropbox Sign und HubSpot helfen.
Dropbox Sign ist eine benutzerfreundliche Unternehmensplattform zum Senden, Empfangen und Verwalten rechtsgültiger elektronischer Signaturen.
HubSpot ist eine All-in-One-CRM-Plattform, die alle Informationen über Kunden und Kaufinteressenten speichert, die Ihr Unternehmen für Vertrieb, Marketing und Kundenbetreuung benötigt.
Wie aber können Vertrieb und Betrieb sowie die Personalabteilung Dropbox Sign und HubSpot gemeinsam nutzen, um mehr Umsätze zu generieren und das Kundenerlebnis zu verbessern? Dies und mehr werden wir uns im Folgenden ansehen.
Wie ein Musikvertriebsunternehmen Vertragsabläufe und Dokumentenverwaltung mit Dropbox Sign für HubSpot optimierte
Seit Kurzem nutzt die Musikvertriebsgesellschaft Symphonic Dropbox Sign für die einfache und schnelle Eingliederung neuer Künstler. Vor Dropbox Sign mussten Verträge manuell unterzeichnet werden, wodurch sich Verhandlungen und der Onboardingprozess sehr in die Länge zogen.
Dank Dropbox Sign und HubSpot kann der Musikvertrieb nun jeden Monat ohne größeren Aufwand Hunderte automatisierter Dokumente versenden. Dank der Aktualisierung seiner Vertrags- und Kontaktverwaltungssysteme konnte Symphonic seine Vertragsabläufe beschleunigen, wiederverwendbare Vorlagen mit eigenem Branding erstellen und das Kundenerlebnis verbessern.
„Durch die Integration von Dropbox Sign in HubSpot haben unsere Vertragsmanager Zugang zu allen Verträgen und können diese in der heißen Verhandlungsphase sofort versenden, um sie von den umworbenen Künstlern schnell und einfach unterzeichnen zu lassen“, erklärt Rebecca Graff, COO bei Symphonic.
Vier Methoden, mit denen Vertriebsteams Vertragsabschlüsse dank Dropbox Sign und HubSpot optimieren
Dropbox Sign und HubSpot beschleunigen die Vertragserstellung durch benutzerfreundliche Vorlagen, die automatisch mit Inhalten aus HubSpot ausgefüllt werden. Sie ermöglichen die Vertragsunterzeichnung online direkt auf der Plattform und unterstützen Vertriebsteams ohne Bildschirmwechsel bei der Echtzeitverfolgung von Geschäftsabschlüssen.
1. Beschleunigen Sie die Vertragserstellung durch Vorlagen und automatisches Ausfüllen
Durch die Integration von Dropbox Sign und HubSpot können Vertriebs- und Kundenmanagement-Teams Verträge schneller erstellen, speichern und versenden. Sie können vorgefertigte, wiederverwendbare Vorlagen mit geprüftem Unternehmensbranding erstellen und diese in Sekundenschnelle an ihre Kunden senden. Auch können sie Daten aus HubSpot automatisch in diese Verträge übernehmen lassen, um Verträge schnell und fehlerfrei abzuschließen – dazu müssen sie beim Kunden nicht einmal mehr nach der Schreibweise von Namen oder E-Mail-Adressen fragen.
Die manuelle Vertragserstellung kann je nach Komplexität eines Vertrags Stunden, wenn nicht gar Tage dauern. Diese Arbeit kann in Dropbox Sign durch Vorlagen für vielfältige Vertragsanforderungen vereinfacht werden. Die Vorlagen müssen bei Bedarf lediglich aktualisiert, bearbeitet, ausgefüllt und abgesendet werden – all dies auf HubSpot.
Betrachten wir beispielsweise eine mittelständische Agentur für Grafikdesign mit einem großen Kundenstamm. Die Agentur bietet alles vom Design einfacher Logos bis zu umfassenden Markenidentitäten sowie Servicepakete für Unternehmen, die häufiger auf die Dienste der Agentur zurückgreifen. Für jedes Einzelangebot und jedes Servicepaket verfügt die Agentur über eine vorgefertigte Vertragsvorlage, die die Projektbedingungen, die Gebühren sowie den Zeitplan und die Verpflichtungen festlegt.
Wenn sich ein Kunde für einen Service entscheidet, wechselt der Kundenmanager zu HubSpot, ruft dort das Kundenprofil auf und wählt den passenden Vertrag gleich auf HubSpot aus, um ihn dort zu bearbeiten, automatisch ausfüllen zu lassen und an den Kunden zu senden. Danach kann er auf HubSpot verfolgen, wie der Vertrag zugestellt, geöffnet, unterzeichnet und zurückgeschickt wird – und all dies beschleunigt letztlich den Projektbeginn.
2. Versenden Sie Verträge zur Online-Unterzeichnung
Vorbei sind die Zeiten, in denen ein Kurier einen riesigen Umschlag voller Vertragsdokumente brachte, die ein Kunde oder Kaufinteressent an dieser Stelle und an jener Stelle und auch noch hier manuell unterschreiben musste. Dieser jahrzehntelange Standardprozess ist zeitaufwändig, teuer und veraltet.
Verträge online zu unterzeichnen wird branchenübergreifend mehr und mehr zum Standard, und mit Dropbox Sign für HubSpot kann die Vertragsunterzeichnung weiterhin im vom Unternehmen genutzten CRM verwaltet werden.
Hat ein Vertriebsmitarbeiter eines SaaS-Unternehmens, das Bestandssoftware verkauft, beispielsweise einen kaufbereiten Interessenten erreicht, so sucht er diesen Kunden zunächst auf HubSpot und erstellt dort aus einer vorgefertigten Vorlage einen neuen Vertrag. Die Systeme synchronisieren sich, um die Vertragsfelder automatisch auszufüllen. Sowohl dem Kunden als auch dem Vertriebsmitarbeiter erspart dies die Mühe, jedes einzelne Feld manuell auszufüllen, wobei der Vertriebsmitarbeiter den Vertrag auf HubSpot nach Bedarf anpassen kann.
Sobald ein Vertrag fertiggestellt ist, kann er sicher an den Kunden gesendet und sein Fortschritt verfolgt werden. Sollte der Kunde zögerlich reagieren und sich mit der Unterzeichnung Zeit lassen, obwohl er das Dokument bereits geöffnet hat, kann sich der Vertriebsmitarbeiter an den Kunden wenden, um dessen Bedenken zu zerstreuen – und so den Prozess am Laufen halten. Nach der Unterzeichnung durch den Kunden wird der Vertrag in einer Datei auf HubSpot abgelegt – ein Grund für den Vertriebsmitarbeiter, ein weiteres erfolgreich abgeschlossenes Geschäft zu feiern.
3. Verfolgen Sie Geschäftsabschlüsse auf HubSpot
Dropbox Sign für HubSpot hilft Vertriebsteams, sich zu organisieren und den Überblick über laufende Geschäfte zu behalten. Sie können bequem direkt auf HubSpot den Status ihrer Vertragsdokumente verfolgen – ob gesendet, angezeigt, unterzeichnet oder zurückgesendet – und für noch nicht unterzeichnete Verträge automatische Kundenerinnerungen einrichten. Unterzeichnete Verträge werden automatisch im Kundendatensatz auf HubSpot gespeichert und können dort jederzeit problemlos wieder eingesehen werden.
Strukturierung und die Nachverfolgung noch nicht abgeschlossener Verträge geht mühe- und nahtlos, ohne zwischen HubSpot und Dropbox Sign hin und her wechseln zu müssen.
Dies trägt dazu bei, Ihren Vertriebszyklus insgesamt zu beschleunigen, was zu einem schnelleren Vertragsabschluss führt. Ohne jedes Mal manuell einen neuen Vertrag aufsetzen zu müssen, ein Prozess, bei dem auch Fehler passieren können, und ohne manuell Erinnerungen an die Vertragsunterzeichnung versenden zu müssen, laufen Kaufabschlüsse reibungsloser ab und Geschäfte werden schneller finalisiert.
Eine Vertriebsleiterin kann beispielsweise den Fortschritt aller Verhandlungen in der Pipeline ihres Teams überprüfen. Sie ist dadurch jederzeit informiert, wann sie zur Beschleunigung eines Vertragsabschlusses oder zur Beseitigung von Problemen, die eine Unterzeichnung verzögern, eingreifen kann.
4. Automatisieren Sie die Vertragsverfolgung und Kundenerinnerungen mit HubSpot
Automatisierte Workflows für E-Mail-Marketing können Ihrem Vertrieb, der Marketingabteilung sowie den Geschäftsbereichen Personal und Recht stundenlange Nachverfolgungsarbeiten ersparen. Richten Sie auf HubSpot für Kaufinteressenten, die ihre vorbereiteten Verträge noch nicht unterzeichnet haben, automatisierte E-Mails einschließlich Dropbox Sign-Link ein, um ihnen die Unterzeichnung zu erleichtern.
Überprüfen Sie in regelmäßigen Abständen, ob Verträge unterzeichnet werden, überstrapazieren Sie den Posteingang Ihres Vertragspartners aber auch nicht.
Treten Sie mit mehr Kunden in Kontakt, statt Zeit mit der Vertragserstellung zu vergeuden
Dropbox Sign und HubSpot sind die perfekten Partner für Teams, die ihre vertrieblichen Bemühungen optimieren möchten. Ein Vertragsfehler kann ein fast abgeschlossenes Geschäft gefährden. Ihre Vertragsverwaltungsplattform mit Ihrem CRM zu verknüpfen, ist daher nur folgerichtig.
Behalten Sie Vertragsabschlüsse im Auge und nutzen Sie gleichzeitig die Zeit, die Sie bislang für die Erstellung von Verträgen brauchten, um neue Kunden zu gewinnen und Ihr Geschäfte auszubauen.
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